時(shí)間：2023-01-10 23:31:20
序論：在您撰寫(xiě)公司檔案管理工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實(shí)基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理、提高服務(wù)水平”為主導(dǎo)思想，全面強(qiáng)化檔案管理各項(xiàng)工作，使檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為進(jìn)一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應(yīng)公司內(nèi)外形勢(shì)要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計(jì)劃。
一、年度目標(biāo)：
增強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)人員的責(zé)任感，有序推動(dòng)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的提升，規(guī)范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類(lèi)大綱工作和相關(guān)配套設(shè)施的補(bǔ)充完善工作，要超前主動(dòng)工作，將創(chuàng)建省檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)工作提上日程，堅(jiān)持相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開(kāi)展，全面適應(yīng)公司在新形勢(shì)下的各項(xiàng)工作需要。
二、工作計(jì)劃：
（一）細(xì)化領(lǐng)導(dǎo)分公司，健全規(guī)章制度
調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費(fèi)保障等問(wèn)題，特別是明確基層一名科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)口負(fù)責(zé)檔案工作，進(jìn)一步明確基層檔案責(zé)任人，切實(shí)將建設(shè)省級(jí)檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)檔案工作提上日程。
（二）對(duì)標(biāo)省級(jí)檔案室AA級(jí)管理要求查漏補(bǔ)缺
1、切實(shí)將建設(shè)省級(jí)AA級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)列入年度主要工作計(jì)劃。切實(shí)做到“三專(zhuān)”“八防”“十不準(zhǔn)”?！叭龑?zhuān)”：專(zhuān)柜和專(zhuān)室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準(zhǔn)”即不準(zhǔn)檔案手續(xù)不全者查檔，不準(zhǔn)借閱手續(xù)不全者借閱，不準(zhǔn)翻看與查閱范圍無(wú)關(guān)的內(nèi)容，不準(zhǔn)私自抄寫(xiě)檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)在明碼電話(huà)上傳遞檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)與無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)公開(kāi)郵寄檔案或檔案材料，不準(zhǔn)涂改檔案材料，不準(zhǔn)攜帶檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對(duì)照省AA級(jí)檔案室管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，在上半年努力完成各級(jí)短板查找整改工作，要在落實(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)、人員設(shè)置“八防”設(shè)施各項(xiàng)配套設(shè)備是否符合省級(jí)檔案室AA級(jí)標(biāo)準(zhǔn)上一一查看，進(jìn)行整改完善、檔案密集架、除濕機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、煙霧報(bào)警器等設(shè)施要提前申請(qǐng)配備，密集架不能使用的要及時(shí)更換。
（三）繼續(xù)加強(qiáng)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
1、發(fā)揮公司內(nèi)網(wǎng)的作用，以發(fā)供電分公司一站式辦公系統(tǒng)為依托，加強(qiáng)公司檔案專(zhuān)欄網(wǎng)頁(yè)的建設(shè)，豐富網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無(wú)紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團(tuán)公司檔案工作要求，利用好現(xiàn)有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，逐步實(shí)現(xiàn)電子公實(shí)時(shí)歸檔，科學(xué)保管和有效利用。
（四）做好年度綜合開(kāi)發(fā)利用提升工作
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施
1引言
在機(jī)關(guān)單位工作過(guò)程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國(guó)家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國(guó)部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿(mǎn)足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。
2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義
檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中形成的書(shū)面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱(chēng)，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對(duì)機(jī)關(guān)單位的新形勢(shì)與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動(dòng)，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來(lái)國(guó)家高度重視檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列措施和制度來(lái)改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動(dòng)各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類(lèi)，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國(guó)法治建設(shè)的提高與完善，各級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門(mén)利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績(jī)。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國(guó)法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來(lái)，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會(huì)出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒(méi)有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問(wèn)題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。
