時(shí)間：2022-09-04 23:12:43
序論：在您撰寫(xiě)信息管理工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、20xx年主要工作
（一）完成門(mén)店銷售系統(tǒng)升級(jí)
在中軟海晟技術(shù)實(shí)施人員的配合下，成功將新系統(tǒng)切入門(mén)店人員的銷售系統(tǒng)中。新舊系統(tǒng)交替期間，對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行安裝、調(diào)試及試用的同時(shí)，繼續(xù)針對(duì)門(mén)店人員在舊系統(tǒng)操作方面的問(wèn)題進(jìn)行解決。期間，配合中軟海晟的技術(shù)實(shí)施人員完成面向門(mén)店人員以及后勤人員的各項(xiàng)操作方面的培訓(xùn)工作。8月14日，正式將舊系統(tǒng)脫離運(yùn)行，至此新系統(tǒng)進(jìn)入獨(dú)立運(yùn)行軌道。運(yùn)行至今，除特殊情況（網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題），各項(xiàng)數(shù)據(jù)傳送基本穩(wěn)定，各類報(bào)表數(shù)據(jù)基本準(zhǔn)確，各種操作問(wèn)題基本得到有效的解決。11月25日，在維持了3個(gè)月時(shí)間的正常運(yùn)行、嚴(yán)格測(cè)試、功能完善、問(wèn)題解決等各項(xiàng)追蹤工作之后，信管員根據(jù)與中軟海晟簽署的合同及各項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告標(biāo)準(zhǔn)對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收，至此，新系統(tǒng)進(jìn)入一年的免費(fèi)維護(hù)期，一年后，將按照達(dá)成的合同款項(xiàng)的10%收取系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。
（二）加強(qiáng)監(jiān)控及安防報(bào)警系統(tǒng)維護(hù)
監(jiān)控及安防報(bào)警系統(tǒng)作為安全機(jī)制體系，需要保持長(zhǎng)期的重視及關(guān)注，因此信管員20xx年將很大一部分工作重點(diǎn)落在加強(qiáng)監(jiān)控及安防報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù)工作上。5月17日至20日期間，信管員走訪各門(mén)店針對(duì)所有監(jiān)控設(shè)備進(jìn)行巡查，完成巡查走訪報(bào)告，提出監(jiān)控工作整改建議，滲透故障處理知識(shí)，提升門(mén)店人員操作水平。同時(shí)，為加強(qiáng)監(jiān)控系統(tǒng)體系建設(shè)，11月份信管員與監(jiān)控合作方共同展開(kāi)各門(mén)店新增探頭的項(xiàng)目工作，于12月中旬完成項(xiàng)目實(shí)施。安裝過(guò)程中，出現(xiàn)部分門(mén)店門(mén)口探頭布線困難的問(wèn)題，這類門(mén)店在采取各類方法對(duì)門(mén)面及墻面實(shí)施打孔無(wú)果后，將取消門(mén)口位置的探頭配置，將探頭位置改裝在店面內(nèi)部。
（三）建立網(wǎng)上商品銷售系統(tǒng)
廈門(mén)海晟連鎖商貿(mào)有限公司的對(duì)外網(wǎng)上商品銷售系統(tǒng)已于5月份建設(shè)完畢，系統(tǒng)以網(wǎng)站形式展現(xiàn)，涵蓋“公司概況、網(wǎng)上商城、名煙鑒賞、新聞中心、服務(wù)中心”等五大欄目?jī)?nèi)容，同時(shí)具備功能相對(duì)完善的后臺(tái)服務(wù)支撐。自正式投入運(yùn)營(yíng)以來(lái)，開(kāi)展完善功能、豐富內(nèi)容、加強(qiáng)推廣等各項(xiàng)工作，通過(guò)吸取及應(yīng)用相關(guān)領(lǐng)域人士的各項(xiàng)建議及經(jīng)驗(yàn)，使得網(wǎng)站在百度的搜錄排名中取得了一定的成效：
1、在百度中搜“廈門(mén)海晟”，從第三頁(yè)提升到第二頁(yè)；
2、在百度中搜“海晟連鎖”，從第三頁(yè)提升到第一頁(yè)；
3、當(dāng)前PR值從0提升到1；
4、在國(guó)際搜錄排名ALEXA中搜錄本站資料。
目前，網(wǎng)站的酒類及煙類商品已全部添加完畢，余部分缺乏圖片及文字資料的非煙類商品將在年底前全部添加完畢。20xx年將進(jìn)入拓寬宣傳渠道及規(guī)劃二期運(yùn)作的新紀(jì)元。
二、20xx年工作計(jì)劃
（一）部署及架設(shè)鑫誠(chéng)大廈辦公室全局網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
結(jié)合人力資源配置計(jì)劃，完善全員計(jì)算機(jī)資源配置，重新部署及架設(shè)全司網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。
部署全司網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有人員配置及擴(kuò)充計(jì)劃，全面部署網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，做到全方面考慮，多角度分析，構(gòu)建出“擴(kuò)充性強(qiáng)，安全性高，合理化優(yōu)”的多元化集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)。
提高資源利用率。重整機(jī)房各項(xiàng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，可使用的設(shè)備進(jìn)行合理調(diào)配，不能使用的設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢處理，凈化機(jī)房環(huán)境；全面衡量全員的職責(zé)分工及工作量，靈活調(diào)整、合理調(diào)配各員之間的計(jì)算機(jī)配置及網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，合理規(guī)范地整合服務(wù)器資源，使得資源利用率達(dá)到最大化。
提升網(wǎng)絡(luò)速度。隨著全員計(jì)算機(jī)資源的新增，網(wǎng)絡(luò)資源的配備及優(yōu)化也亟待改善。煙草公司需在原有基礎(chǔ)上加大海晟連鎖的帶寬資源，從而保證網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)募皶r(shí)性及高效性。
保障網(wǎng)絡(luò)安全。定期查殺病毒，及時(shí)更新病毒庫(kù)版本，盡力創(chuàng)建“無(wú)毒、無(wú)入侵者環(huán)境”；針對(duì)重要數(shù)據(jù)（財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及銷售數(shù)據(jù)）定時(shí)做數(shù)據(jù)備份，形成光盤(pán)介質(zhì)以便永久保存。
增加靈活資源。在全員計(jì)算機(jī)配備資源充足的基礎(chǔ)上，需另外增設(shè)一臺(tái)筆記本電腦及臺(tái)式機(jī)電腦，以備幻燈演示、公事借用、臨時(shí)取代等不時(shí)之需。每個(gè)部門(mén)需保留一個(gè)外網(wǎng)端口，特殊部門(mén)另需增設(shè)一臺(tái)固定的備用電腦。
（二）完善信管員工作機(jī)制
合理化人員分工協(xié)作。對(duì)現(xiàn)有3名信管員明確職責(zé)分工及工作要求，確保將任務(wù)及責(zé)任具體到人，保證人力資源得到很好的調(diào)配，工作問(wèn)題得到很好的解決。
