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關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)校基本建設(shè)工作的真實(shí)原始記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義。
一、我國(guó)高校基建檔案管理現(xiàn)狀
1、檔案意識(shí)淡薄，材料收集不齊全。檔案部門(mén)的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門(mén)以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是許多高校沒(méi)有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒(méi)有細(xì)則，造成基建檔案工作沒(méi)有納入年度工作計(jì)劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)保障問(wèn)題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費(fèi)支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項(xiàng)費(fèi)用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫(xiě)等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級(jí)”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒(méi)有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因?yàn)槲茨苓M(jìn)行部門(mén)立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門(mén)進(jìn)一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒(méi)有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補(bǔ)的損失。
二、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策
1、加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見(jiàn)，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題。
2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿块T(mén)作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門(mén)，檔案人員更應(yīng)當(dāng)自覺(jué)提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺(jué)性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前提。高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步；堅(jiān)持檔案部門(mén)與基建部門(mén)相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位；指定項(xiàng)目專職檔案人員到位；落實(shí)項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理?！叭健笔菄?guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。在制定本單位或本部門(mén)的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng)建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng)工作，以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進(jìn)入正?；芾?。
5、實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前，高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對(duì)高?；n案管理的認(rèn)識(shí)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005.10.
關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門(mén)類，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來(lái)越為高校的管理部門(mén)所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉?duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對(duì)公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。
一、抓住高校基建檔案的特點(diǎn)
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來(lái)越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢(shì)，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對(duì)于高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)?；n案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源的廣泛性
基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書(shū)到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來(lái)源涉及到政府部門(mén)審批、設(shè)計(jì)部門(mén)的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門(mén)質(zhì)量評(píng)定過(guò)程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來(lái)源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的完整性
基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書(shū)、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來(lái)。
3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性
基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過(guò)程和特征，相對(duì)于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對(duì)基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對(duì)滯后。
6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無(wú)法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題
真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無(wú)人識(shí)”，檔案館“門(mén)前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長(zhǎng)期以來(lái)這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問(wèn)題簡(jiǎn)單概括為以下兩個(gè)方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對(duì)基本建設(shè)工程信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類，往往簡(jiǎn)單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫(xiě)參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長(zhǎng)期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過(guò)程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過(guò)程中的遺失問(wèn)題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來(lái)很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式
基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來(lái)進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國(guó)家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對(duì)電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對(duì)學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。
4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開(kāi)發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫(xiě)的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開(kāi)發(fā)者。
5.開(kāi)放基建檔案共享信息和開(kāi)發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開(kāi)發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開(kāi)發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)對(duì)待學(xué)?；n案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題，進(jìn)一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅(jiān).淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅(jiān).論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.
參考文獻(xiàn)
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.
Key words:university; construction file;management
摘 要:高?；n案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對(duì)當(dāng)前高?；n案建設(shè)工作中 存在的主要問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，并對(duì)解決這些問(wèn)題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建 議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形 成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)校基本 建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高校基建檔案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.
一、高?；n案建設(shè)的特點(diǎn)和作用
(一)基建檔案的特點(diǎn) 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià) 值性等特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有特點(diǎn).
1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要 每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單 項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相 對(duì)獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體，故高?；n案具 有成套性的特點(diǎn).
2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過(guò)程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)，故高校基建 檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn).
3.實(shí)用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實(shí)用性的特點(diǎn).
4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期 長(zhǎng)、投資大的工程建設(shè)過(guò)程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際 操作過(guò)程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項(xiàng)目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點(diǎn).
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說(shuō)的好:“空口無(wú)憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過(guò)程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映學(xué) ?；窘ㄔO(shè)的完整過(guò)程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用?；n案對(duì)查考過(guò)去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來(lái)的建設(shè)者有益的參考與 啟迪?？梢酝ㄟ^(guò)考查過(guò)去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過(guò)程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.
