時間：2022-08-19 17:03:01
序論：在您撰寫居委會檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
為深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，更好地適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展的新要求，發(fā)揮檔案工作在社區(qū)居委會基層建設(shè)中的重要作用，根據(jù)津檔23號《關(guān)于加強我市民生檔案工作的意見》的要求，自*年4月13日—17日，區(qū)檔案局組成考核小組，對全區(qū)部分社區(qū)居委會開展了檔案工作專項檢查，現(xiàn)將有關(guān)情況通報如下。
一、基本情況
今年3月份以來，區(qū)檔案局以加強社區(qū)民生檔案建設(shè)為重點，在全區(qū)12個街道辦事處，先后開展“社區(qū)居委會文件材料歸檔知識講座”活動，對社區(qū)居委會主任和檔案管理員進(jìn)行了廣泛培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使居委會主任和檔案管理人員加深明確了社區(qū)檔案工作的重要性和主要職責(zé)、任務(wù)，系統(tǒng)了解了社區(qū)檔案歸檔范圍、保管期限以及具體的整理操作步驟。全區(qū)200多個社區(qū)居委會在此基礎(chǔ)上，集中開展了社區(qū)檔案的整理工作，大多數(shù)社區(qū)居委會能夠按照區(qū)檔案局制訂的《南開區(qū)社區(qū)居委會文件材料歸檔范圍和保管期限表》管理社區(qū)檔案，全區(qū)12個街有11個街的社區(qū)居委會按照立卷歸檔新模式完成了社區(qū)檔案的整理工作，并將案卷目錄及時上交到街道辦事處，為下屆新的社區(qū)居委會開展工作奠定了基礎(chǔ)。目前社區(qū)居委會已規(guī)范建立起內(nèi)容包括公民醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育、勞動就業(yè)、低保、特殊群體、重點優(yōu)撫對象、流動人口、社會救助等方面的民生檔案。
二、主要特點
1、領(lǐng)導(dǎo)重視，社區(qū)建檔工作得到加強
各街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)十分重視社區(qū)建檔工作，對于社區(qū)是民生檔案產(chǎn)生和利用的重要基地和窗口有了充分的認(rèn)識，按照《南開區(qū)檔案局關(guān)于對社區(qū)居委會檔案整理情況進(jìn)行檢查的通知》的要求，積極配合做好基層社區(qū)居委會民生檔案的整理工作，在人、財、物上給予了一定的支持。如：嘉陵道街主任辦公會專題研究社區(qū)建檔工作，并規(guī)定時限，狠抓落實，在全區(qū)率先完成了社區(qū)居委會檔案整理工作。廣開街分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對社區(qū)檔案整理工作嚴(yán)格要求，在確保人力、物力的同時，要求并組織各社區(qū)居委會全體成員一起動手整理檔案，將歷年檔案整理完畢。學(xué)府街加大對全街社區(qū)檔案工作的資金投入，撥?？罱y(tǒng)一為社區(qū)建檔工作購置檔案裝具，較好的解決了社區(qū)資金不足問題。
2、克服困難，確保檔案整理工作如期完成
各街檔案干部在時間緊、任務(wù)重的情況下，沒有放松對檔案整理工作的要求，正確處理好日常工作與指導(dǎo)社區(qū)建檔工作的關(guān)系。她們同區(qū)檔案局的同志一起，深入社區(qū)居委會指導(dǎo)、幫助規(guī)范建檔，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，確保檔案整理工作取得實效。如：水上公園街檔案干部在懷孕特殊時期，克服困難，堅持到每個社區(qū)居委會耐心進(jìn)行指導(dǎo)，保證了案卷目錄的及時上交，受到居委會主任的好評。社區(qū)居委會高度重視檔案管理工作，他們在換屆選舉前，工作任務(wù)十分繁雜的情況下，有的集體利用周六、周日加班，有的把文件材料帶回家進(jìn)行整理，確保了社區(qū)檔案整理工作的如期完成。
3、規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理水平得到提升
通過規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理從原來的完全利用手工檢索，逐漸轉(zhuǎn)變成有條件的社區(qū)利用計算機輔助管理檔案，實現(xiàn)雙重檢索，極大提高了檔案檢索速率和查準(zhǔn)、查全率，方便了社區(qū)檔案干部利用檔案開展工作。如：鼓樓街在計算機輔助管理檔案方面先行先試，面對社區(qū)居委會主任年齡偏大、對計算機不太熟悉等不利條件，街檔案干部加大指導(dǎo)力度，使全街所有社區(qū)居委會實現(xiàn)了微機管理檔案。還有的社區(qū)居委會干部充分利用業(yè)余時間，甚至把部分工作帶回家由子女幫忙完成計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索利用，使基層社區(qū)檔案管理水平邁上了一個新臺階。
三、存在問題
雖然我區(qū)社區(qū)建檔工作取得了一些成績，但還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：