3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑
3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫(xiě)，且避免任意改動(dòng)。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。
3.2科學(xué)分類(lèi)資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類(lèi)和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類(lèi)與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢(xún)速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來(lái)設(shè)立和完善各種門(mén)類(lèi)藏書(shū)的全部檔案案卷級(jí)與文件級(jí)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專(zhuān)題數(shù)據(jù)資源庫(kù)。
3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專(zhuān)業(yè)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來(lái)確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對(duì)需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤(pán)應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。
4結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門(mén)的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化檔案；管理技術(shù)；機(jī)制
如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認(rèn)為應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：
1.樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，沒(méi)有先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理論的指導(dǎo)，整個(gè)檔案管理的發(fā)展便會(huì)受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。1946年美國(guó)誕生了世界上第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)，檔案隨之開(kāi)始了它的第三次革命—從紙質(zhì)檔案到電子檔案演進(jìn)。由于紙質(zhì)載體的時(shí)空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢(shì)受到人們的厚愛(ài)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢(shì)猛烈地沖擊著社會(huì)的各個(gè)方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進(jìn)的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢(shì)，運(yùn)用科學(xué)的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問(wèn)題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時(shí)空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時(shí)限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時(shí)，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)怎樣實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。同時(shí)，為適應(yīng)檔案新載體的保護(hù)，思考檔案館庫(kù)的建筑風(fēng)格，檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)的布置等，立足現(xiàn)實(shí)，放眼未來(lái)，思考檔案工作的各個(gè)方面，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。
2.學(xué)會(huì)現(xiàn)代化管理技術(shù)
目前，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和角落，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用與管理知識(shí)，這樣才能做到相輔相成，互相促進(jìn)，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理人員要學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，通過(guò)技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需要。
3.建立現(xiàn)代檔案管理體制
建立適應(yīng)當(dāng)今信息社會(huì)發(fā)展要求的檔案管理體制，對(duì)發(fā)揮檔案信息載體作用，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案工作效率，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展至關(guān)重要。目前，檔案管理體制滯后于形勢(shì)的發(fā)展，仍沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費(fèi)了大量的信息資源。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機(jī)會(huì)之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達(dá)到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學(xué)合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責(zé)。
在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)提升為信息和知識(shí)服務(wù)，在不同的類(lèi)型檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案制度建設(shè)的試點(diǎn)與探索，進(jìn)一步理順與檔案行政管理部門(mén)的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，以制度保障檔案工作的正常開(kāi)展，以制度來(lái)協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀(guān)上，依照檔案法檢查督促檔案行為實(shí)現(xiàn)宏觀(guān)的間接指導(dǎo)，微觀(guān)上依據(jù)健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。
1 人事檔案管理工作信息化的重要性
