時(shí)間：2022-09-06 16:02:29
序論：在您撰寫個(gè)人檔案檢查材料時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案；轉(zhuǎn)遞；高校
中圖分類號(hào)：F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）33-0215-02
收稿日期：2013-09-25
作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。
目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案，經(jīng)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機(jī)會(huì)，人才資源市場化配置的結(jié)果是人才流動(dòng)更加頻繁，單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵(lì)畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè)，允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機(jī)會(huì)等促進(jìn)就業(yè)政策措施，特別是高校的擴(kuò)招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過去的清一色“單位人”，變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會(huì)人”，這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認(rèn)為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個(gè)人人事檔案的當(dāng)事人要主動(dòng)關(guān)注自己的個(gè)人檔案去向與動(dòng)態(tài)（檔案的當(dāng)事人要及時(shí)查詢并確認(rèn)自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置），與此同時(shí)，學(xué)校方面要切實(shí)做好以下幾方面的規(guī)范工作，才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。
一、開展學(xué)生檔案知識(shí)講座，讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求；學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作，切實(shí)做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作
（1）讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)，知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊內(nèi)容，畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業(yè)生對個(gè)人人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔（個(gè)人檔案）要求等的相關(guān)信息。如《報(bào)到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報(bào)到的憑證，報(bào)到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向，即除北京和上海市外的任何一個(gè)城市上戶口落檔案?！秾W(xué)籍卡》是學(xué)籍認(rèn)證、考學(xué)、考職、評聘職稱評定、轉(zhuǎn)正定級(jí)等的重要依據(jù)。個(gè)人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會(huì)導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個(gè)人證明等無法辦理，這會(huì)直接影響到個(gè)人合法利益的維護(hù)和正常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與。（2）讓畢業(yè)生了解機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事，機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知：機(jī)要局規(guī)定縣團(tuán)級(jí)以上的國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須與機(jī)要局建立了機(jī)要投遞關(guān)系后，方可為該單位投遞機(jī)要文件，否則不給投遞機(jī)要。如沒有機(jī)要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機(jī)要文件投遞到他的上級(jí)機(jī)關(guān)教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán)，就只能將員工的人事檔案委托給當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行倪M(jìn)行管理。機(jī)要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機(jī)要文件編號(hào)協(xié)助查詢，超過一年期限后機(jī)要局就不再協(xié)助查詢了。（3）個(gè)人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個(gè)人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個(gè)人人事檔案。個(gè)人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，本人應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)，并及時(shí)到檔案轉(zhuǎn)入機(jī)構(gòu)查詢和確認(rèn)個(gè)人檔案是否已經(jīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。（4）畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過改派，每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機(jī)會(huì)。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個(gè)報(bào)到證、提供第二個(gè)用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理，報(bào)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行。改派后持報(bào)到證到戶口遷出地公安機(jī)關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報(bào)到證的附件通知書到個(gè)人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案，將通知書交給個(gè)人檔案所在單位，請求將過時(shí)的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個(gè)人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則，包括人檔不能分離，畢業(yè)生上戶口時(shí)要求見該畢業(yè)生的個(gè)人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。
二、通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項(xiàng)