1、社區(qū)建檔工作發(fā)展不平衡
個別單位的領(lǐng)導(dǎo)對社區(qū)建檔工作的重要性認(rèn)識不夠。街檔案干部由于兼職過多沒有擔(dān)負(fù)起對社區(qū)檔案工作的督促和指導(dǎo)的職責(zé)。
2、部分社區(qū)建檔工作缺少必要的資金投入，不能保證社區(qū)建檔工作的規(guī)范管理。
一、統(tǒng)一思想，明確認(rèn)識，高度重視社區(qū)檔案工作
社區(qū)把做好檔案工作作為全面推進(jìn)和諧社區(qū)建設(shè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)，本著社區(qū)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里的精神，把社區(qū)檔案工作擺上了社區(qū)重要議事日程，納入社區(qū)發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，多次開展檔案法制宣傳教育，端正思想認(rèn)識，調(diào)動了社區(qū)干部做好檔案工作的積極性，同時邀請區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干指導(dǎo)培訓(xùn)了1名業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任性強的社區(qū)檔案管理工作者完成了檔案管理、歸檔、裝訂等工作，制定了考核辦法，明確職責(zé)，靠實責(zé)任，形成檔案工作與社區(qū)建設(shè)同步發(fā)展的良好氛圍，保證了社區(qū)建檔工作的順利開展。
二、加大投入，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
為了確保社區(qū)檔案工作的規(guī)范化、制度化和經(jīng)?；度?000余元，購置檔案柜5個、檔案盒200余套、檔案影集冊、配置了防火、防盜等設(shè)施，使社區(qū)檔案工作做到了5個統(tǒng)一，即：統(tǒng)一鐵柜裝具，統(tǒng)一檔案卷盒，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一集中保管，統(tǒng)一規(guī)定制定，特別是利用微機管理社區(qū)黨建、計生、衛(wèi)生、綜治、民政、社保、社區(qū)服務(wù)等專項工作的檔案資料，基本達(dá)到檔案安全保管、查閱方便的要求。
三、抓好培訓(xùn)，提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了提高社區(qū)居委會干部檔案業(yè)務(wù)水平，我們先后4次邀請區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干對社區(qū)開展培訓(xùn)工作，并指派社區(qū)檔案管理專干到區(qū)檔案局邊學(xué)習(xí)理論，邊整理檔案，通過理論和實踐相結(jié)合的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式使社區(qū)干部熟練地掌握了檔案整理歸檔保管技術(shù)，為社區(qū)建檔任務(wù)的全面完成和社區(qū)檔案工作今后的發(fā)展提供了有力的保證。
四、規(guī)范管理，強化社區(qū)檔案規(guī)范化整理。
社區(qū)居委會干部經(jīng)過培訓(xùn)后，依據(jù)《社區(qū)檔案歸檔范圍》和《社區(qū)居委會歸檔文件整理辦法》的要求，對本社區(qū)成立以來在社區(qū)建設(shè)各項工作中直接形成的具有保存價值的文件、圖表、實物等檔案，按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務(wù)類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進(jìn)行重新整理，排列有序，編目準(zhǔn)確，檢索方便，卷盒整齊美觀的標(biāo)準(zhǔn)，累計共整理各類檔案92盒，檔案起止年代從*年至20*年,文書檔案24盒，其中(永久7盒173件、長期5盒142件、短期12盒164件)計生檔案26卷，文化衛(wèi)生檔案11盒，(永久5盒38件、長期2盒66件、短期4盒61件)民政低保檔案卷26盒，勞動和社會保障檔案5卷，禁毒檔案78盒，各類圖書資料125冊。目前已累計保存各類照片檔案3冊119張，收集報刊186期。
五、建立健全制度，為搞好社區(qū)檔案提供方便
為了進(jìn)一步加強社區(qū)檔案的管理，充分發(fā)揮社區(qū)檔案的作用，我們根據(jù)社區(qū)的實際，制定了《社區(qū)檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《社區(qū)檔案整理歸檔制度》、《社區(qū)檔案管理制度》、《社區(qū)檔案保密制度》、《社區(qū)檔案查借閱利用制度》等，突出了為群眾服務(wù)的主題，建立了民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、人員檔案等，全面掌握轄區(qū)居住人員的基本情況，有針對性地開展便民服務(wù)，為群眾提供教育、法律、衛(wèi)生、就業(yè)、社保等政策法規(guī)咨詢服務(wù)，檔案在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、鄰里矛盾、司法調(diào)解、社會保障等方面發(fā)揮了重要作用，累計接待查閱檔案的群眾55人次，并根據(jù)轄區(qū)特困家庭、下崗職工的擇業(yè)推薦檔案，先后安排下崗職工和特困居民再就業(yè)58人，社區(qū)居民從幫困服務(wù)中感受到社區(qū)的溫暖，也看到了檔案的作用，社區(qū)指定專人堅持每月將社區(qū)黨建、文明建設(shè)、計生、民政、勞動保障、社會穩(wěn)定等有關(guān)檔案信息記錄下來，為社區(qū)各項工作提供了參考依據(jù)。