提高人員技能。定期接受煙草公司或外部機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，提高工作問(wèn)題解決能力，同時(shí)加強(qiáng)人員之間知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)方面的溝通交流，做到即便是責(zé)任人不在場(chǎng)，另兩名信管員仍可以勝任工作并解決問(wèn)題。
標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。通過(guò)近幾年來(lái)信管員崗位職責(zé)及常見(jiàn)問(wèn)題的處理經(jīng)驗(yàn)，將出具一份相對(duì)完整、可參照性高的常見(jiàn)問(wèn)題解決方案，同時(shí)形成信管員的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，從而規(guī)范工作方法，避免后續(xù)問(wèn)題的出現(xiàn)。
確立工作制度。通過(guò)一定程度的經(jīng)驗(yàn)累積，信管員將成立一份屬于自己崗位的工作制度，一方面為日后獨(dú)立運(yùn)作提供基礎(chǔ)，另一方面便于綜合部對(duì)信管員的管理工作。
（三）加大工作力度，細(xì)化工作內(nèi)容
1、門(mén)店銷售系統(tǒng)的維護(hù)
介于門(mén)店銷售系統(tǒng)正式運(yùn)行的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此當(dāng)前信管員對(duì)門(mén)店系統(tǒng)問(wèn)題的解決能力只停留在表面。為更好地為門(mén)店解決問(wèn)題，信管員計(jì)劃將在明年年初或年后接受中軟海晟更深層次的技術(shù)培訓(xùn)，深層次接觸技術(shù)層面的內(nèi)容（程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言除外），將維護(hù)工作慢慢地由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，使得問(wèn)題的處理效率得到實(shí)質(zhì)性的提高。
2、監(jiān)控及安防報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù)
繼20xx年門(mén)店新增探頭項(xiàng)目的實(shí)施，20xx年信管員迎來(lái)了更為嚴(yán)峻的監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)工作。制定定期走訪門(mén)店計(jì)劃，完成走訪記錄總結(jié)，提出工作整改建議，落實(shí)合理的工作整改計(jì)劃。經(jīng)歷四年時(shí)間的運(yùn)作，原先所有門(mén)店的34臺(tái)攝像機(jī)、26臺(tái)視頻服務(wù)器目前已過(guò)保并且已達(dá)到使用期限的邊緣，接下來(lái)的運(yùn)行時(shí)間內(nèi)修復(fù)及更換頻率將會(huì)有所提高，這就要求責(zé)任信管員定期到訪門(mén)店進(jìn)行維護(hù)、監(jiān)督門(mén)店人員落實(shí)每日查看工作、發(fā)現(xiàn)軟件或操作問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決，發(fā)現(xiàn)需送廠維修及時(shí)聯(lián)系監(jiān)控合作方，追蹤落實(shí)設(shè)備的返修及送回安裝，確保監(jiān)控系統(tǒng)得到正常運(yùn)行及快速恢復(fù)。新增的55臺(tái)紅外攝像機(jī)的驗(yàn)收工作將在正常運(yùn)行的3個(gè)月時(shí)間后進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)束后將進(jìn)入兩年時(shí)間的免費(fèi)維護(hù)期，期間信管員需嚴(yán)格監(jiān)督監(jiān)控合作方履行定期上門(mén)維護(hù)服務(wù)等各項(xiàng)義務(wù)。安防系統(tǒng)基于其獨(dú)立性、高智能性、高服務(wù)質(zhì)量，目前暫不需要信管員跟蹤服務(wù)。
3、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)
結(jié)合監(jiān)控系統(tǒng)的定期走訪計(jì)劃，在維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)的同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及各周邊設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。由信管員制定硬件負(fù)責(zé)范圍、維護(hù)內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)、門(mén)店人員日常規(guī)范操作等，發(fā)現(xiàn)需送廠維修的設(shè)備及時(shí)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商，追蹤落實(shí)設(shè)備的返修及送回安裝，確保計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運(yùn)行及快速恢復(fù)。
4、網(wǎng)站的內(nèi)容擴(kuò)充及宣傳推廣
更新網(wǎng)站內(nèi)容。網(wǎng)站內(nèi)容涵蓋新聞內(nèi)容、產(chǎn)品內(nèi)容（圖片及文字資料）、廣告內(nèi)容等多方面信息。信管員需量化每日工作，細(xì)化工作內(nèi)容，明確定期目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)將海晟連鎖的所有信息資源豐富展現(xiàn)。同時(shí)提高團(tuán)隊(duì)文字編寫(xiě)能力，通過(guò)不斷更新原創(chuàng)文章，增加百度搜錄機(jī)會(huì)，提高百度搜錄排名，為網(wǎng)站推廣創(chuàng)造更有利的宣傳渠道。
鋪開(kāi)網(wǎng)站宣傳。在20xx年推廣工作的基礎(chǔ)上，吸納實(shí)時(shí)的推廣案例，運(yùn)用有效的宣傳方法，采取點(diǎn)面結(jié)合，從網(wǎng)絡(luò)、平面、戶外三個(gè)方向?qū)⒕W(wǎng)站的宣傳工作推向更高層次的領(lǐng)域。
完善網(wǎng)站功能。從用戶體驗(yàn)的角度出發(fā)，定期對(duì)網(wǎng)站欄目、版塊、內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整及增設(shè)，策劃完善及調(diào)整方案，形成文書(shū)提交由網(wǎng)站建設(shè)合作商進(jìn)行整改。
規(guī)劃二期運(yùn)作。為提高網(wǎng)站的影響力，20xx年將進(jìn)入新一輪的網(wǎng)站改版及升級(jí)工作。不但要做到優(yōu)化網(wǎng)站結(jié)構(gòu)、豐富網(wǎng)站內(nèi)容、完善網(wǎng)站功能、鋪開(kāi)網(wǎng)站宣傳，同時(shí)配合業(yè)務(wù)部推廣促銷活動(dòng)、及時(shí)吸納網(wǎng)絡(luò)客戶、促進(jìn)多方商貿(mào)合作等。
（四）定期展開(kāi)培訓(xùn)工作
1、由信管員定期對(duì)門(mén)店展開(kāi)知識(shí)培訓(xùn)。
信管員需充分運(yùn)用實(shí)際操作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，形成面向門(mén)店人員及后勤人員的培訓(xùn)方案，制定培訓(xùn)計(jì)劃，展開(kāi)培訓(xùn)工作。確保在培訓(xùn)過(guò)程中，全員的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及操作技能普遍得到提高。必要時(shí)候，可以將制定的門(mén)店人員日常操作規(guī)范納入考核標(biāo)準(zhǔn)中，嚴(yán)格監(jiān)督門(mén)店人員按照要求完成考核內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作知識(shí)的普及工作，提高門(mén)店人員計(jì)算機(jī)操作水平及故障處理能力。