人事檔案管理工作信息化是指在人事檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行合理的優(yōu)化和配置。人事檔案管理工作經(jīng)過(guò)了幾個(gè)階段：在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們對(duì)檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)文檔上，并且全程是由手工去完成。這種信息化程度很低的檔案管理方式致使檔案管理的安全度缺乏保障，在檔案資料收集、歸檔、儲(chǔ)存和調(diào)用中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)被準(zhǔn)備運(yùn)用于檔案管理中，采用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔雙模式的方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，為人事檔案管理帶來(lái)諸多便利，同時(shí)極大提升了人事檔案管理的效率和安全度，具有極其重要的意義。
1.1 促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展
對(duì)每個(gè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)個(gè)人人事檔案來(lái)辦理公積金和養(yǎng)老保險(xiǎn)等，在工資調(diào)整和計(jì)算工齡的時(shí)候也可以有更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。同時(shí)對(duì)員工的人動(dòng)也可以提供更多的依據(jù)，從而對(duì)人事管理工作的順利開(kāi)展提供更多的優(yōu)勢(shì)條件。
1.2 為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)
人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個(gè)人信息的一個(gè)有效的依據(jù)，人事管理活動(dòng)中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時(shí)顯示內(nèi)容的時(shí)間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢(shì)條件。這樣一來(lái)也可以將員工的檔案信息更加便利的及時(shí)的應(yīng)用到單位正常運(yùn)行中，管理者在工作的過(guò)程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實(shí)際情況進(jìn)行人才選拔和人員調(diào)動(dòng)。
1.3 簡(jiǎn)化工作流程，提高人事檔案管理效率
在以往的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來(lái)保存，這種工作方式會(huì)使得人事檔案的管理流程很復(fù)雜，同時(shí)需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒(méi)的狀況，在工作中實(shí)施了檔案信化之后可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行采集確認(rèn)和生成以及歸檔，之后再進(jìn)行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時(shí)在這一過(guò)程中也可以隨時(shí)的抽調(diào)需要的人事檔案，同時(shí)也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。
2 加強(qiáng)人事檔案信息化的必要性
人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人動(dòng)數(shù)據(jù)，為單位做出各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供重要的參考依據(jù)。提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門(mén)人事數(shù)據(jù)，真實(shí)、快速、準(zhǔn)確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫(kù)，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)前，我國(guó)許多單位在人事檔案管理上面臨各種問(wèn)題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長(zhǎng)期止步不前，不利于對(duì)專(zhuān)業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r出現(xiàn)困境。
3 當(dāng)前我國(guó)人事檔案工作信息化中存在的問(wèn)題
3.1 專(zhuān)業(yè)信息化檔案管理人員缺失
我國(guó)信息化水平不斷提高，同時(shí)我國(guó)人事檔案管理過(guò)程中存在的一些硬件方面的問(wèn)題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國(guó)的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應(yīng)用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒(méi)有退休，這就導(dǎo)致很多新的管理人員一直無(wú)法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無(wú)法很好的得以發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
3.2 信息化管理制度缺乏
雖然我國(guó)的一些單位在人事檔案管理的過(guò)程中已經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設(shè)方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無(wú)法得到一個(gè)強(qiáng)大的制度支撐，人事檔案工作的過(guò)程中也會(huì)呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導(dǎo)致各種問(wèn)題。
4 加強(qiáng)人事檔案管理工作信息化需要注意的事項(xiàng)
4.1 必須轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，把信息化
管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀(guān)念從過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，緊跟時(shí)代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。
4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度，使檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理
一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問(wèn)題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲(chǔ)和保管沒(méi)有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時(shí)出現(xiàn)困難。針對(duì)這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開(kāi)展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲(chǔ)、調(diào)用各個(gè)環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實(shí)效和活力。