一、統(tǒng)一思想，明確認(rèn)識，高度重視社區(qū)檔案工作
社區(qū)把做好檔案工作作為全面推進(jìn)和諧社區(qū)建設(shè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)，本著社區(qū)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里的精神，把社區(qū)檔案工作擺上了社區(qū)重要議事日程，納入社區(qū)發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，多次開展檔案法制宣傳教育，端正思想認(rèn)識，調(diào)動了社區(qū)干部做好檔案工作的積極性，同時邀請區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干指導(dǎo)培訓(xùn)了1名業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任性強的社區(qū)檔案管理工作者完成了檔案管理、歸檔、裝訂等工作，制定了考核辦法，明確職責(zé)，靠實責(zé)任，形成檔案工作與社區(qū)建設(shè)同步發(fā)展的良好氛圍，保證了社區(qū)建檔工作的順利開展。
二、加大投入，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
為了確保社區(qū)檔案工作的規(guī)范化、制度化和經(jīng)常化，投入5000余元，購置檔案柜5個、檔案盒200余套、檔案影集冊、配置了防火、防盜等設(shè)施，使社區(qū)檔案工作做到了5個統(tǒng)一，即：統(tǒng)一鐵柜裝具，統(tǒng)一檔案卷盒，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一集中保管，統(tǒng)一規(guī)定制定，特別是利用微機管理社區(qū)黨建、計生、衛(wèi)生、綜治、民政、社保、社區(qū)服務(wù)等專項工作的檔案資料，基本達(dá)到檔案安全保管、查閱方便的要求。
三、抓好培訓(xùn)，提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了提高社區(qū)居委會干部檔案業(yè)務(wù)水平，我們先后4次邀請區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干對社區(qū)開展培訓(xùn)工作，并指派社區(qū)檔案管理專干到區(qū)檔案局邊學(xué)習(xí)理論，邊整理檔案，通過理論和實踐相結(jié)合的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式使社區(qū)干部熟練地掌握了檔案整理歸檔保管技術(shù)，為社區(qū)建檔任務(wù)的全面完成和社區(qū)檔案工作今后的發(fā)展提供了有力的保證。
四、規(guī)范管理，強化社區(qū)檔案規(guī)范化整理。
社區(qū)居委會干部經(jīng)過培訓(xùn)后，依據(jù)《社區(qū)檔案歸檔范圍》和《社區(qū)居委會歸檔文件整理辦法》的要求，對本社區(qū)成立以來在社區(qū)建設(shè)各項工作中直接形成的具有保存價值的文件、圖表、實物等檔案，按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務(wù)類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進(jìn)行重新整理，排列有序，編目準(zhǔn)確，檢索方便，卷盒整齊美觀的標(biāo)準(zhǔn)，累計共整理各類檔案92盒，檔案起止年代從*年至20*年,文書檔案24盒，其中(永久7盒173件、長期5盒142件、短期12盒164件)計生檔案26卷，文化衛(wèi)生檔案11盒，(永久5盒38件、長期2盒66件、短期4盒61件)民政低保檔案卷26盒，勞動和社會保障檔案5卷，禁毒檔案78盒，各類圖書資料125冊。目前已累計保存各類照片檔案3冊119張，收集報刊186期。
五、建立健全制度，為搞好社區(qū)檔案提供方便