2、由公司統(tǒng)一安排定期對(duì)門(mén)店展開(kāi)知識(shí)培訓(xùn)。
一、工作完成情況
（一）全力以赴,通力協(xié)助，確保物業(yè)管理服務(wù)大廳按時(shí)啟動(dòng)
為進(jìn)一步規(guī)范物業(yè)管理市場(chǎng)，提高物業(yè)管理和信息服務(wù)水平，按照市政府及局領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，從年初開(kāi)始，小區(qū)辦負(fù)責(zé)組織開(kāi)發(fā)建設(shè)了沈陽(yáng)市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)由沈陽(yáng)物業(yè)網(wǎng)、沈陽(yáng)市物業(yè)內(nèi)部信息管理系統(tǒng)和沈陽(yáng)市物業(yè)管理市場(chǎng)服務(wù)大廳三個(gè)部分組成。信息服務(wù)部與大連海心計(jì)算機(jī)公司，通力協(xié)作，一邊積極參與軟件研發(fā)工作，一邊建設(shè)服務(wù)大廳，克服了重重困難，歷經(jīng)8個(gè)月的努力工作，確保了物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)按時(shí)開(kāi)通。于9月20日，舉行了全國(guó)第一個(gè)物業(yè)管理有形市場(chǎng)—沈陽(yáng)市物業(yè)管理服務(wù)大廳啟動(dòng)儀式。使我市物業(yè)行業(yè)步入信息化管理的良好開(kāi)端，在規(guī)范發(fā)展的道路得到了進(jìn)一步的提升。特別版權(quán)所有是沈陽(yáng)市物業(yè)管理市場(chǎng)服務(wù)大廳的啟動(dòng)運(yùn)行，為全市居民和物業(yè)服務(wù)單位提供了一個(gè)查詢和監(jiān)督的平臺(tái)，也為政府的有效監(jiān)督管理提供了基礎(chǔ)保證。受到了市領(lǐng)導(dǎo)和局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定及國(guó)內(nèi)行業(yè)同仁的高度贊譽(yù)。
（二）系統(tǒng)采集，不斷完善，充實(shí)物業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)和沈陽(yáng)物業(yè)網(wǎng)內(nèi)容
為廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)提供更多的詳實(shí)的信息，使他們能夠隨時(shí)查閱物業(yè)管理的政策、法規(guī)，是我們建設(shè)沈陽(yáng)市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)的初衷之一。因此，我部組織各區(qū)小區(qū)辦重新采集了物業(yè)管理方面的數(shù)據(jù)（主要包括：物業(yè)管理企業(yè)信息、物業(yè)管理項(xiàng)目信息和物業(yè)企業(yè)人員信息）。并由專人對(duì)采集上的信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，且先后三次組織相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)，保證了各方面信息的詳盡、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時(shí)，將《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《沈陽(yáng)市住宅物業(yè)管理規(guī)定》等國(guó)家、省、市物業(yè)管理方面的政策法規(guī)文件共74件，上傳到沈陽(yáng)物業(yè)網(wǎng)和服務(wù)大廳的觸摸屏上，供廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)查閱。并將物業(yè)管理企業(yè)信息、物業(yè)管理項(xiàng)目信息和政策法規(guī)在物業(yè)服務(wù)大廳的大屏幕上滾動(dòng)播放，真正做到了信息、數(shù)版權(quán)所有據(jù)的即時(shí)更新和共享的體系。
（三）打造平臺(tái)，制作專題，真實(shí)展示企業(yè)風(fēng)采
為確保業(yè)主能夠擇優(yōu)選聘物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理企業(yè)公平競(jìng)爭(zhēng)提供一個(gè)廣闊的服務(wù)平臺(tái)。至物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)投入使用以來(lái)，我們先期選擇了萬(wàn)科、銀基等10個(gè)服務(wù)質(zhì)量較好、管理水平較高的物業(yè)管理企業(yè)，制作了專題宣傳片，主要宣傳企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和管理情況等。在物業(yè)服務(wù)大廳大屏幕上定期播放，供廣大業(yè)主和社會(huì)各界了解企業(yè)的信息。播放以來(lái)，受到廣大業(yè)主的熱烈歡迎，特別對(duì)廣大業(yè)主擇優(yōu)選聘物業(yè)管理企業(yè)提供了基礎(chǔ)保證。
（四）完善制度，明確責(zé)任，保障物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)良性運(yùn)行
沈陽(yáng)市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)實(shí)屬我市在物業(yè)管理工作的創(chuàng)新嘗試，在全國(guó)屬于首創(chuàng)。特別是物業(yè)管理服務(wù)大廳的投入使用，直接體現(xiàn)了向服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)變?？紤]到上述因素，及大廳工作人員基本為各部門(mén)抽調(diào)人員的實(shí)際情況。經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意，我部制定了《沈陽(yáng)市物業(yè)管理服務(wù)大廳工作制度》，并正與海心公司著手制定《沈陽(yáng)市物業(yè)行業(yè)信息管理系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則》等一系列的運(yùn)行制度。通過(guò)落實(shí)制度，明確責(zé)任，實(shí)施目標(biāo)明確，分工具體，既分工又合作的工作方式，確保了信息系統(tǒng)的良性運(yùn)行，
（五）開(kāi)展培訓(xùn)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高市、區(qū)兩級(jí)工作人員操作水平
隨著物業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的投入使用，對(duì)市、區(qū)兩級(jí)行政主管部門(mén)人員的計(jì)算機(jī)操作水平要求越來(lái)越高，為此，我部組織全市17個(gè)區(qū)（開(kāi)發(fā)區(qū)）、縣（市）物業(yè)行政主管部門(mén)工作人員，進(jìn)行了集中培訓(xùn)。同時(shí)，考慮到市內(nèi)7區(qū)物業(yè)管理企業(yè)較多，管理項(xiàng)目較大的實(shí)際情況，又增加了一期培訓(xùn)班。使全市物業(yè)管理行政部門(mén)人員都能夠熟練的操作信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了市、區(qū)快速信息傳遞、反饋和監(jiān)督管理機(jī)制。
（六）深入宣傳，科學(xué)規(guī)劃，努力普及物業(yè)管理知識(shí)