（1）檔案館專職檔案員負(fù)責(zé)找好“時(shí)點(diǎn)”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》，打印“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，裁切“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，在“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負(fù)責(zé)聯(lián)系省機(jī)要局上傳下達(dá)機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求，了解機(jī)要接收單位的要求，確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機(jī)要局時(shí)間，訂專業(yè)車輛、定人員和搬運(yùn)工人。（2）檔案館安排布置本校各二級(jí)學(xué)院歸檔、整理、移交時(shí)間、召開培訓(xùn)會(huì)、下達(dá)文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系（專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員）確定各二級(jí)學(xué)院的裝檔時(shí)間。（3）畢業(yè)生檔案以個(gè)人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中，包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、報(bào)到證等。（4）學(xué)院分班為裝檔單元，按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料，并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。（5）學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案，檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準(zhǔn)確無誤后簽字驗(yàn)收；然后按學(xué)號(hào)排序（小號(hào)在上，大號(hào)在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。（6）學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機(jī)要文件信封，并負(fù)責(zé)將《機(jī)要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機(jī)要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機(jī)要信封。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查機(jī)要轉(zhuǎn)遞信息是否準(zhǔn)確無誤！接收機(jī)要文件單位是否建立了機(jī)要文件投遞關(guān)系，機(jī)要文件信封的書寫是否符合機(jī)要文件投遞要求。（7）學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應(yīng)當(dāng)歸入畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案袋內(nèi)，學(xué)院應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)院帶來的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機(jī)要信封，同時(shí)對照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況，確認(rèn)每個(gè)畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認(rèn)全部個(gè)人檔案材料裝完后，再進(jìn)行檢查，經(jīng)過抽查無誤后封袋轉(zhuǎn)遞。（8）學(xué)院負(fù)責(zé)將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明，確認(rèn)是專升本、本校保研、考上本?；蛲庑Ｑ芯可?、存檔或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)等情況。（9）學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。（10）對正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞，在等待轉(zhuǎn)遞過程中《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的，必須在《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負(fù)責(zé)“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機(jī)構(gòu)（畢業(yè)生檔案材料齊全，機(jī)要文件袋嚴(yán)密包封）。
三、畢業(yè)生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范
畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案程序：本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案申請書，說明為什么要辦理個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由，經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學(xué)院公章），然后申請人持批準(zhǔn)后的申請書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。
常見的延緩轉(zhuǎn)遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個(gè)月不等；（2）用人單位確認(rèn)錄用該畢業(yè)生，但是進(jìn)人編制指標(biāo)待審批落實(shí)；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個(gè)人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實(shí)際用人單位是下屬子公司，學(xué)生報(bào)道上崗時(shí)才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派；（5）畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案；（6）畢業(yè)生報(bào)道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校；（7）畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠(yuǎn)，學(xué)生父母親不愿意子女遠(yuǎn)行致使畢業(yè)生未報(bào)道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作，畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派；（9）博士入學(xué)考試時(shí)間安排較晚，錄取和發(fā)出調(diào)檔函時(shí)間就更晚，這部分畢業(yè)生主動(dòng)要求個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞；（10）學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進(jìn)站開題后，才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報(bào)道時(shí)間為1～30天，但是這兩個(gè)城市要求必須有入城指標(biāo)才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動(dòng)要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞，以便用人單位落實(shí)進(jìn)城反指標(biāo)。
