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企業(yè)檔案管理論文

時(shí)間:2022-06-14 03:46:16

序論:在您撰寫企業(yè)檔案管理論文時(shí),參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野,小編為您整理的1篇范文,希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情,引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。

企業(yè)檔案管理論文

企業(yè)檔案管理論文:加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理提高檔案管理水平

摘 要:會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,是國(guó)家檔案的重要組成部分,是企業(yè)的重要檔案,是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行,會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸,逐漸形成了檔案管理的新模式。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善,只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用,加強(qiáng)監(jiān)管,規(guī)范管理,提高從業(yè)人員的素質(zhì),才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn),在企業(yè)管理中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用,是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù),是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料,是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來(lái)國(guó)家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作,隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行,會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸,會(huì)計(jì)檔案管理模式,已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來(lái)越多的企業(yè)重視檔案管理,但是仍然存在許多問(wèn)題,與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào),無(wú)法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用,成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題日益顯現(xiàn),成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿,進(jìn)行核算,出具財(cái)務(wù)報(bào)告,整理檔案是可有可無(wú)的,以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員,忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性,也設(shè)置了專兼職檔案管理人員,但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚,造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視,以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足,造成在事件回溯和證據(jù)采集過(guò)程中丟失有力的依據(jù)和資料,嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面,會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道,會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面,會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位,作為專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求,熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視,以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整,檔案管理混亂,查詢不方便,甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒(méi)有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無(wú)章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏,造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié),數(shù)據(jù)不一致,管理不同步,給檔案管理工作帶來(lái)了很大麻煩。

二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題,筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分,更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié),各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,明確責(zé)任,確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作,企業(yè)培訓(xùn)部門需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容,通過(guò)“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理,可以通過(guò)課題的形式進(jìn)行攻關(guān),實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索,從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn),提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位,財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人,直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能,招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作,熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求,熟練掌握

計(jì)檔案信息資源管理技能,監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度,規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分,制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作,必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度,明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù),保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時(shí)候,必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同提出銷毀意見,報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批,編制銷毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度,進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合,明確流程,規(guī)范管理。

三、總論

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分,是企業(yè)的重要檔案,是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息,可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為,還可以為上級(jí)乃至國(guó)家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善,只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用,加強(qiáng)監(jiān)管,規(guī)范管理,提高從業(yè)人員的素質(zhì),才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

企業(yè)檔案管理論文:淺談新時(shí)期水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

自我國(guó)改革開放以來(lái),作為基礎(chǔ)建設(shè)的重要物資水泥已面臨嚴(yán)重的產(chǎn)能過(guò)剩問(wèn)題,水泥市場(chǎng)的需求增長(zhǎng)比不上產(chǎn)能的增長(zhǎng)速度。水泥制造企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于水泥的差異性小,價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)就成了水泥制造企業(yè)之間最主要的競(jìng)爭(zhēng)手段。大型水泥企業(yè)由于資金雄厚,可以通過(guò)采用先進(jìn)技術(shù),提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低生產(chǎn)成本的方式來(lái)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。不幸的是,許多中小型水泥制造企業(yè)沒(méi)有那么多的資金力量可以進(jìn)行技術(shù)革新,只能通過(guò)單純的降價(jià)來(lái)增加銷售,這容易導(dǎo)致惡性循環(huán),并最終進(jìn)入破產(chǎn)、倒閉的境地。筆者認(rèn)為,水泥制造企業(yè)不僅要在產(chǎn)品生產(chǎn)上加大投入,提高產(chǎn)品質(zhì)量,更應(yīng)從企業(yè)內(nèi)部著手,完善檔案管理工作,切實(shí)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

目前,有的水泥制造企業(yè)檔案管理工作已不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求,這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)檔案管理體制不健全,制度不完善

雖然,大多數(shù)的企業(yè)已使用計(jì)算機(jī)管理方式進(jìn)行檔案工作,但還只是處于初級(jí)階段,只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度,檔案管理工作的隨意性比較大,許多檔案管理工作無(wú)章可循。

(二)觀念落后

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的真正價(jià)值,對(duì)檔案工作在水泥制造企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中所起的作用缺少必要的認(rèn)識(shí),通常認(rèn)為,檔案室只是存放一些原始資料的場(chǎng)所。往往忽視檔案的管理工作,把主要精力都用在了產(chǎn)品的研發(fā)和市場(chǎng)的把握上。

(三)檔案文件不全

在接受檔案的過(guò)程中,往往接受的文件不全面,遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過(guò)程中,由于專業(yè)知識(shí)的匱乏,整理和歸檔工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏,這對(duì)檔案管理工作的嚴(yán)密性產(chǎn)生了極大的影響。

(四)檔案管理工作滯后

⒈檔案編制形式和內(nèi)容單一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案內(nèi)容的載體形式應(yīng)更趨向于多元化,各類檔案的信息收集不全面,使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層,無(wú)法利用檔案信息進(jìn)行戰(zhàn)略決策,從而使得檔案沒(méi)有產(chǎn)生其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。

⒉檔案編制成果檔次低,以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量,卻不重視編制成果的質(zhì)量,往往與實(shí)際相脫節(jié)。

⒊檔案管理人員素質(zhì)普遍較低、人數(shù)少。在實(shí)際的檔案管理工作中,檔案編制效率低下,究其原因主要是檔案編制人員整體素質(zhì)偏低,而他們的工作量又相對(duì)較大,所以給檔案管理工作帶來(lái)了較大的困難,嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理的效率。