為讓廣大業(yè)主充分了解物業(yè)管理的相關(guān)知識(shí)，充分地行使業(yè)利；使物業(yè)管理企業(yè)認(rèn)真執(zhí)行法律制度，切實(shí)履行好服務(wù)職能。一是開(kāi)設(shè)了物業(yè)管理政策咨詢解答窗口，接待業(yè)主對(duì)物業(yè)管理方面的投訴和物業(yè)管理政策的咨詢；二是利用大屏幕關(guān)注率高的特點(diǎn)，按時(shí)播放《發(fā)展中的沈陽(yáng)物業(yè)》、《物業(yè)管理是怎樣煉成的》等一系列的宣傳片，達(dá)到圖文并貌；三是設(shè)立書(shū)報(bào)欄，把《中國(guó)物業(yè)》、《沈陽(yáng)物業(yè)》、《中國(guó)建設(shè)報(bào)》等物業(yè)管理相關(guān)報(bào)刊、雜志供廣大業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)閱讀。
二、2007年工作計(jì)劃
（一）發(fā)揮媒體作用，展現(xiàn)服務(wù)大廳功能
一是與電視臺(tái)、電臺(tái)、沈陽(yáng)報(bào)業(yè)集團(tuán)等部門(mén)聯(lián)合，公開(kāi)物業(yè)市場(chǎng)服務(wù)大廳的熱線電話及介紹服務(wù)大廳的大屏幕、觸摸屏播放的信息。
二是與相關(guān)媒體開(kāi)展評(píng)優(yōu)活動(dòng)，入選的物業(yè)管理企業(yè)要將經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等情況，拿到服務(wù)大廳進(jìn)行展示，借此機(jī)會(huì)，讓全市業(yè)主了解到市場(chǎng)服務(wù)大廳是物業(yè)管理信息的集散地，同時(shí)，在服務(wù)大廳舉行頒獎(jiǎng)儀式，邀請(qǐng)社會(huì)各界參加。
（二）加快系統(tǒng)建設(shè)，提高信息化程度
一是完成物業(yè)信息系統(tǒng)的二期研發(fā)。目前，我們已建立了以市小區(qū)辦為主體，以區(qū)小區(qū)辦為分支的內(nèi)部管理系統(tǒng)。明年，要在此基礎(chǔ)上要將管理系統(tǒng)深入到物業(yè)管理企業(yè)，實(shí)現(xiàn)市、區(qū)、物業(yè)管理企業(yè)的三級(jí)管理體系，提高辦事效率，促進(jìn)行業(yè)的快速發(fā)展。
二是建設(shè)沈陽(yáng)住宅區(qū)的電子地圖。要將我市住宅區(qū)的位置、管理狀況、產(chǎn)權(quán)類型等全部在電子地圖上進(jìn)行標(biāo)注，即可以隨時(shí)查詢某個(gè)住宅小區(qū)的位子又可以了解該住宅小區(qū)的管理狀況。
（三）擴(kuò)展業(yè)務(wù)氛圍，提升大廳服務(wù)功能
一是實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)。目前，大屏幕能夠?qū)ξ飿I(yè)管理招投標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行轉(zhuǎn)播，明年要實(shí)現(xiàn)在市場(chǎng)服務(wù)大廳進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)。并力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)招投標(biāo)。
二是開(kāi)設(shè)企業(yè)宣傳欄。在繼續(xù)制作企業(yè)宣傳片的基礎(chǔ)上，在市場(chǎng)服務(wù)大廳開(kāi)設(shè)企業(yè)宣傳欄，鼓勵(lì)物業(yè)企業(yè)將印刷宣傳小冊(cè)子在大廳宣傳欄內(nèi)擺放，供廣大業(yè)主拿閱。
（四）舉辦聯(lián)誼活動(dòng)，擴(kuò)大服務(wù)大廳影響
以座談會(huì)的形式，定期組織全市物業(yè)管理企業(yè)代表，業(yè)主代表進(jìn)行交流（可利用局內(nèi)的會(huì)議室），使業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)能夠面對(duì)面，形成良性的互動(dòng)。一方面物業(yè)管理企業(yè)可以了解到業(yè)主的需求，另一方面業(yè)主也能夠了解到物業(yè)企業(yè)的服務(wù)狀況。同時(shí)，在活動(dòng)結(jié)束后，請(qǐng)相關(guān)人員到大廳進(jìn)行參觀，由專人講解大廳的功能，逐步擴(kuò)大影響力，搞活市場(chǎng)，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。
（五）加強(qiáng)窗口管理，樹(shù)立一流服務(wù)意識(shí)
一是作好物業(yè)管理政策咨詢解答工作。做到一般投訴一次性處理解決，當(dāng)場(chǎng)解決不了復(fù)雜問(wèn)題，在受理后轉(zhuǎn)物業(yè)部進(jìn)行處理。
二是作好物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)業(yè)主工作。進(jìn)一步規(guī)范工作程序和辦事流程。積極配合物業(yè)管理處對(duì)物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理，作好物業(yè)企業(yè)資質(zhì)審批、年檢、晉級(jí)等要件的收發(fā)工作。
三是作好維修資金業(yè)務(wù)辦理工作。做到當(dāng)天受理的維修資金的更名、過(guò)戶、退還要件，當(dāng)天轉(zhuǎn)給維修資金部，縮短工作時(shí)間、提高工作效率，更好的為廣大業(yè)主服務(wù)。
一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員
兩河指揮部根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)工程檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計(jì)等方面的重要作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，就成立檔案小組，配備專門(mén)工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門(mén)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過(guò)各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)新知識(shí)，掌握新技能，提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，加大對(duì)法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級(jí)檔案管理部門(mén)組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對(duì)一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書(shū)等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。
三、建立健全檔案管理規(guī)章制度
一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí)，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項(xiàng)內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。
二是建立合同臺(tái)帳。合同管理是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門(mén)的部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對(duì)合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺(tái)帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計(jì)工作提前做好充分準(zhǔn)備。