一、統(tǒng)一思想加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
學(xué)校成立教學(xué)教研領(lǐng)導(dǎo)小組，保證學(xué)校工作正常、有序開展。
組長：
副組長：
成員：
下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在教務(wù)處，由石會(huì)來校長具體負(fù)責(zé)。
二、組織學(xué)習(xí)提高認(rèn)識(shí)
縣教學(xué)評估之后，我校先后組織包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長會(huì)，科任教師會(huì)，再次學(xué)習(xí)了《評估標(biāo)準(zhǔn)解讀》和“教師個(gè)人檔案具體要求”。每位教師對評估內(nèi)容有了深層次的認(rèn)識(shí)。石校長通報(bào)了教學(xué)評估中存在的問題，各位領(lǐng)導(dǎo)和老師通過學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)到教學(xué)評估在學(xué)校工作中的重要性。
三、明確分工逐層落實(shí)
學(xué)校和各包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長層層把關(guān)，要求每位教師明確各自職責(zé)，規(guī)范個(gè)人檔案資料和教學(xué)教研工作。
1、學(xué)校檔案：檔案細(xì)目按5大項(xiàng)22小項(xiàng)整理，貼新標(biāo)簽，成體系。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校將在新學(xué)期初提高標(biāo)準(zhǔn)，把教學(xué)常規(guī)抓到位，力求使教學(xué)管理、課程管理、教學(xué)條件、校本研修和評價(jià)研究等各項(xiàng)檔案更加完善。
2、個(gè)人檔案：每位專任教師設(shè)檔案盒，貼標(biāo)簽存櫥。按評估標(biāo)準(zhǔn)細(xì)目順序裝個(gè)人材料。學(xué)校下發(fā)“宏潤中學(xué)個(gè)人檔案整理須知”規(guī)范個(gè)人檔案。包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長負(fù)責(zé)檢查本組教師個(gè)人檔案，做到：①教育敘事、教學(xué)設(shè)計(jì)規(guī)范化。②學(xué)習(xí)筆記專業(yè)化。③聽評課記錄過程化（表頭，時(shí)間填寫整齊，旁批、總結(jié)反思詳實(shí)）。教務(wù)處安排專人抽查個(gè)人檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正。
3、教學(xué)常規(guī)：①教案：補(bǔ)充完善每個(gè)教學(xué)設(shè)計(jì)。學(xué)校新學(xué)期設(shè)計(jì)新教案本，規(guī)范教案格式。②作業(yè)：嚴(yán)格執(zhí)行《宏潤中學(xué)作業(yè)批改制度》，學(xué)校給每位教師發(fā)作業(yè)批改記錄冊，要求教師按規(guī)定批改作業(yè)，提倡每次批改有激勵(lì)性評語。學(xué)校不定期抽查學(xué)生作業(yè)，落實(shí)此項(xiàng)工作。③考試：堅(jiān)持學(xué)?？荚嚺c學(xué)科小測相結(jié)合，關(guān)注命題質(zhì)量和成績分析，學(xué)校定期檢查歸檔。
老師們，個(gè)人檔案的完善關(guān)系到個(gè)人的切身利益，望你們認(rèn)真對待，若不認(rèn)真對待和不配合我們工作的老師，我們將逐級(jí)上報(bào)，以后有什么問題責(zé)任自負(fù)?，F(xiàn)將教師們要做的事情作如下說明：
1、請各位老師認(rèn)真閱讀表3干部履歷表和干部任免審批表樣表說明，認(rèn)真填寫表2干部任免審批表（干部任免審批表一定認(rèn)真填寫，以后所有表以此為準(zhǔn)；工作經(jīng)歷中包括任職、職稱、學(xué)歷；干部任免審批表不能更改表格格式，加粗字體等操作；家庭成員父母、配偶、子女必須天填完整，去世的也要填，信息必須準(zhǔn)確）。
2、附件4中有各位老師檔案中所缺材料，請各位老師務(wù)必找齊后訂在一起，用鉛筆在第一張右上角標(biāo)上表5中檔案號(hào)（如：張三：成型1-204。張化艷：08特-40）。出生日期和參工日期需認(rèn)定的說明個(gè)人檔案中有多個(gè)出生日期和參工日期，這個(gè)由教育局檔案室統(tǒng)一認(rèn)定，個(gè)人不管。職稱資格過度表全稱是：中小學(xué)教師職稱制度改革人員過渡登記表。
3、表5中出生日期是個(gè)人檔案中最早材料形成的，各位老師要以此出生日期為準(zhǔn)，這是政策規(guī)定。參加工作日期若不對的，請老師找到相應(yīng)的參加工作文件來，我們重新認(rèn)定。
4、2006年以前的材料（如調(diào)動(dòng)表等）那時(shí)候，沒有什么文件，請大家統(tǒng)一出證明材料來印證。2006年以后的材料盡量找原件。
5、出證明材料的的時(shí)候如果時(shí)間不確定，時(shí)間就空著，把章蓋好，（如，入團(tuán)時(shí)間）。到時(shí)候查到檔案里面的時(shí)間在填上，如果時(shí)間不吻合，同樣要不得。如果去出證明的地方較遠(yuǎn)的，可以讓朋友幫忙出好證明掃描過來，然后彩打。但原件不要丟，以后可能還要！最好是把原件寄過來！
6、出生日期和參工日期需認(rèn)定的，這個(gè)由檔案室做，然后教師個(gè)人打印出來簽字后拿到教育局蓋章，再交檔拿室，這個(gè)要后期點(diǎn)做！
7、請大家認(rèn)真核對表5，參工時(shí)間，入黨時(shí)間，轉(zhuǎn)正時(shí)間，有疑問的電話咨詢。出生日期我們是以最早材料的出生日期來認(rèn)定，可能和你的身份證日期不一樣。
8、學(xué)歷報(bào)名材料、入學(xué)材料就相當(dāng)于是大學(xué)錄取通知書或?qū)W生登記表或入學(xué)登記表，若沒有的，需去讀大學(xué)的學(xué)校出證明。
9、以前鄉(xiāng)內(nèi)調(diào)動(dòng)的如果有多次。證明出在一張A4紙上，跨鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)動(dòng)的需要文件或者調(diào)動(dòng)申請表！
10、干部履歷表和干部任免審批表請嚴(yán)格按照樣表說明先填電子版，錯(cuò)了好改！如果不合格的將要來檔案室填，這樣浪費(fèi)你們的時(shí)間，請大家認(rèn)真對侍。
11、請各位老師以后填表時(shí)所有時(shí)間要填一致，邏輯關(guān)系要吻合。不然會(huì)很麻煩（如表彰那些，可以不填的盡量少填:懂什么語言那些沒有證的就不要填了:工作經(jīng)歷時(shí)間要連貫）。
12、教師資格認(rèn)定申請表要去教師資格證上發(fā)證單位去問！
13、附件4統(tǒng)一由教管中心做。
14、各位老師，檔案專審工作任務(wù)繁重，難免有審錯(cuò)的地方，如果真的有審錯(cuò)的地方，望諒解！也請各位老師積極配合我們完善你的個(gè)人檔案，對個(gè)人也是非常有好處的。如果不配合完成檔案資料，后果自負(fù)！讓我們的專項(xiàng)檢查能順利過關(guān)。
以上所有欠缺材料全部找齊后訂一起用鉛筆在第一張右上角標(biāo)上表5中檔案號(hào)，學(xué)校收齊后統(tǒng)一交教育管理中心。請黑石教育管理中心王進(jìn)老師按順序收齊后統(tǒng)一交教育局檔案室。
謝謝各位老師了！你們辛苦了！
關(guān)鍵詞：人事檔案；審核整理；問題；解決措施