一、強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義
高效強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作，已經(jīng)成為當(dāng)前深化我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)改革活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著我國(guó)社會(huì)改革活動(dòng)的進(jìn)一步加深，現(xiàn)有的單位人必定會(huì)轉(zhuǎn)變成為社會(huì)人。相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)不僅需要承擔(dān)社會(huì)保障的相關(guān)責(zé)任，同時(shí)還需要擔(dān)負(fù)相關(guān)離退休工作人員的社會(huì)化服務(wù)與管理的相關(guān)工作職能。面對(duì)如此宏觀(guān)的社會(huì)框架，若不具備十分完整精準(zhǔn)的個(gè)人資料，即科學(xué)有效的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)的工作就將陷入僵局，甚至?xí)?yán)重影響到社會(huì)保險(xiǎn)改革活動(dòng)的落實(shí)進(jìn)程。
二、當(dāng)前階段我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀
由于當(dāng)前階段的社會(huì)保險(xiǎn)檔案自身涉及到的范圍比較廣，在我國(guó)各個(gè)地區(qū)不同類(lèi)別的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，分別歸屬于不同性質(zhì)的部門(mén)進(jìn)行管理，進(jìn)而造成了管理工作混雜不科學(xué)等問(wèn)題。例如，不同性質(zhì)的檔案歸屬于不同類(lèi)別的部門(mén)，部門(mén)與部門(mén)之間存在信息溝通問(wèn)題。一個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)資料分別留存于兩個(gè)不同類(lèi)別的管理機(jī)構(gòu)中，其在進(jìn)行所保理賠過(guò)程中手續(xù)會(huì)變得更為復(fù)雜繁瑣。除此之外，現(xiàn)有大部分的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并沒(méi)有完全遵循個(gè)人檔案集中管理的工作要求，只是綜合性地將相關(guān)檔案進(jìn)行管理，并全部放置于相關(guān)的業(yè)務(wù)科室中。具體管理方法也存在諸多的差異，并沒(méi)有形成一個(gè)科學(xué)完整的檔案咨詢(xún)服務(wù)平臺(tái)，以便于可以隨時(shí)隨地的查詢(xún)個(gè)人社會(huì)保障檔案信息。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的優(yōu)化策略
（一）全面健全與之相關(guān)的管理制度，規(guī)范管理工作流程。當(dāng)前階段，依據(jù)我國(guó)現(xiàn)已頒布的《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)，我們可以得知制定社保檔案的分類(lèi)具體要求及保管時(shí)長(zhǎng)?？茖W(xué)地對(duì)每一類(lèi)別檔案，制定與之匹配的管理制度。進(jìn)而全方位地構(gòu)建科學(xué)完整的制度機(jī)制，做到有法可依，遵照工作章程開(kāi)展工作。工作人員需要對(duì)現(xiàn)有的各種類(lèi)別的檔案進(jìn)行細(xì)致地收集，整理歸納、保管、記錄存檔等。在實(shí)際開(kāi)展工作中，必須要做到符合相關(guān)的工作流程，有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于日常生活中形成的文書(shū)材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、圖表等，需要及時(shí)地進(jìn)行歸納整理并存檔。嚴(yán)格遵循集中管理的工作原則，最大限度地避免社會(huì)各保障職能部門(mén)間由于復(fù)雜的連帶關(guān)系進(jìn)而造成的人力物力資源的無(wú)辜浪費(fèi)，全面實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。
（二）制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作方法。我國(guó)相關(guān)部門(mén)需要將社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作規(guī)范至管理活動(dòng)中。管理工作則需要充分依據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)的現(xiàn)有內(nèi)容及范圍，依賴(lài)保險(xiǎn)檔案室所需要的器材配備等。檔案室的具體管理相關(guān)工作人員，需要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等方面全部做出細(xì)致的制定，并以此來(lái)徹底解決我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作無(wú)序問(wèn)題，逐漸構(gòu)成上下管理一致的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。
（三）軟件，硬件，雙管齊下，全面落實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)。我國(guó)現(xiàn)有各層級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)組織，需要最大限度地克服資金短缺等相關(guān)問(wèn)題，并建造眼下最為先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室。在檔案室機(jī)型方面，需要盡可能地做到整齊劃一，以便為下一步的計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)及社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)的全民共享奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)工作人員需要明確自身的工作重點(diǎn)，放置于檔案管理的相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)工作中。由各省級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行組織開(kāi)發(fā)，其開(kāi)發(fā)的軟件，主要功能包含：檔案編目及信息檢索；對(duì)檔案內(nèi)現(xiàn)存資料進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)。如對(duì)保險(xiǎn)檔案的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料全局統(tǒng)計(jì)等；檔案借閱的自動(dòng)化管理，以便對(duì)信息需求者的情況、時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行精準(zhǔn)的把控；進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上互聯(lián)的工作狀態(tài)。
（四）提高社保檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力。當(dāng)前階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作自身具備十分強(qiáng)烈的政治性、業(yè)務(wù)性。因此，檔案管理工作人員必須要具備一定的法律常識(shí)及業(yè)務(wù)知識(shí)， 并具備十分精湛的實(shí)際操作能力。為此，我國(guó)社保相關(guān)部門(mén)需要與檔案管理部門(mén)取得友好的聯(lián)系，并積極地組織開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)還需要進(jìn)一步地增強(qiáng)檔案工作人員的工作意識(shí)、綜合素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)等活動(dòng)，以此來(lái)保證檔案管理工作的有序性，進(jìn)而打造出一支業(yè)務(wù)精良的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。