三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部?jī)?nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
四是檔案分類編號(hào)。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對(duì)工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個(gè)單獨(dú)立項(xiàng)子項(xiàng)目將檔案分類大項(xiàng)依次分類。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號(hào)、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。
五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。兩河指揮部將工程檔案及文書(shū)檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門(mén)規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。
四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)
關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門(mén)類，隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來(lái)越為高校的管理部門(mén)所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉?duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對(duì)公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。
一、抓住高?；n案的特點(diǎn)
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來(lái)越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢(shì)，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對(duì)于高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)。基建檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源的廣泛性
基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書(shū)到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來(lái)源涉及到政府部門(mén)審批、設(shè)計(jì)部門(mén)的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門(mén)質(zhì)量評(píng)定過(guò)程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來(lái)源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的完整性
基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書(shū)、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來(lái)。
3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性
基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過(guò)程和特征，相對(duì)于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對(duì)基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對(duì)滯后。
6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無(wú)法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題
真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無(wú)人識(shí)”，檔案館“門(mén)前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長(zhǎng)期以來(lái)這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問(wèn)題簡(jiǎn)單概括為以下兩個(gè)方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對(duì)基本建設(shè)工程信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類，往往簡(jiǎn)單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫(xiě)參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長(zhǎng)期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過(guò)程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過(guò)程中的遺失問(wèn)題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來(lái)很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式
基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來(lái)進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國(guó)家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對(duì)電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對(duì)學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。
4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開(kāi)發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫(xiě)的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開(kāi)發(fā)者。
5.開(kāi)放基建檔案共享信息和開(kāi)發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開(kāi)發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開(kāi)發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)對(duì)待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題，進(jìn)一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅(jiān).淺談高校基建檔案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅(jiān).論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.