二、高校基建檔案管理中存在的主要問(wèn)題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和 完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán) 節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無(wú)論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候，對(duì)基建檔案 無(wú)暇顧及。往往造成對(duì)檔案資料簡(jiǎn)單裝訂、沒(méi)有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡(jiǎn)單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識(shí)不強(qiáng)，基建檔案會(huì)存在許多問(wèn)題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，字 跡模糊。另外，還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問(wèn)才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為 常見(jiàn)。一直以來(lái)，高校對(duì)基建檔案工作的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門(mén)自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，沒(méi)有及時(shí)把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差 基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階 段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.
為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會(huì)制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒(méi)有細(xì)則，造成管理人員在 實(shí)施檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.
三、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、 驗(yàn)收以及學(xué)校未來(lái)改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:
(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見(jiàn)，檔案管 理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題.
(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部 門(mén)作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門(mén)，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺(jué)提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任 心和自覺(jué)性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn) 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn) 收同步;堅(jiān)持檔案部門(mén)與基建部門(mén)相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項(xiàng)目專職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交 一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單 位或本部門(mén)的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng) 建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng) 工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進(jìn)入正?；芾?
(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從 經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語(yǔ) 基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高?；窘ㄔO(shè)工 作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、 擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，隨著時(shí)間推移，人們會(huì)越來(lái)越 認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國(guó) 家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻(xiàn).
參考文獻(xiàn) [1]陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對(duì)高?；n案管理的認(rèn)識(shí)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)， 2005， 15(10): 236-237.
關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理
1 高?；n案管理存在的問(wèn)題
1.1 基建檔案人員配備缺失，工作意識(shí)淡薄
高校基礎(chǔ)建設(shè)的高速發(fā)展折射出高?；n案管理人員的缺失問(wèn)題，基建檔案數(shù)量大，種類廣，工作要求較一般的文書(shū)檔案高，而高校在人員配備上缺乏具備基建專業(yè)知識(shí)的檔案人員。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒(méi)有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。在工作過(guò)程中往往處于被動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)參與意識(shí)淡薄，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
1.2 基建檔案收集整理工作滯后
基建檔案施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，在施工過(guò)程中存在建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門(mén)，往往各自為政，缺少溝通和協(xié)助，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。[1]在基建工程項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理過(guò)程中，參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，平時(shí)對(duì)工程進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。往往在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)補(bǔ)救，按照以往工作慣例臨時(shí)編制資料，導(dǎo)致交到建設(shè)單位的資料真實(shí)性差，反映不出施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)，這些都造成基建工程檔案工作滯后。
1.3 基建檔案質(zhì)量不高
基建檔案具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，但是在現(xiàn)實(shí)的管理過(guò)程中，從大多數(shù)高校已經(jīng)歸檔的材料來(lái)看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現(xiàn)象。部分圖紙遺失后取而代之的是復(fù)印件，更有部分材料因?yàn)槭┕み^(guò)程中臨時(shí)發(fā)生了變更，沒(méi)有將變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，導(dǎo)致圖紙上涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。在基建檔案的立卷環(huán)節(jié)中，由于人手不足或?qū)τ诨n案立卷方法的不明確，部分學(xué)校只是將雜亂的材料上交給檔案部門(mén)，導(dǎo)致學(xué)校自身對(duì)于基建工程中產(chǎn)生的資料數(shù)量不明晰。
1.4 基建檔案管理手段落后
隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)。基建資料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統(tǒng)化的工程，對(duì)于部分學(xué)校而言，首當(dāng)其沖的問(wèn)題即基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，在傳統(tǒng)向新型邁進(jìn)的過(guò)程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。即使部分學(xué)校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級(jí)”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒(méi)有相應(yīng)的電子文件。按規(guī)定，施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒(méi)有相應(yīng)的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導(dǎo)致了高校基建檔案的利用率低下，因?yàn)闄n案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。