精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識(shí)檔案作用得以充分發(fā)揮。
一、整理人事檔案時(shí)所存在的主要問題
（一）檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號(hào)及裝訂等各道工序。因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。
（二）當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會(huì)浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。
（三）人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施
（一）人事檔案的審核工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過程中工作人員必須要時(shí)刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)交。在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯(cuò)裝和亂裝事件的發(fā)生，時(shí)刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。在審核工作中避免低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。
（二）完整的進(jìn)行個(gè)人檔案的收集工作。個(gè)人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個(gè)人檔案收集的過程中就要對各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎(jiǎng)懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)結(jié)等。對于社會(huì)中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對政治活動(dòng)和政協(xié)會(huì)議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。
（三）鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。檔案是一個(gè)人進(jìn)入社會(huì)工作的重要保證之一，為了實(shí)現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實(shí)。在審核過程中注意查看每個(gè)時(shí)期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個(gè)人檔案的真實(shí)可靠性。避免由于個(gè)別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。
（四）在對人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。在對人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料；d.學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。e.政審材料；f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料；g.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；h.涉法違紀(jì)材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；出國（境）材料；人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，派代表會(huì)議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯(cuò)裝等情況。
三、結(jié)語
作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動(dòng)）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動(dòng)性。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會(huì)提供服務(wù)。
2人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于以前對個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識(shí)的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會(huì)保障部門在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會(huì)出現(xiàn)職工對于參加工作時(shí)間提出疑問，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會(huì)保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。
3人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會(huì)對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識(shí)，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識(shí)。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會(huì)出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會(huì)導(dǎo)致將來調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識(shí)，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動(dòng)、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級(jí)部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會(huì)發(fā)生很大的變動(dòng)，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動(dòng)大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過大，通過加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。
（安徽中煙蕪湖卷煙廠，蕪湖 241000）
（China Tobacco Anhui Industrial Co.，Ltd. Wuhu Cigarette Factory，Wuhu 241000，China）
摘要： 本文通過闡述人事檔案的特點(diǎn)，結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)歷，研究分析人事檔案的重要性，同時(shí)提出相應(yīng)的政策建議，進(jìn)而為人事檔案管理提供參考依據(jù)。
Abstract: This paper explains the characteristics of personnel files, researches the importance of personnel files based on the author´s work experience, and puts forward the corresponding policy recommendations, which provide reference for the management of personnel files.