參考文獻(xiàn)
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.
【關(guān)鍵詞】信息化；問(wèn)題；意義
1檔案信息化的原因
隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案部門(mén)最為常見(jiàn)的工作工具和管理手段，網(wǎng)上辦公也走進(jìn)了人們的視野?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》公布之后，各級(jí)檔案管理部門(mén)開(kāi)始著手進(jìn)行信息化建設(shè)。高等學(xué)校檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，把工作重心轉(zhuǎn)向信息化，加快檔案信息化的發(fā)展步伐。
2檔案信息化的主要內(nèi)容
（1）檔案信息的數(shù)字化，是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描、多媒體技術(shù)和數(shù)字圖像技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把紙質(zhì)和聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)文件演化成檔案信息庫(kù)。也就是以數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實(shí)、有效的信息服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，它是指借助于開(kāi)發(fā)的專業(yè)檔案軟件管理系統(tǒng)對(duì)存儲(chǔ)的的數(shù)字信息進(jìn)行有效管理。由傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，必須要有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，也就是常說(shuō)的實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家已經(jīng)制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，這是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的法律依據(jù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)遵循上述法律法規(guī)的規(guī)定精神和有關(guān)檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設(shè)有章可循，朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。（3）檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，它是指利用電子信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、校園網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息可以隨時(shí)隨地的檢索查閱功能。信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的的最終目的，也是檢驗(yàn)是否實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要標(biāo)志。信息網(wǎng)絡(luò)化可以充分實(shí)現(xiàn)信息資源的的有效利用和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步提供現(xiàn)代化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（4）管理觀念現(xiàn)代化。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現(xiàn)代化。如果沒(méi)有現(xiàn)代化管理意識(shí)，必然會(huì)影響檔案管理信息化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有再先進(jìn)的的檔案保護(hù)和管理設(shè)備設(shè)施，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。知識(shí)密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時(shí)代要求將檔案信息資源快速轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展需提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案的價(jià)值在于用好用活，要改變過(guò)去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)作為重要的信息源應(yīng)有的價(jià)值?，F(xiàn)代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識(shí)，也能熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。管理的現(xiàn)代化首先要實(shí)現(xiàn)人的現(xiàn)代化。所以要堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之急。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷補(bǔ)充、提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息等方面的知識(shí)，同時(shí)要引進(jìn)檔案方面的專業(yè)人才，提高檔案工作者的專業(yè)化、信息化水平。
3學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題
3.1觀念落后，有待更新
主要是有的對(duì)檔案信息化的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理無(wú)非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當(dāng)成安排分流人員的地方，同時(shí)有的檔案工作人員也安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，墨守成規(guī)缺乏創(chuàng)新思維，保持固有觀念。有的對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，做好做壞無(wú)關(guān)緊要，不會(huì)影響學(xué)校的發(fā)展建設(shè)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化現(xiàn)代化管理是衡量一所學(xué)校發(fā)展水平
3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
無(wú)論是軟硬件設(shè)備購(gòu)置還是檔案信息數(shù)字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設(shè)設(shè)立獨(dú)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校很少，大多數(shù)高校還沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校建設(shè)的整體規(guī)劃與預(yù)算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進(jìn)程嚴(yán)重滯后，很多高校的檔案管理任然延續(xù)傳統(tǒng)的手工模式，缺乏必要的現(xiàn)代化硬件管理設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案信息化進(jìn)程。雖然有的高校配備了相應(yīng)的設(shè)備，但由于人員素質(zhì)較低，不具備信息化所需的專業(yè)知識(shí)背景，仍然用人工模式進(jìn)行檔案管理，基本沒(méi)發(fā)揮那些設(shè)備應(yīng)有的作用，成了無(wú)用的擺設(shè)。
3.3缺乏信息化建設(shè)的安全保障體系
信息化的高速發(fā)展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時(shí)也帶來(lái)了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，保密安全隱患也隨之增強(qiáng)。
4高校信息化建設(shè)應(yīng)采取的必要措施
4.1加強(qiáng)宣傳，改變對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
在檔案信息化建設(shè)中的各個(gè)具體環(huán)節(jié)和發(fā)展階段，有的放矢地對(duì)檔案信息化過(guò)程中所遇到的一系列具體問(wèn)題展開(kāi)具體分析和研究，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過(guò)檔案法規(guī)宣傳，開(kāi)展檔案信息化管理知識(shí)競(jìng)賽，舉辦各類展覽等活動(dòng)，提高教職員工的觀念認(rèn)識(shí)，使其以積極主動(dòng)投入到檔案信息化建設(shè)中去。
4.2加大資金投入，加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)
首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現(xiàn)代軟件和硬件的適應(yīng)。有條件的高校通過(guò)設(shè)立專項(xiàng)資金進(jìn)行信息化建設(shè)來(lái)強(qiáng)化提高信息化所需的軟硬件設(shè)施。目前，高校的財(cái)政資源主要來(lái)自各級(jí)政府，這需要做大量的工作，引進(jìn)資金，加快轉(zhuǎn)型的步伐。同時(shí)，高校應(yīng)積極主動(dòng)與上級(jí)主管部門(mén)溝通，進(jìn)行溝通和協(xié)商，共同提出解決問(wèn)題的辦法，，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
4.3加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
安全保障主要涉及兩個(gè)方面：一是對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；而是對(duì)電子文檔歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔真實(shí)有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時(shí)安裝必要的網(wǎng)絡(luò)防火墻，把存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息和電子文檔的局域網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)必要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，設(shè)置必要的訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)行身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息的安全?？傊咝n案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要大量的細(xì)致工作，要在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在這一過(guò)程中要堅(jiān)持能力、循序漸進(jìn)、檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供高效的快捷的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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本學(xué)期內(nèi)我系學(xué)生會(huì)主要分三個(gè)階段開(kāi)展活動(dòng):
第一階段(10月~11月中旬)主要配合學(xué)院的學(xué)風(fēng)檢查和衛(wèi)生檢查,主要針對(duì)早晚自習(xí)的檢查,早操以及宿舍衛(wèi)生的檢查,使大家養(yǎng)成一個(gè)良好的生活習(xí)慣,從而能更好的投入到學(xué)習(xí)工作中,在此期間舉行一些像籃球賽等的體育活動(dòng),使同學(xué)們互相增進(jìn)了解,營(yíng)造一個(gè)良好的團(tuán)結(jié)的學(xué)習(xí)生活氛圍.
