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科研院所檔案管理多元性探索

時間:2022-09-21 08:34:19

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科研院所檔案管理多元性探索

0引言

隨著科技的快速發(fā)展和時代的進步,我國對科研的實施和推廣力度日益加強,而重大科研項目的積極開展離不開眾多高校及科研院所的鼎力支持,因此,為加強企業(yè)間交流、增強科研院所戰(zhàn)略合作、提升自身科研水平同時,各類型的文件及檔案將頻繁被使用,齊全的檔案管理體制將使得企業(yè)自身優(yōu)越性得到提升,從而抓住機會,迎接挑戰(zhàn)。檔案規(guī)范化管理對科研項目順利開展起到關鍵性作用,摒棄陳舊的亂堆亂放查閱繁瑣不便、手工記錄速度慢、無借閱及歸還記錄檔案丟失等管理制度,采用新型的管理體系使得檔案管理制度化、集中化、信息化、常態(tài)化才能保障檔案在存放和查閱過程中具有安全、持久、高效等優(yōu)勢,提高科研院所的團隊運營效率,增強技術創(chuàng)新,為我國的檔案管理提供參考,為科技發(fā)展做出貢獻。

1檔案管理制度化

目前科研院所檔案管理中存在人員管理意識欠缺、設備陳舊老化、軟件更新不存在更新換代等缺點,這就需要對相關設備硬件及軟件進行更換,讓電子檔案管理的優(yōu)勢得到發(fā)揮,讓管理人員的職能發(fā)揮作用。建立一套完善的規(guī)章制度,做到工作職責明確、業(yè)務銜接順暢、技術規(guī)范清晰。①建立檔案管理責任制。編制科學的檢索工具,全面熟悉室藏情況,做好咨詢服務工作和檔案利用工作,嚴格執(zhí)行保密制度,做好查借閱登記和利用效果登記,注意搜集利用效果和信息反饋,同時編制檔案應用狀況影響和檔案信息。并且隨時做好向檔案管理部門填報機關單位檔案工作統(tǒng)計及其他調查統(tǒng)計表,方便上級部門快速了解該單位,提升監(jiān)督、檢查和指導工作效率。②建立檔案保管制度。檔案管理人員須至少4人以上,并定期檢查、清點庫藏檔案和資料,發(fā)現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時,必須及時追查、處理和修復。同時檔案保存,檔案和資料,也必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。此外,檔案管理人員工作變動時,必須將所保管的檔案和資料清點移交,否則不予辦理調離手續(xù)。③檔案使用和保密制度。檔案管理人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī),遵守保密紀律,明確保密職責,維護檔案的安全的完整。保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密,必須按科研院所管理體系嚴格執(zhí)行,其中保密檔案及文件材料要妥善保管,絕密檔案要單獨保管。

2檔案管理集中化

從運行情況看,分散的數據管理易造成:檔案管理粗放、占用資源較多、存放地點分散,檔案人員素質參差不齊。從集中化的管理角度分析,科研院所應做到:①加強檔案儲存管理方式,集中各學院與部門檔案資料設立單獨檔案儲存室,并對現有檔案按年限、按種類歸檔,由專門檔案管理員負責管理確定檔案實效性并適時更新或銷毀,并對人員定期進行考核、考評。②加強檔案管理人員間工作協(xié)作、經驗交流、業(yè)務考察和培訓等活動,提升專業(yè)人員的業(yè)務水平,擴充檔案管理人員的視野。同時檔案管理人員要真正以實際行動處罰,不斷學習新的業(yè)務知識,提升自己綜合素質,從而進一步檔案集中化管理水平。③加強檔案的內部控制管理,積極做好每項工作,并在集中化、規(guī)范化基礎上,協(xié)調其他人員積極完善檔案的全方位管理。

3檔案管理信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于認為輸入與管理檔案信息,并無其他設備輔助管理十分復雜而且速度較慢,而機械化的認為管理難免會出現一些錯誤,導致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障。從信息化的管理角度分析,科研院所應做到:①將“信息”、“資源共享”、“儲存與檢索”等信息學理論與名詞引入檔案學,將檔案信息資源管理融為一體,提高檔案借閱查看率,增進體制內部人員知識水平。②將檔案信息公開化。做到科研信息資源共享、人員技術能力可見的社會化程度,解決科研院所“孤軍奮戰(zhàn)”、“互不關聯”的傳統(tǒng)體制,解放被禁錮的科研思維,不僅能夠其他使用者全面、準確、快速、方便地提供信息價值,也便于科研院所密切注視社會實踐的新發(fā)展、新動向,提高知名度。③建立文件查詢管理體系。檔案管理者在了解自身需求基礎、發(fā)展趨勢的前提下,系統(tǒng)性地編制檔案目錄、索引、指南、種類等檢索體系材料,有效地幫助檔案管理部門快速檢索檔案資料狀況,引導檔案使用部門順利便捷查找檔案。④建立無紙化辦公系統(tǒng)。以檢驗檢測報告為例,其出具過程中涉及多人員簽字程序,若相關人員因公外出則導致報告出具拖延;報告完成后,在郵寄給相關企業(yè)過程中亦有可能造成丟失、損壞等現象;企業(yè)在保存報告時,同樣存在丟失、損壞、周轉不及時等因素,對企業(yè)及單位本身都會造成影響。為適應新形勢下節(jié)能環(huán)保和物聯網大數據的發(fā)展趨勢,無紙化辦公因具有易學易用性、高度的網絡安全性、高度的靈活性等特性,可做到:加快信息傳遞、規(guī)范包公管理流程、提高辦事效率。此外,合理的無紙化辦公系統(tǒng)可為單位政務信息、公文流轉、溝通交流、知識管理、日常事務、個人事務、公共信息、系統(tǒng)維護等八大部分提供有力的保障,并能夠協(xié)同辦公系統(tǒng)與人力資源管理、項目管理、資產管理、客戶關系管理、檔案管理、車輛管理等系統(tǒng)共同構成和暢協(xié)同辦公平臺、數據共享,從而徹底消除了企業(yè)內部的信息膨脹和信息孤島。

4檔案管理常態(tài)化

檔案管理工作比較瑣碎、細致,要求檔案管理人員腦勤、口勤、手勤,同時也要求檔案使用人員積極配合管理者積極主動地做好檔案工作,在檔案使用中需做到:①在源頭上掐斷檔案涂改造假的可能。檔案在提交管理時必須由當事人簽字,確保原件真實性,同時管檔科室還需建立相應的臺賬,杜絕蒙混過關的現象,確保單位檔案的公信度。②注明檔案保管及借出種類。由檔案管理人員填寫《檔案使用歸還登記表》,并由負責人簽字,必要時加蓋公章。檔案工作人員對所歸材料逐一仔細核對,不符合借出時的原始條件,堅決拒收,并向上級匯報。③做好日常管理的考勤及班次交接,要求檔案管理人員積極動手、相互協(xié)助、積極交流,按照“一事一記、一年一審”要求,日常獎懲情況和履責評議年終考核情況逐一記錄在冊,著實做好對各類檔案的日常管理。

5總結

綜上所述,科研院所的檔案管理工作對于單位自身意義重大,檔案管理人員的作用也更需加強。通過建立檔信息制度化、集中化、信息化、常態(tài)化等多元素相結合才能對自身情況做充分的了解,才能及時有效的發(fā)揮各種檔案的重要作用,更有助于提高工作效率、提升知名度,才能抓住合作機遇,積極推動科技進步。