2 加強(qiáng)基建檔案管理的措施
2.1 在思想上高度重視基建檔案管理工作
在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃過(guò)程中，做好基建工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。從學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門(mén)到工程管理人員都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規(guī)范化管理。
2.2 建立完善的基建檔案管理制度
基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問(wèn)題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、制度化的前提。[2]在工程建設(shè)中，基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，高?；üぷ鞅仨氂幸惶浊袑?shí)可行的規(guī)章制度，參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行日常性的約束、督促和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)指定項(xiàng)目專職檔案人員，項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員各司其職。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程項(xiàng)目建檔工作必須按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。檔案部門(mén)與基建部門(mén)相互監(jiān)督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。
2.3 提升基建檔案管理人員專業(yè)化業(yè)務(wù)能力
基建部門(mén)作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)該配備專門(mén)負(fù)責(zé)人員分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能業(yè)務(wù)上都應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)范化，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，在工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時(shí)全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規(guī)范。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的管理、溝通與協(xié)調(diào)能力，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作。
2.4 職責(zé)明確、扎實(shí)推進(jìn)基建檔案工作
基建工程是一個(gè)系統(tǒng)工程，要多方之間的相互協(xié)作。工程設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位要根據(jù)合同、協(xié)議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。紀(jì)檢檔案工作人員要盡可能通過(guò)多種途徑、多手段來(lái)了解基建工程的工作內(nèi)容，只有對(duì)工程項(xiàng)目心中有數(shù)，才能有的放矢地開(kāi)展工作。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。
2.5 搭建基建檔案信息化管理平臺(tái)
在信息化時(shí)代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。[3]實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基建檔案管理效率。
3 結(jié)束語(yǔ)
總之，基建檔案反映了高?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)面貌，在今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估工作中起著重要的依據(jù)作用。高?；n案管理工作要提高認(rèn)識(shí)、健全制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應(yīng)建立事前介入，事中監(jiān)督，事后把關(guān)的全程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】信息化；問(wèn)題；意義
1檔案信息化的原因
隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門(mén)最為常見(jiàn)的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》公布之后，各級(jí)檔案管理部門(mén)開(kāi)始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。
2檔案信息化的主要內(nèi)容
（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫(kù)。也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實(shí)、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開(kāi)發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對(duì)存儲(chǔ)的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說(shuō)的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息可以隨時(shí)隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗(yàn)是否實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實(shí)現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒(méi)有現(xiàn)代化管理意識(shí)，必然會(huì)影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。知識(shí)密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時(shí)代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價(jià)值在于用好用活，要改變過(guò)去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)作為重要的信息源應(yīng)有的價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識(shí)，也能熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識(shí)，同時(shí)要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。
3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題
3.1觀念落后，有待更新
主要是有的對(duì)檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時(shí)有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，做好做壞無(wú)關(guān)緊要，不會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平
3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
無(wú)論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨(dú)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校很少，大多數(shù)高校還沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識(shí)背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒(méi)發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無(wú)用的擺設(shè)。
3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系
信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時(shí)也帶來(lái)了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。
4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施
4.1加強(qiáng)宣傳，改變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