關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)字化；檔案管理工作；微縮技術(shù)；檔案管理制度
現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)生活中諸多領(lǐng)域得到了較為普遍的推廣和應(yīng)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，將使傳統(tǒng)檔案管理工作迎來(lái)全新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也能夠通過(guò)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加速，使公眾對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用訴求得到更好的滿(mǎn)足。
1 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作遇到的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息及數(shù)字化背景下，檔案管理工作遇到的機(jī)遇有很多，同時(shí)也遇到了一系列的挑戰(zhàn)。了解這些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理工作有著重要的意義。
1.檔案管理工作遇到的機(jī)遇
（1）檔案資源的完備性得到最大程度彰顯
首先，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)能夠延長(zhǎng)檔案信息資源的使用壽命，此種優(yōu)勢(shì)是以往以紙質(zhì)載體形式為主的檔案信息資源所難以比擬的優(yōu)勢(shì)所在。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受載體形式的限制，慣常在保管、利用過(guò)程中會(huì)對(duì)檔案信息資源造成無(wú)法恢復(fù)的損耗，進(jìn)而影響到公眾對(duì)檔案信息資源的利用訴求。
其次，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的最大化存儲(chǔ)，并且有效地規(guī)避因人為因素對(duì)檔案資源造成的不利損耗。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則對(duì)存儲(chǔ)空間有較大的要求，并且易于受到各種人為因素所造成的不利影響。
（2）最大程度地提升檔案信息資源檢索與查詢(xún)效率
以往的檔案管理工作對(duì)人工操作要求相對(duì)較多，因此，使得檔案管理人員在工作中往往耗費(fèi)大量時(shí)間用于檔案信息資源的檢索與查詢(xún)，并且直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效。借助現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠最大程度地改變前述問(wèn)題，使得檔案信息資源的檢索與查詢(xún)工作效率得以顯著提升，進(jìn)而有助于實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。
2.檔案管理工作遇到的挑戰(zhàn)
第一，現(xiàn)今相當(dāng)一部分檔案管理人員未能意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的全方位沖擊，在工作理念方面依然保持一種因循守舊的態(tài)度。此種情況的出現(xiàn)同這部分檔案管理人員年齡偏大、受教育程度不高存在直接關(guān)聯(lián)。這部分人員通常將檔案管理信息化簡(jiǎn)單地等同為硬件設(shè)備的更新，因此導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程受阻。
第二，一些檔案管理工作人員之所以對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面存在嚴(yán)重的投入不足，原因也在于其已經(jīng)習(xí)慣了以往的工作模式，因而在工作中怠于進(jìn)行改變。此種工作惰性也直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
第三，部分檔案管理部門(mén)在信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面存在滯后性，此種情形使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程欠缺明確的標(biāo)準(zhǔn)化指引，因而使本部門(mén)的信息化建設(shè)進(jìn)程較為遲緩，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的效用。
2 信息及數(shù)字化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思路
信息及數(shù)字化背景下，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，需要進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度。
1.進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，只有硬件設(shè)施足夠先進(jìn)，檔案管理工作才能更加符合信息及數(shù)字化的要求。為此，應(yīng)不斷加大投入，尤其是在人力、物力方面要不斷加大投入，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，以強(qiáng)化檔案的配套設(shè)施建設(shè)。比如，為檔案建立專(zhuān)用庫(kù)房或陳列室，購(gòu)置基本的辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、自動(dòng)化裝訂機(jī)、防磁柜等），使檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。
2.完善檔案管理信息縮微技術(shù)
縮微技術(shù)從起源至今天已有一百多年的歷史，在19世紀(jì)便有縮微技術(shù)問(wèn)世，它是保存信息、管理信息的重要手段。縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)是兩種不同的技術(shù)，其介質(zhì)不同，因此各具特色。隨著時(shí)代的發(fā)展，縮微技術(shù)不僅沒(méi)有沒(méi)落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)問(wèn)世之后，縮微技術(shù)也遇到了更大的機(jī)遇。因此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)與縮微技術(shù)，將二者有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮縮微技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的不足，形成一個(gè)兼容并存，只有具有方便存取、保存、聯(lián)網(wǎng)、閱讀、檢索、利用和傳輸諸特點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理系統(tǒng)。
3.建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度