關(guān)鍵詞 ： 人事檔案；管理；檔案利用
Key words: personnel files；management；utilization of archives
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1006-4311（2015）02-0138-02
0 引言
在我國人事管理制度中，人事檔案是一項(xiàng)重要的特色，通過該檔案記錄個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等信息，并且與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障，以及組織關(guān)系等緊密聯(lián)系。個(gè)人檔案為出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)等提供參考依據(jù)，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位中，人事檔案的重要性顯得更加重要。
1 人事檔案固有的特點(diǎn)
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動(dòng)）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動(dòng)性。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會(huì)提供服務(wù)。
2 人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于以前對個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識(shí)的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會(huì)保障部門在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會(huì)出現(xiàn)職工對于參加工作時(shí)間提出疑問，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會(huì)保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。
3 人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會(huì)對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識(shí)，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識(shí)。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會(huì)出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會(huì)導(dǎo)致將來調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。
4 加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識(shí)，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動(dòng)、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級(jí)部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會(huì)發(fā)生很大的變動(dòng)，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動(dòng)大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過大，通過加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。
綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，進(jìn)而在一定程度上滿足社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為人才管理和使用提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].圖書情報(bào)，2012（41）.
［關(guān)鍵詞］ 人事檔案 人事管理 人事檔案現(xiàn)狀 建議
人事檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)。最近幾年,在人事檔案神秘性被打破的同時(shí),社會(huì)上產(chǎn)生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現(xiàn)象,很多社會(huì)媒體(報(bào)紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng))圍繞著人事檔案的話題進(jìn)行了廣泛的討論，究竟人事檔案重不重要，應(yīng)不應(yīng)該規(guī)范管理，眾說紛紜。
一、人事檔案現(xiàn)狀
1．企業(yè)人事檔案不予重視，存在嚴(yán)重的拋檔現(xiàn)象
很多企業(yè)輕視檔案，兩三頁的個(gè)人簡歷人家都不見得會(huì)仔細(xì)看，更別說厚厚的個(gè)人檔案，招工企業(yè)單位大多是以聘用的形式與求職者達(dá)成協(xié)議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個(gè)人在實(shí)際工作中的業(yè)績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會(huì)為員工辦一份臨時(shí)檔案，考察他們在單位工作期間的業(yè)績、能力及各方面表現(xiàn)，但考慮到人事檔案的管理成本，多數(shù)用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會(huì)出現(xiàn)已經(jīng)畢業(yè)工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現(xiàn)象拋棄檔案對于高校畢業(yè)生和部分求職者來說已不是個(gè)別現(xiàn)象，大部分畢業(yè)后自謀職業(yè)或長期未就業(yè)的學(xué)生，他們通常的做法是把檔案留在學(xué)校，之后又被學(xué)校退回原籍。據(jù)某些從事學(xué)生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業(yè)生離校后檔案存放在學(xué)校就不管了，可是畢業(yè)生檔案在學(xué)校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續(xù)，這些檔案就會(huì)變成了所謂的“死檔”。
2．流動(dòng)人員斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動(dòng)性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動(dòng)，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時(shí)間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業(yè)，后來應(yīng)聘入我單位后，又去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。（2）有很大部分企業(yè)沒有人事檔案管理資格，將人才引進(jìn)后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事部與個(gè)人簽訂協(xié)議后，每年交管理費(fèi)給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。
3．行政事業(yè)機(jī)關(guān)重視人事檔案管理，普遍管理規(guī)范
由于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個(gè)人檔案能系統(tǒng)全面地了解干部的歷史情況、工作經(jīng)歷，優(yōu)缺點(diǎn)及受過獎(jiǎng)懲等，作為使用干部的依據(jù)之一。個(gè)人檔案在轉(zhuǎn)正定級(jí)、計(jì)算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)起著非常重要的作用。行政事業(yè)機(jī)關(guān)都有設(shè)專門的人事檔案管理人員系統(tǒng)的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)上都經(jīng)過把關(guān)，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進(jìn)行，每個(gè)干部的檔案都整理成冊，用標(biāo)準(zhǔn)的干部檔案盒保存。
二、對人事檔案管理的建議
1．要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案的作用也發(fā)生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當(dāng)作階級(jí)斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質(zhì)文化生活需要與落后的生產(chǎn)力之間的矛盾，因此，在現(xiàn)時(shí)期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發(fā)揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機(jī)會(huì)。
2．加強(qiáng)個(gè)人對人事檔案作用的認(rèn)識(shí)
目前人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都“繞”不開檔案這一關(guān)。尤其對于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來說，計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，對人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評價(jià)、身份等歷史資料將不復(fù)存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個(gè)人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動(dòng)合同，但沒有到人才交流機(jī)構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，這都使得工齡、檔案、保險(xiǎn)等受到影響，造成不必要的損失。
3.各級(jí)政府人事部門要高度重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作
要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。
參考文獻(xiàn)：