在檔案信息化建設(shè)中的各個(gè)具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對(duì)檔案信息化過(guò)程中所遇到的一系列具體問(wèn)題展開(kāi)具體分析和研究，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過(guò)檔案法規(guī)宣傳，開(kāi)展檔案信息化管理知識(shí)競(jìng)賽，舉辦各類展覽等活動(dòng)，提高教職員工的觀念認(rèn)識(shí)，使其以積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中去。
4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)
首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行信息化建設(shè)來(lái)強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財(cái)政資源主要來(lái)自各級(jí)政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時(shí)，高校應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)主管部門(mén)溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問(wèn)題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
安全保障主要涉及兩個(gè)方面：一是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；而是對(duì)電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實(shí)有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時(shí)安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和電子文檔的局域網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全?？傊?，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過(guò)程中要堅(jiān)持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：校會(huì)計(jì)檔案 信息化 創(chuàng)新
隨著國(guó)家社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，國(guó)家的綜合國(guó)力不斷增強(qiáng)。國(guó)家對(duì)教育的改革越來(lái)越深入，特別是全球信息化時(shí)代的來(lái)臨，不僅對(duì)高校各方面的工作產(chǎn)生很大的影響，也給高校的會(huì)計(jì)檔案工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化在高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的普及，加上高校的會(huì)計(jì)電算化工作得到了迅速的發(fā)展，如金蝶等會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用。基本上改變了高校傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容。
主要表現(xiàn)為：（1）會(huì)計(jì)檔案的記載方式多樣化。從傳統(tǒng)手工制作的會(huì)計(jì)信息載體發(fā)展為現(xiàn)代的硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等在內(nèi)的多種形式的電子會(huì)計(jì)檔案。（2）會(huì)計(jì)檔案保管高標(biāo)準(zhǔn)化。由于會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點(diǎn)，因此會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件的要求將比傳統(tǒng)的存儲(chǔ)條件更加嚴(yán)格。（3）會(huì)計(jì)檔案信息查詢與使用更加規(guī)范且更加的保密化。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施與應(yīng)用，除了以電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工制作、查閱，還能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范、保密化外。不僅保證了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的安全，還對(duì)磁性載體的存儲(chǔ)、復(fù)制等工作提出更高的要求。因此高校必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行改革，盡快推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案工作的信息、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形式，適應(yīng)信息化時(shí)展的新任務(wù)和新要求，為高校檔案的改革與發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。因此，對(duì)促進(jìn)新時(shí)代霞時(shí)代高校會(huì)計(jì)檔案工作的開(kāi)展，提出以下幾點(diǎn)建議。
一、要改變會(huì)計(jì)檔案工作人員的傳統(tǒng)思想
高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要改變傳統(tǒng)的模式思維，及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)檔案的新要求，一切從實(shí)際出發(fā)，以創(chuàng)新的思維。在科學(xué)發(fā)展觀和以人為本思想的指導(dǎo)下，研究和解決高校檔案工作中可能出現(xiàn)的新問(wèn)題，努力實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案工作觀念的轉(zhuǎn)變。目前，我國(guó)許多高校的會(huì)計(jì)檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個(gè)很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力氣的工作，很難產(chǎn)生很好的經(jīng)濟(jì)效益。因此應(yīng)認(rèn)真研究查詢檔案者的心理，力爭(zhēng)使審批程序做到簡(jiǎn)單、嚴(yán)謹(jǐn)、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化。高校會(huì)計(jì)檔案工作的創(chuàng)新不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具備良好的專業(yè)、創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，當(dāng)然還必須懂得會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熟悉會(huì)計(jì)電算化的操作流程等基礎(chǔ)知識(shí)，具備信息化條件下計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用知識(shí)。各高校除要為檔案管理人員營(yíng)造創(chuàng)新的氛圍外，還要制定目標(biāo)激勵(lì)考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高且更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次，以適應(yīng)新時(shí)代下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展的迫切需要。
二、要在會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化上有所創(chuàng)新
隨著高校信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高校會(huì)計(jì)電算化得到了普遍的應(yīng)用，給高校會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容帶來(lái)了很多新的變化，同時(shí)也出現(xiàn)了許多新的要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作已不能滿足我國(guó)高校高等教育改革發(fā)展的需要，創(chuàng)新已是新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案工作的迫切要求。首先要在收集內(nèi)容上有所創(chuàng)新。不僅要收集相關(guān)會(huì)計(jì)的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等重要資料，還要將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)分析資料、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件全部納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案工作范圍內(nèi)，以滿足不同人員研究分析問(wèn)題，作出與學(xué)校發(fā)展的重大決策。其次也要在整理會(huì)計(jì)檔案上有所創(chuàng)新。高校會(huì)計(jì)檔案整理要根據(jù)每個(gè)高校自身發(fā)展的不同形式，在做到會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范、保密的前提下，力求簡(jiǎn)化工作程序，提高辦事效率。