為了進(jìn)一步加強社區(qū)檔案的管理，充分發(fā)揮社區(qū)檔案的作用，我們根據(jù)社區(qū)的實際，制定了《社區(qū)檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《社區(qū)檔案整理歸檔制度》、《社區(qū)檔案管理制度》、《社區(qū)檔案保密制度》、《社區(qū)檔案查借閱利用制度》等，突出了為群眾服務(wù)的主題，建立了民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、人員檔案等，全面掌握轄區(qū)居住人員的基本情況，有針對性地開展便民服務(wù)，為群眾提供教育、法律、衛(wèi)生、就業(yè)、社保等政策法規(guī)咨詢服務(wù)，檔案在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、鄰里矛盾、司法調(diào)解、社會保障等方面發(fā)揮了重要作用，累計接待查閱檔案的群眾55人次，并根據(jù)轄區(qū)特困家庭、下崗職工的擇業(yè)推薦檔案，先后安排下崗職工和特困居民再就業(yè)58人，社區(qū)居民從幫困服務(wù)中感受到社區(qū)的溫暖，也看到了檔案的作用，社區(qū)指定專人堅持每月將社區(qū)黨建、文明建設(shè)、計生、民政、勞動保障、社會穩(wěn)定等有關(guān)檔案信息記錄下來，為社區(qū)各項工作提供了參考依據(jù)。
隨著我國社會基層建設(shè)的加快，加強村（居）委會的檔案管理是服務(wù)民生較為重要的部分。因此，檔案人員需要采取各種科學(xué)有效的措施，對村（居）委會的檔案加強管理；通過現(xiàn)代化和規(guī)范化的檔案管理模式，可以使檔案更好的服務(wù)民生，取得良好的社會信譽。檔案人員開展村（居）委會檔案建立工作，首先需要建立科學(xué)合理的方案，從而提高村（居）委會檔案建設(shè)水平。
對居住范圍內(nèi)各類檔案資源進(jìn)行整合
村（居）委會對村（居）民檔案資源的整合非常必要。這項工作需要建立在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，加以先進(jìn)的思想開展工作。檔案人員可以通過定期召開座談會和征集優(yōu)秀論文等形式深入調(diào)查和研究，對檔案工作加強探索，保證檔案工作更加貼近民生，更好地為群眾服務(wù)。檔案人員需要樹立檔案利用的思想，了解更多民生方面的檔案需求，整合各項民生檔案資源管理工作，擴寬居住區(qū)域的檔案收集。對下崗職工檔案、低保檔案、農(nóng)戶檔案、代耕農(nóng)檔案、村（居）民檔案、計劃生育檔案和重大活動檔案等關(guān)乎群眾利益的檔案收集歸檔，增強檔案人員開展工作的動力和責(zé)任感，保證檔案服務(wù)于政府和群眾，讓檔案使民生得到改善。
通過專業(yè)化的指導(dǎo)促使檔案工作更加規(guī)范
檔案的規(guī)范化需要建立在加強指導(dǎo)和強化管理的基礎(chǔ)上。通過發(fā)送文件和業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，可以對檔案管理起到推動作用，檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案歸檔管理文件，確定民生檔案的歸檔范圍和期限。鎮(zhèn)檔案館要深入了解鎮(zhèn)區(qū)所有村（居）委會的檔案情況，收集各居住區(qū)域的檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔，加強各項檔案的收集和保管方式，同時，檔案收集范圍的擴大也非常必要。檔案人員可以通過建章立制，明確檔案人員的職責(zé)，保證檔案工作有可以遵循的規(guī)章制度。
通過妥善安排做好檔案利用工作
面向群眾可以更好地為村（居）民服務(wù)，從而創(chuàng)建更加美好的生活環(huán)境。檔案人員要加強對檔案的管理和利用，充分發(fā)揮檔案利用價值，使檔案真正服務(wù)群眾、改善民生。通過檔案可以了解民情、民意和民生，建立的檔案服務(wù)體系具有便民和利民的優(yōu)勢。同時計算機的檢索查閱也非常重要，村（居）委會可以根據(jù)現(xiàn)代化檔案的要求，通過數(shù)字化技術(shù)處理民生檔案，把各類檔案錄入到“中山文檔平臺”，完善檔案檢索查閱的利用體系?，F(xiàn)階段，人們已經(jīng)非常認(rèn)可檔案的價值，檔案管理也是服務(wù)民生的重要組成部分，為保證人民群眾的檔案利用需求得到滿足，現(xiàn)代化管理檔案可以取得較好的社會效益。
提高檔案人員的綜合素質(zhì)
1.1對社區(qū)檔案管理的認(rèn)識不足
盡管社區(qū)管理者一直強調(diào)社區(qū)檔案的重要性，但在真正實行時卻往往將其放在次要位置，甚至完全不要。而由于編制體制的原因，社區(qū)檔案大多直接由社區(qū)上級單位的辦公部門管理。很多社區(qū)根本不存在專門的檔案管理機構(gòu)，有些甚至連獨立的檔案室、檔案柜都沒有。這種態(tài)度上的不端正以及編制上的不完善，對社區(qū)的檔案管理、檔案建設(shè)產(chǎn)生了極其不好的影響，加大了收集、整理檔案工作的難度。
1.2社區(qū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低
術(shù)業(yè)有專攻，盡管檔案管理看起來是一份很簡單人人都能完成的工作，但在實際操作中，卻并沒有那么簡單。檔案管理并不是簡單機械的將文件資料整理為檔案資料，而是一份極有“學(xué)問”的工作，在整理時必須顧及到方方面面。社區(qū)處于社會中，各種關(guān)系極其復(fù)雜，對上有千絲萬縷的關(guān)系線，對下也有各種等待處理的事情，因此，必須認(rèn)真對待社區(qū)檔案管理工作，提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)。但在實際工作中，由于資金投入或人員編制等因素，許多社區(qū)的檔案管理工作人員都是兼職人員，既沒有過硬的專業(yè)素質(zhì)，也沒有進(jìn)行針對性培訓(xùn)，對檔案管理工作并不熟練，人員變換也非常頻繁。這些“臨時工”的頻繁交替，導(dǎo)致檔案工作在交接時出現(xiàn)各種問題，影響檔案管理的整體質(zhì)量水平。