第二階段(11月中旬~12月中下旬)聯(lián)合其他系學(xué)生會(huì)開(kāi)展一些大型心理講座和文藝晚會(huì),使一些不適應(yīng)大學(xué)生活的同學(xué)盡快走出心理誤區(qū),使大家在學(xué)習(xí)的同時(shí)保持一個(gè)正常的心態(tài).
第三階段(期末考試前~放假)加強(qiáng)對(duì)學(xué)風(fēng),安全的檢查和監(jiān)督,使大家在期末考試中取得一個(gè)滿意的成績(jī).
以上使我系學(xué)生會(huì)工作的一個(gè)綱要,具體工作分配給各個(gè)職能部門(mén):
秘書(shū)部:首先，建立學(xué)生會(huì)規(guī)章制度，完善學(xué)生會(huì)體制，整理學(xué)生會(huì)成員檔案，配合團(tuán)總支工作。
其次，部長(zhǎng)要認(rèn)真準(zhǔn)備主持每次學(xué)生會(huì)例會(huì)并做好記錄備案，通知一些主席團(tuán)通過(guò)的決定，安排活動(dòng)的進(jìn)行。
再次，管理保存我系學(xué)生會(huì)的會(huì)議記錄檔案，安排審核經(jīng)費(fèi)，每學(xué)期要協(xié)同老師做好有關(guān)學(xué)生會(huì)及各班的考核，配合老師的評(píng)優(yōu)工作。
宣傳部:進(jìn)行內(nèi)部的調(diào)整,將全部人員分為兩個(gè)組,輪流工作.如遇到大工作量,全體工作人員一起工作.在即將開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)前,宣傳部會(huì)提前做好宣傳工作.
組織部:首先,組織部干事之間開(kāi)“座談會(huì)”,促進(jìn)干事之間的感情，提高凝聚力和工作熱情及積極主動(dòng)性，同時(shí)進(jìn)行內(nèi)部的考核，賞罰分明，淘汰與吸收并舉，每星期進(jìn)行工作總結(jié)，向?qū)W生會(huì)積極反映相關(guān)情況。
其次，積極與其他部門(mén)合作溝通，密切配合，努力工作。協(xié)調(diào)其他部門(mén)組織體育活動(dòng)和文藝晚會(huì)等等。
再次，對(duì)系學(xué)生會(huì)的經(jīng)費(fèi)花銷做相關(guān)的記錄，管理學(xué)生會(huì)的賬目。
女生部：成立系學(xué)生會(huì)的啦啦隊(duì)，人數(shù)定為20人左右，并在女生中開(kāi)展一些針對(duì)女生的文體活動(dòng)和知識(shí)講座，為大學(xué)生活增光添彩。
實(shí)踐部：為我系學(xué)生會(huì)的正常運(yùn)作籌集經(jīng)費(fèi)，并可以聯(lián)合其他部門(mén)開(kāi)展一些活動(dòng)，組織一些對(duì)外聯(lián)系的活動(dòng)，為各個(gè)活動(dòng)拉贊助，提供經(jīng)費(fèi)支持，可以把學(xué)生會(huì)對(duì)外推廣，擴(kuò)大學(xué)生會(huì)的知名度。
生活部：定期對(duì)宿舍進(jìn)行檢查，并配合學(xué)院進(jìn)行檢查，開(kāi)展一些活動(dòng)，比如，宿舍評(píng)比大賽，衛(wèi)生評(píng)優(yōu)，食品衛(wèi)生安全的檢查和監(jiān)督等等。
學(xué)習(xí)部：提倡“快樂(lè)學(xué)習(xí)，快樂(lè)生活，彌補(bǔ)遺憾”。首先，檢查早晚自習(xí)，并上報(bào)各個(gè)輔導(dǎo)員，還會(huì)開(kāi)展評(píng)優(yōu)活動(dòng)。
其次，計(jì)劃在11月或者12月開(kāi)展有關(guān)英語(yǔ)方面的活動(dòng)，主題為“springthemoment”，將英語(yǔ)革命進(jìn)行到底。
再次，針對(duì)大學(xué)生關(guān)心的話題和熱點(diǎn)舉辦一場(chǎng)辯論賽，由學(xué)習(xí)部進(jìn)行組織。還會(huì)組織一些有關(guān)學(xué)習(xí)的講座，比如，計(jì)算機(jī)二級(jí)和英語(yǔ)四級(jí)等等。
文體部：首先，在文藝方面組織文藝晚會(huì)或者歌唱比賽等等，組織一些有文藝方面才藝的同學(xué)帶領(lǐng)大家學(xué)習(xí)一些特長(zhǎng)，組織本系學(xué)生參加全院性質(zhì)的文藝活動(dòng)等等。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源研究；優(yōu)化工作環(huán)境
1 提高對(duì)靜態(tài)檔案資源的研究力度
1.1 解決思維創(chuàng)新
跳出傳統(tǒng)思維的局限，用全新的視角，全新的理念，由傳統(tǒng)的“保管員”跳躍到“研究員”的臺(tái)階上。這種認(rèn)識(shí)上的創(chuàng)新，需要檔案工作者自身的認(rèn)識(shí)飛躍，也需要主管機(jī)關(guān)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)到位。否則，很容易用舊觀念扼殺新理念。當(dāng)今信息社會(huì)，必須以加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來(lái)作為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措。隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個(gè)系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個(gè)新臺(tái)階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)，檔案的信息服務(wù)作用日益突出。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念。信息化建設(shè)主要從以下幾方面入手：（1）檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。（2）檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開(kāi)展檔案宣傳。（3）數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的便利。
1.2 解決機(jī)構(gòu)到位和課題到位問(wèn)題