檔案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相應(yīng)的檔案管理制度，才能在制度的指導(dǎo)與約束下順利開(kāi)展檔案管理工作。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)單位的具體情況和檔案管理的需求來(lái)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，以便約束n案管理工作朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，從而將檔案事業(yè)延伸、拓展到經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃中來(lái)，推動(dòng)事業(yè)單位的快速發(fā)展。當(dāng)然，相關(guān)部門(mén)還可以將這一項(xiàng)內(nèi)容融入到單位的績(jī)效考核中，強(qiáng)化工作人員加強(qiáng)信息化的檔案工作管理建設(shè)，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實(shí)施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業(yè)單位發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，從而為推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
有了明確、科學(xué)、完善的檔案制度，檔案管理部門(mén)的人員便有依據(jù)可循，有制度可依，因此他們的使命感與責(zé)任感會(huì)得以大大調(diào)動(dòng)，其在檔案管理的每一項(xiàng)工作中都會(huì)盡己所能，做好檔案的收集、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等工作。同時(shí)，建立嚴(yán)格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規(guī)范化，使得整個(gè)單位內(nèi)部機(jī)制得到完善。如：在制度制定時(shí)候，可以結(jié)合單位的績(jī)效考核，將檔案信息化建設(shè)融入到職稱(chēng)評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性、創(chuàng)新性、主動(dòng)性，提升檔案信息管理工作質(zhì)量。新時(shí)期，信息化與數(shù)字化發(fā)展迅猛，這一情形下檔案管理工作面臨著許多的新變化，因此相應(yīng)的制度便滯后于時(shí)代的發(fā)展，逐漸不適應(yīng)時(shí)代要求。為此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該及早建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，真正使制度促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著時(shí)代的發(fā)展變化，信息化的趨勢(shì)勢(shì)不可擋。社會(huì)任何一領(lǐng)域都被信息化與數(shù)字化改變著，發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作也不例外，面臨著諸多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)以社會(huì)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，進(jìn)行硬件的統(tǒng)一配備，完善檔案管理信息微縮技術(shù)，并建立適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的制度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)，從而推動(dòng)檔案管理工作健康、順利地發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：人口和計(jì)劃生育；檔案管理；重要性
隨著人口和計(jì)劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢(shì)下人口和計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開(kāi)展新時(shí)期人口和計(jì)生工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。
一、提高對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
人口計(jì)生檔案是人口計(jì)劃生育工作過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。要提高人口與計(jì)生檔案管理水平，就必須對(duì)人口計(jì)生檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到位了，思想重視了，才能把檔案工作搞好。
1.人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)
人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。
2.人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
利用人口計(jì)生檔案資料，通過(guò)從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。
3.人口計(jì)生檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
有效利用人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿(mǎn)足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。
4.人口計(jì)生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計(jì)劃生育工作方法進(jìn)一步改進(jìn)
讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)、意見(jiàn)及建議，通過(guò)信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。人口計(jì)劃生育部門(mén)根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進(jìn)工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，解決群眾的實(shí)際困難，不斷提高群眾的滿(mǎn)意度。
5.人口計(jì)生檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性
《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼實(shí)施，使人口計(jì)劃生育行政部門(mén)承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來(lái)越重。《行政訴訟法》《行政處罰法》《行政許可證》的實(shí)施，提高了群眾的維權(quán)意識(shí)，這對(duì)人口計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求，利用人口計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息，為計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。
6.人口計(jì)生檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開(kāi)和民主管理服務(wù)