1.3社區(qū)檔案的利用率低
由于檔案管理者不專業(yè)，在記錄檔案過程中，只是簡單地將文件資料整理成檔案資料，然后裝袋密封，整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時卻顯得極為浪費，既是對紙質(zhì)資源的浪費，也是對查閱者時間的浪費。這種重保管而不重使用的心態(tài)，使檔案管理工作變得可有可無，降低了社區(qū)檔案管理機構(gòu)的工作地位。
1.4社區(qū)檔案管理的資金投入不足
社區(qū)檔案一般保存在社區(qū)居委會，因此社區(qū)檔案能否妥善保存取決于居委會的經(jīng)濟(jì)能力。而居委會的資金很大一部分來源于當(dāng)?shù)卣呢斦芸?，由于各種原因和政策，這些錢款基本很難真正落實到居委會處。這對于檔案管理工作來說，無疑是雪上加霜。缺乏資金支持，容易導(dǎo)致無處存儲檔案、缺少存檔用具等各種問題，最終造成檔案丟失。這不僅會威脅檔案庫的完整性與安全性，還會影響到社區(qū)的日常工作。
2加強社區(qū)檔案管理工作的建議
2.1提升社區(qū)檔案管理工作的意識
很多時候，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定基層的動作，因此，只有領(lǐng)導(dǎo)重視社區(qū)檔案管理工作，基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此，社區(qū)檔案工作人員應(yīng)該有意識地展示社區(qū)檔案的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)重視。例如在社區(qū)宣傳專欄里宣傳、組織社區(qū)人員觀看影視資料等。通過這些方式，可使社會重視社區(qū)檔案管理工作，使居民了解社區(qū)檔案管理工作的急切性。
2.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)
一般來說，社區(qū)很難招聘到專業(yè)的檔案管理人員來管理社區(qū)檔案。因此，社區(qū)檔案管理人員大多屬于“兼職人員”，文化水平大不相同，價值觀念也略有差異，檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下，若想讓這些人員更加專業(yè)，就必須對他們進(jìn)行定期的檔案管理培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的工作熱情，為社區(qū)提供專業(yè)人才，使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。
2.3提高檔案利用率
時代在進(jìn)步，社區(qū)檔案的管理模式也應(yīng)隨著時代的發(fā)展做出相應(yīng)改變，要在管理中修正錯誤，改正缺陷，打破傳統(tǒng)老舊的管理模式，發(fā)展新的管理道路。傳統(tǒng)的檔案管理，基本屬于人工式管理，人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會帶來諸多問題，既耗費時間、人力，又容易出現(xiàn)各類錯誤，如漏頁、缺碼或分類不完整等。因此，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理人員必須摒棄這種傳統(tǒng)模式，善于利用計算機存儲檔案，實現(xiàn)社區(qū)全自動管理模式，這既能解放雙手，節(jié)省人力，又能提高工作效率，同時還有利于保護(hù)環(huán)境。部分社區(qū)存在只重量不重質(zhì)的現(xiàn)象，大量重復(fù)記錄檔案，使得社區(qū)檔案看起來厚厚一疊，利用起來卻毫無用處。檔案人員必須對社區(qū)檔案進(jìn)行合理分類，分離出社區(qū)內(nèi)較有特色的專屬本社區(qū)的檔案，以指導(dǎo)社區(qū)的未來發(fā)展方向，取社區(qū)檔案之精華，去社區(qū)檔案之糟粕，使社區(qū)走上一條健全完善有自身特色的發(fā)展之路，也使眾人看到社區(qū)檔案的利用效果。
2.4加大檔案管理工作的資金投入
關(guān)鍵詞：數(shù)字城管 城市部件 檔案管理 MapBasic 二次開發(fā)
中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0039-02
“數(shù)字城管”建設(shè)作為城市管理工作信息化的標(biāo)志，采用萬米單元網(wǎng)格管理法和城市部件、事件管理法相結(jié)合的方式，應(yīng)用、整合多項數(shù)字城市技術(shù)，創(chuàng)建城市管理監(jiān)督中心和指揮中心兩個軸心的管理體制，再造城市管理流程，從而實現(xiàn)精確、敏捷、高效、全時段、全方位覆蓋的城市管理模式。