只要認(rèn)識(shí)到位，事情便迎刃而解。沒(méi)有人去研究，當(dāng)然“研究”不起來(lái)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門(mén)必須提高其自身的管理水平、管理手段，必須從手工方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐?！疤嵘龣n案管理檔次，將檔案交給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理”正式成為一種必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)檔案信息資源的科學(xué)保管和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善，也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。通過(guò)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，檔案的管理和利用將完全通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，以高度集成的網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、規(guī)范化，為企業(yè)內(nèi)部及外部提供快捷高效的檔案信息服務(wù)，是對(duì)檔案部門(mén)和檔案工作者當(dāng)前和相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)提出的艱巨的系統(tǒng)工程。
目前，隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)的應(yīng)用，各級(jí)機(jī)關(guān)單位的一個(gè)重要內(nèi)容就是日常的收文、辦文和發(fā)文，公文的處理是機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具。因此，檔案信息化建設(shè)必須緊跟企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，檔案部門(mén)信息化建設(shè)要納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)體系。抓住企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)給檔案信息化發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，使檔案信息化建設(shè)盡快適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和運(yùn)行的需要。如何管理和保存企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，如何應(yīng)用電子化的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)服務(wù)，已成為檔案管理面臨的一個(gè)新課題。
1.3 解決研究成果的社會(huì)認(rèn)定
研究與成果認(rèn)定是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要建立成果的完成、成果的評(píng)價(jià)、成果的社會(huì)效應(yīng)、成果的陣地、成果的發(fā)表與交流等等。從企業(yè)檔案的特點(diǎn)來(lái)講，檔案研究成果是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，凝聚著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和廣大職工的聰明才智與辛勞汗水，無(wú)論它承載于何種形式的載體上，它自身特點(diǎn)具備企業(yè)無(wú)形財(cái)產(chǎn)的屬性，是企業(yè)用金錢(qián)難以買到的無(wú)價(jià)之寶。企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀重要思想為指導(dǎo)，實(shí)事求是地做好企業(yè)檔案工作，使檔案信息資源真正服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，以檔案工作的“有為”樹(shù)起在現(xiàn)代企業(yè)管理中的“有位”。
2 規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略
2.1 優(yōu)化檔案工作環(huán)境
包括硬環(huán)境和軟環(huán)境，建立吸納人才的環(huán)境機(jī)制。比如，較為優(yōu)越的工作環(huán)境、生活環(huán)境、發(fā)展環(huán)境等。面對(duì)龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設(shè)，減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，同時(shí)可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和收益。
2.1.1 檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。
2.1.2 檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。
2.2 創(chuàng)新觀念
靠工作的影響力樹(shù)立檔案工作的社會(huì)形象，讓檔案工作從不被人注意的角落跳出來(lái)，找準(zhǔn)自身在企業(yè)發(fā)展中的定位，最大限度地發(fā)揮自身的影響力?，F(xiàn)代企業(yè)的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)，檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，其發(fā)展方向必須與企業(yè)發(fā)展主流相一致。因此，要求檔案工作需要用科學(xué)發(fā)展觀的思想，大興求真務(wù)實(shí)之風(fēng)，大力弘揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神，始終保持昂揚(yáng)向上、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，團(tuán)結(jié)一致、真抓實(shí)干、爭(zhēng)創(chuàng)一流業(yè)績(jī)。目前，檔案的知識(shí)管理與檔案的實(shí)體管理、信息管理是并存的，但建立以用戶滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系是未來(lái)發(fā)展的大勢(shì)所趨。作為企業(yè)檔案工作者，我們必須從傳統(tǒng)的服務(wù)型模式中跳出來(lái)，建立“一切為用戶考慮、一切讓用戶滿意”的服務(wù)意識(shí)，并積極探索以知識(shí)型人才為主的檔案知識(shí)服務(wù)。