目前中央對(duì)人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長(zhǎng)，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿(mǎn)意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開(kāi)，以公開(kāi)促公正，求公論，樹(shù)形象，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育，推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。利用人口計(jì)生檔案提供的育齡婦女信息、流動(dòng)人口信息等及時(shí)進(jìn)行人口計(jì)劃生育政務(wù)公開(kāi)，提高人口計(jì)劃生育工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。
7.人口計(jì)生檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)
利用人口計(jì)生檔案信息，開(kāi)辟“現(xiàn)行文件公共閱覽室”和“非保密文件自由借閱”等服務(wù)，使農(nóng)民能夠及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。特別是幫助困難計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn)，提高生活水平，利用人口計(jì)生檔案信息，為他們傳遞國(guó)家對(duì)獨(dú)生子女戶(hù)、雙女戶(hù)家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策，如農(nóng)業(yè)部門(mén)優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種，推廣先進(jìn)技術(shù)；金融部門(mén)對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款等一些優(yōu)惠政策，讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。
只有對(duì)人口計(jì)生檔案的作用在思想上真正認(rèn)識(shí)到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施，才能為提高人口計(jì)生檔案管理水平打下良好基礎(chǔ)。
二、人口和計(jì)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.存在認(rèn)識(shí)上的偏差
在實(shí)際工作中，有許多同志包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部仍然沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性：認(rèn)為計(jì)生檔案無(wú)實(shí)際意義，檔案與計(jì)劃生育工作無(wú)直接關(guān)系，只要職工不發(fā)生計(jì)劃外生育就行了，檔案管不管無(wú)所謂；加上計(jì)生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2.內(nèi)容存在弄虛作假情況
由于實(shí)行計(jì)劃生育“一票否決”，少數(shù)單位在計(jì)生檔案中將單位內(nèi)部用臨時(shí)工的情況隱瞞不報(bào)，停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況沒(méi)有管理，出現(xiàn)漏管漏擋、報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)的現(xiàn)象。極個(gè)別單位有造假資料、假文件、假證明現(xiàn)象，損壞了檔案資料的真實(shí)性。
3.監(jiān)督檢查流于形式
檢查組“走馬觀(guān)花”似的檢查不能認(rèn)真解決檔案存在的問(wèn)題，檢查過(guò)后人員思想松弛，易造成檔案管理的停滯不前。
4.人員素質(zhì)偏低
大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。
5.人員不固定
計(jì)劃生育干部多為兼職，在單位內(nèi)部沒(méi)有相應(yīng)職務(wù)、職稱(chēng)，人員變動(dòng)大，頻繁的人事調(diào)動(dòng)使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。
6.管理制度不健全，手段落后
對(duì)建立計(jì)生檔案沒(méi)有統(tǒng)一要求，處于放任自流狀態(tài)，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范計(jì)劃生育材料的收集，歸檔全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7.檔案立卷不規(guī)范
目前計(jì)生檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，計(jì)生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則；再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于有部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時(shí)間組卷的，也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門(mén)科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。
只有認(rèn)真研究和解決好這些問(wèn)題，才能把計(jì)生檔案工作提高到一個(gè)新的水平。
三、加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案工作的對(duì)策
1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識(shí)。要采取多種形式，通過(guò)開(kāi)展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高基層計(jì)生工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，計(jì)生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財(cái)、物等方面給予保證。加強(qiáng)檔案工作人員的理論業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，以便管理檔案。同時(shí)，檔案工作人員要有責(zé)任心，要愛(ài)崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地、敢于開(kāi)拓創(chuàng)新，科學(xué)地保管好檔案。
2、建立有效機(jī)制，規(guī)范管理制度?；鶎佑?jì)生檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，讓計(jì)生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計(jì)生干部年度目標(biāo)責(zé)任制，與計(jì)劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計(jì)生檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，形成一個(gè)相互配套的規(guī)章制度和政策，促進(jìn)基層計(jì)生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。
3、適應(yīng)形勢(shì)需要，創(chuàng)新管理模式。計(jì)生檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，必須與時(shí)俱進(jìn)，用創(chuàng)新的思維對(duì)待計(jì)生檔案管理工作，逐步樹(shù)立起大檔案思想，建立計(jì)生檔案室，配齊人員，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案統(tǒng)一管理。要嚴(yán)格要求，加大檢查力度，推動(dòng)其業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，使檔案管理與計(jì)生業(yè)務(wù)良性互動(dòng)，收到實(shí)效，不斷提高管理水平。