為了開展上述工作，北京市東城區(qū)按照行政區(qū)域劃分管理權(quán)限，從縱向?qū)用?，將東城區(qū)的管理區(qū)域劃分為四個層面：街道辦事處、社區(qū)居委會、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)、萬米單元網(wǎng)格。其中街道辦事處10個，社區(qū)居委會126個，監(jiān)督員責(zé)任區(qū)92個、萬米單元網(wǎng)格1593個。東城區(qū)城市部件按照城市管理功能劃分，共分為六大類一共60種，城市部件的大類包括：公用設(shè)施類、道路交通類、市容環(huán)境類、園林綠化類、房屋土地類及其他類。根據(jù)統(tǒng)計東城區(qū)部件總數(shù)為168339個，此外還有各種參照物、興趣點、地址等數(shù)據(jù)，整個東城區(qū)城市部件的管理任務(wù)落實到92個監(jiān)督員身上，每個監(jiān)督員平均要管理1800多個城市部件。為了讓每個監(jiān)督員做到對自己轄區(qū)范圍的部件種類、部件標(biāo)識碼及部件所在的萬米單元網(wǎng)格編碼心中有數(shù)，能對城市部件進(jìn)行迅速查找和定位，建立一套城市部件檔案勢在必行。
鑒于東城區(qū)城市監(jiān)督管理中心使用的是MapInfo系統(tǒng)，因此本文選用MapInfo的二次開發(fā)語言MapBasic對MapInfo系統(tǒng)進(jìn)行功能擴展，基于城市部件空間數(shù)據(jù)庫，設(shè)計了城市部件數(shù)據(jù)檔案管理工具，完全滿足東城區(qū)城市監(jiān)督管理中心的要求。
1 程序設(shè)計方案
1.1 設(shè)計思路
城市部件數(shù)據(jù)檔案管理工具的功能要求主要包括：用戶可以根據(jù)街道辦事處名稱、社區(qū)居委會名稱、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)名稱、或萬米單元網(wǎng)格編碼對該區(qū)域的部件進(jìn)行查詢統(tǒng)計；計算該查詢區(qū)域內(nèi)各類部件的總數(shù)及該查詢區(qū)域內(nèi)各部件的詳細(xì)信息；將查詢的結(jié)果最終保存為xls格式的數(shù)據(jù)。
其中的查詢采用MapBasic空間查詢算法，查詢面對象中包含的點對象。根據(jù)對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的分析，可以知道街道辦事處、監(jiān)督員管理層面、社區(qū)居委會、萬米單元網(wǎng)格都是面對象，它們之間有如下的空間關(guān)系：萬米單元網(wǎng)格社區(qū)居委會街道辦事處。監(jiān)督員工作層面是個比較特殊的圖層，每個監(jiān)督員層面由一個或兩個社區(qū)居委會組成，但“王府井”和“站東街”兩個社區(qū)居委會例外，由于“王府井”和“站東街”這兩個居委會面積較大，因此在監(jiān)督員管理層面中這兩個社區(qū)居委會分別被劃分成兩個監(jiān)督員層面“王府井東”、“王府井西”和“站東街南”、“站東街北”，所以進(jìn)行算法設(shè)計時主要按照空間查詢的思想，對“王府井”和“站東街”進(jìn)行特殊處理。部件對象是點對象。對落在街道辦事處、監(jiān)督員管理層面、社區(qū)居委會、萬米單元網(wǎng)格的區(qū)域的部件對象進(jìn)行查詢就是所謂空間查詢。在MapInfo中查詢統(tǒng)計結(jié)果無法直接保存為xls的數(shù)據(jù)格式，需要將結(jié)果保存為MapInfo能輸出的txt文本格式，然后將這些文本格式的數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)成xls格式的文本。
1.2 程序?qū)崿F(xiàn)
（1）創(chuàng)建對話框部分。在對話框設(shè)置中，用戶可以選擇查詢對象，既可對部件對象查詢，也可對門址、參照物、興趣點查詢，這兩類數(shù)據(jù)的屬性結(jié)構(gòu)是完全不同的，因此必須分別進(jìn)行查詢。在查詢前必須讓用戶能選擇街道辦事處、監(jiān)督員工作層面、社區(qū)居委會和萬米單元網(wǎng)格圖層，可讓用戶查詢某一街道，某一社區(qū)、某一監(jiān)督員管理區(qū)域甚至可以精確到某一萬米單元網(wǎng)格的，可以選擇需要查詢的部件種類，這樣查詢設(shè)計可以滿足用戶的查詢需求。查詢對話框如圖1。
Dialog Width 175 Height 290
Title "統(tǒng)計窗口"
Calling Dialog_Sub
Control GroupBox
Title "選擇查詢對象"
Position 5，5 Width 165 Height 35
Control RadioGroup
Title "&部件查詢；&地址查詢"
ID 6
Value 1
Position 10 ，15 Width 50
calling RadioGroup_Sub
Control StaticText
Position 70，15
Width 100
Height 30
Control GroupBox
Title "表"
Position 5，40 Width 165 Height 70
Control StaticText
Title "街道"
Position 10，50
Control PopupMenu
Title From Variable jd_tablist
ID 12
Position 54，48 Width 110
Calling jdTab_sub
Control StaticText
Title "監(jiān)督員"
Position 10，65
Control PopupMenu
Title From Variable jdy_tablist
ID 13
Position 54，63 Width 110
Calling jdytab_Sub