再次要在會(huì)計(jì)檔案管理上有所創(chuàng)新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規(guī)范化管理。會(huì)計(jì)檔案從初始手機(jī)錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號(hào)及檔案目錄都要符合學(xué)校嚴(yán)格的標(biāo)規(guī)定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們?cè)谥贫壬弦兴鶆?chuàng)新。應(yīng)該建立完整的符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際會(huì)計(jì)檔案保管制度。在保管形式上，應(yīng)既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)信息的記錄，也應(yīng)包括信息化條件下的硬盤(pán)、軟盤(pán)、等存有會(huì)計(jì)信息的磁性電子載體，還應(yīng)將各種會(huì)計(jì)系統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)構(gòu)成文件及檔案各類編碼編號(hào)等系統(tǒng)開(kāi)發(fā)檔案資料納入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案的保管范圍內(nèi)，做到會(huì)計(jì)電算化檔案保管的完整性與規(guī)范性。在保管方式上，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案記錄應(yīng)加強(qiáng)日常的監(jiān)督管理，并且要對(duì)磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實(shí)行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實(shí)現(xiàn)其保密性。同時(shí)建立完善的會(huì)計(jì)檔案日常檢查監(jiān)督考核制度。除了定期檢查會(huì)計(jì)檔案是否受潮、受磁、霉?fàn)€等自然損壞及人為損壞外，高校的財(cái)務(wù)同時(shí)也要安排專門(mén)的預(yù)算，對(duì)保管會(huì)計(jì)檔案的軟硬件進(jìn)行定期的維護(hù)升級(jí)。還要定期地對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行實(shí)地檢查，加大監(jiān)督力度，不斷促進(jìn)高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。建立完善的會(huì)計(jì)檔案查閱與使用權(quán)限制度。各高校應(yīng)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱的審批程序和規(guī)章制度，嚴(yán)禁會(huì)計(jì)檔隨意亂放，隨意復(fù)制，隨意查閱，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性。
關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個(gè)人檔案的管理，大到全國(guó)人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對(duì)如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的理念與技術(shù)，它運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)于這些有保存價(jià)值的檔案材料，如何能夠在有效保護(hù)的同時(shí)，更好地利用其價(jià)值成為各級(jí)各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
一、完善檔案制度
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來(lái)支持。在精細(xì)化管理運(yùn)行的實(shí)際過(guò)程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門(mén)職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類制度、考核制度、獎(jiǎng)懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門(mén)，要在實(shí)際運(yùn)行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實(shí)，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門(mén)制度完善的同時(shí)，對(duì)各教學(xué)院部和職能部門(mén)檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專職的高校檔案館的工作人員對(duì)各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對(duì)于二級(jí)學(xué)院以及各部門(mén)的兼職檔案人員來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)事務(wù)還需要用明確的要求和制度來(lái)規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫(xiě)、按規(guī)范收取、按時(shí)間歸檔等都要有專門(mén)的制度和規(guī)范來(lái)約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)。
二、抓住機(jī)遇，優(yōu)化技術(shù)
數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進(jìn)一步提高。各大高校正在抓住這一機(jī)遇大力推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機(jī)遇更新管理手段和技術(shù)、爭(zhēng)取充足的資金來(lái)推動(dòng)檔案管理向信息化、開(kāi)放化邁進(jìn)。
數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來(lái)了新的生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開(kāi)放利用。而數(shù)字檔案館作為一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)，各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強(qiáng)大的信息化處理平臺(tái)、高效的訪問(wèn)速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過(guò)程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動(dòng)方式。
三、更新管理人才
數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來(lái)看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒(méi)有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達(dá)到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運(yùn)行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。
四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德
1.遵循保密原則?！安辉撜f(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)；不該知道的秘密，絕對(duì)不問(wèn)。”這是檔案管理人員在工作的過(guò)程中必須遵守的檔案保密制度。對(duì)于保密類檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個(gè)人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過(guò)程中會(huì)接觸到個(gè)人檔案文件，其中包含的個(gè)人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。
2.注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理看起來(lái)是對(duì)各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過(guò)程中都是要與各類人群有交流的。作為一個(gè)窗口服務(wù)型的部門(mén)，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個(gè)部門(mén)的形象。在收集檔案材料時(shí)，檔案管理工作者與檔案來(lái)源單位是合作關(guān)系，而不是上下級(jí)關(guān)系；與來(lái)訪人員交流時(shí)，對(duì)其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學(xué)校其他部門(mén)的協(xié)同工作時(shí)，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門(mén)的責(zé)任與義務(wù)。
高校檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門(mén)積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對(duì)其內(nèi)容和功能進(jìn)一步完善。
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