（2）街道辦事處、社區(qū)居委會、監(jiān)督員責(zé)任區(qū)、萬米單元網(wǎng)格空間關(guān)系的查詢代碼。正如前面分析的這四個圖層關(guān)系如下：萬米單元網(wǎng)格社區(qū)居委會街道辦事處系，所以用Mapbasic語言的within語句就能將這三者的關(guān)系體現(xiàn)出來。監(jiān)督員管理層面和社區(qū)居委會的空間管理有點特殊。可以以用Partly Within來表示這兩者的關(guān)系。根據(jù)這四者之間的關(guān)系，編寫了如下代碼：
If check_sq=true then
If check_jdy=true Then
Select 社區(qū)居委會 From sq_Tab
'Where所屬管理社區(qū)=jdy_list（ReadControlValue（7））
Where Obj Partly Within Any（Select Obj from jdy_tab
Where Alias1=jdy_list（ReadControlValue（7）））
Into Sel
Else
Select 社區(qū)居委會 From sq_Tab
'Where 所屬街道=jd_list（ReadControlValue（1））
Where Obj Within Any（Select Obj From jd_tab
Where Alias2=jd_list（ReadControlValue（1）））
Into Sel
End If
Else
Alter control 2
Title ""
call wg_sub
Exit Sub
End If
（3）查詢結(jié)果顯示。在用戶選擇好需要查詢的管理區(qū)域和部件類型后，需要將所有的查詢統(tǒng)計結(jié)果保存為tab格式的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建tab格式的表，并對結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計輸出的代碼如下：
sq_count =TableInfo（sel，TAB_INFO_NROWS）
Redim sq_list（0）
If sq_count=0 Then
Redim sq_list（1）
Alter Control 2
Title From variable sq_list
Else
Fetch First From sel
Do
sq_Nm=sel.社區(qū)居委會
If sq_Nm"" Then
i=UBound（sq_list）+1
Redim sq_list（i）
sq_list（i）=sq_Nm
End If
Fetch Next From sel
Loop Until EOT（sel）
If ReadControlValue（6）=1 Then
Tab_Nm=PathToTableName$（FileSaveAsDlg（""，ExpressStr，"Tab"，"保存..."））
If Tab_Nm="_" Then
Goto cleanlist
End If
Create Table Tab_nm
（標(biāo)識碼 char（16），名稱 char（30），單元網(wǎng)格 char（14））
Type DBF
For k=1 To UBound（Seltab_list）
TabNm=Seltab_list（k）
alias3=TabNm+".所在單元網(wǎng)格"
alias5=wg_tab+".網(wǎng)格編碼"
If TabNm"" then
Select標(biāo)識碼，名稱，Right$（所在單元網(wǎng)格，5）From TabNm，wg_tab
Where alias3=alias5 And wg_code=ExpressStr
Order By 所在單元網(wǎng)格，標(biāo)識碼
Into sel
Insert into Tab_Nm Select * From sel
commit table Tab_Nm
End if
Next
Filename1=Tab_nm+"統(tǒng)計結(jié)果"+".txt"
Filename2=Tab_nm+".txt"
Select * From Tab_Nm
Order By 單元網(wǎng)格，標(biāo)識碼
Into bujian
Export bujian
Into Filename2
Type "ASCII" Titles
' Overwrite
Select名稱"部件名稱"，count（*）"部件總數(shù)" From Tab_Nm
Group by 名稱
Order By col2
Into bujiantongji
Export bujiantongji
Into Filename1
Type "ASCII" Titles
' Overwrite
End If
如圖2，為查詢統(tǒng)計表；圖3為查詢結(jié)果表。
2 結(jié)語
以上程序在MapBasic環(huán)境下，進(jìn)行編譯和運行，打開圖層進(jìn)行相應(yīng)的操作可以實現(xiàn)各程序功能，本程序增加了MapInfo的系統(tǒng)功能，可提高工作效率，使用方便，對管理人員來說，能做到對每個管理區(qū)域的部件種類和個數(shù)心中有數(shù)。批量保存功能可以將查詢結(jié)果批量保存為txt文本格式，在word中打開后使用宏命令對結(jié)果打印輸出，制作成小冊子，讓監(jiān)督員隨身攜帶，便于及時查閱。
參考文獻(xiàn)
[1]陳平.網(wǎng)格化城市管理新模式[M].北京：出版：北京大學(xué)出版社，2000.
關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理工作 規(guī)范化 電子化
一、前言
幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進(jìn)行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認(rèn)知，與大家進(jìn)行共同探討。
城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項對低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)的城鄉(xiāng)貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。
貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區(qū)居委會）提出書面申請和身份證等相關(guān)材料，村委會（或社區(qū)居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。
二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略
1.保證信息資料健全
低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會（或社區(qū)居委會）三級分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。
城鄉(xiāng)最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細(xì)信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區(qū)委員會）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。
2.加強低保檔案的規(guī)范化管理
低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發(fā)放。我縣共13個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區(qū)居委會）為單位附上索引，明顯標(biāo)志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進(jìn)一步加強低保檔案規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、綜合計劃制以及目標(biāo)管理制和部門及個人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標(biāo)管理以及考核實施細(xì)則、目標(biāo)管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。
3.低保檔案的電子化
我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進(jìn)行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節(jié)省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實做細(xì)低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對象與現(xiàn)有低保戶檔案進(jìn)行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進(jìn)行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。
4.低保檔案的動態(tài)管理
低保戶并不是永久性不變，而是動態(tài)管理，每個月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對象進(jìn)行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進(jìn)來，隨之縣鄉(xiāng)村三級的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對齊進(jìn)行動態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產(chǎn)品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。
總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進(jìn)，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現(xiàn)規(guī)范化、電子化。
參考文獻(xiàn)
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[4]王樹云.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢――檔案管理的信息化[J]赤子（上中旬），2015（1）