(五)缺乏檔案管理專才

信息化社會(huì)的到來(lái),需要一批既懂得檔案管理專業(yè)知識(shí),又懂得水泥行業(yè)專業(yè)知識(shí),還懂得信息技術(shù)的檔案管理專才。目前,許多水泥制造企業(yè)的檔案管理人員還不具備這類的復(fù)合型人才,他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要進(jìn)一步的提高,企業(yè)要為這一類人員提供必要的培訓(xùn),使他們能夠跟上檔案管理專業(yè)快速發(fā)展的步伐,為企業(yè)的發(fā)展提供更有效的支撐。

二、水泥制造企業(yè)檔案管理對(duì)策

針對(duì)上述的問(wèn)題,如果不引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視,并加以解決,將會(huì)影響企業(yè)在水泥行業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)性發(fā)展。因此,筆者認(rèn)為,必須從以下幾方面采取相應(yīng)的對(duì)策來(lái)解決水泥制造企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。

(一)完善企業(yè)檔案管理體制,嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行

要做好檔案管理工作,就必須完善其體制建設(shè)。檔案管理工作應(yīng)引入合理的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,有效改變檔案管理工作者目前不思進(jìn)取、滿足于現(xiàn)狀的局面。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制能使檔案工作人員有危機(jī)感,優(yōu)勝劣汰,工作效率低下,堅(jiān)決予以解聘。從而能夠有效激發(fā)工作人員的工作激情,發(fā)揮其個(gè)人潛力,更好的投身工作。

還必須制定詳細(xì)的管理制度,并嚴(yán)格按管理制度執(zhí)行。對(duì)檔案管理工作人員明確其職責(zé),評(píng)價(jià)其工作表現(xiàn),以月度考核、季度考核和年終考核相結(jié)合,實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。從而調(diào)動(dòng)全體檔案管理工作人員工作的積極性,規(guī)范其工作。

(二)更新傳統(tǒng)觀念,重視企業(yè)檔案管理工作

水泥制造企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的一個(gè)組成部分,對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業(yè)提供決策支持,還能為企業(yè)的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經(jīng)驗(yàn),就是企業(yè)的資料寶藏。對(duì)企業(yè)員工應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度,增強(qiáng)他們的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到檔案的寶貴性,才能重視檔案管理工作。

(三)合理劃分檔案文件,確保歸檔文件完整、齊全

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面應(yīng)用于檔案管理工作。使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度,大大節(jié)省傳統(tǒng)方式的手工操作所花費(fèi)的時(shí)間。如采用條形碼來(lái)代替檔案號(hào),既快捷,又可靠。不會(huì)由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導(dǎo)致檔案文件的缺失。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作,可以真正的做到事半功倍。

(四)檔案管理工作創(chuàng)新,全面提升檔案管理工作質(zhì)量

企業(yè)要發(fā)展,要做大做強(qiáng),企業(yè)的檔案管理工作水平應(yīng)該能跟得上企業(yè)的發(fā)展速度。這就要求提高企業(yè)所有人員的有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)。要對(duì)全企業(yè)職工進(jìn)行必要的培訓(xùn),為他們講解檔案的基礎(chǔ)知識(shí)。檔案管理工作人員還應(yīng)明確自身的責(zé)任意識(shí),對(duì)檔案信息的保密工作,建立更為合理的管理方法和規(guī)章制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層,要舍得投入資金,加強(qiáng)檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。

(五)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高其綜合素質(zhì)

檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展,需要一批專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、積極進(jìn)取、勇于挑戰(zhàn)、具有創(chuàng)新能力的人才。加強(qiáng)培養(yǎng)和造就一批綜合素質(zhì)高的企業(yè)檔案管理人員的重要性,已經(jīng)越來(lái)越引起企業(yè)界的重視。企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)效,離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人才,而高素質(zhì)的專業(yè)管理人才,不僅需要他們具有較高的學(xué)歷背景,還需要他們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟某砷L(zhǎng)。這就需要企業(yè)重視對(duì)這批人員的培訓(xùn)工作,使他們不斷的學(xué)習(xí),不斷的成長(zhǎng)。作為檔案管理工作人員自身也要適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念,走出辦公室,和企業(yè)不同崗位的人員充分溝通交流,熟悉企業(yè)的各個(gè)組成部分。只有這樣,才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

企業(yè)檔案管理論文:加強(qiáng)油田開發(fā)企業(yè)檔案管理,提高檔案管理水平

摘要:油田開發(fā)檔案在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中起著重要作用。目前油田開發(fā)檔案在管理工作中存在著自動(dòng)化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠,生態(tài)環(huán)境差等問(wèn)題。要加強(qiáng)檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境建設(shè),電子檔案與紙質(zhì)檔案共存,加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè),提高檔案整體管理水平,使檔案工作在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞:油田檔案 管理水平 提高

油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證,是實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分,是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容,是油田企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù),也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來(lái),雖然各級(jí)、各層領(lǐng)導(dǎo)給予油田開發(fā)檔案一定的重視,油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模,現(xiàn)代化管理水平不斷提高,但在具體工作中仍有不少問(wèn)題需要改進(jìn)和加強(qiáng),本文通過(guò)對(duì)油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問(wèn)題進(jìn)行分析,提出一些見解和認(rèn)識(shí),使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學(xué),以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。

一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問(wèn)題

1.檔案管理的自動(dòng)化水平不高。提高檔案管理的自動(dòng)化水平喊了多年,但目前還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺(tái)微機(jī),手工檢索和錄入等主要工作方式。

2.檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過(guò)程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,有時(shí)出現(xiàn)檔案員逐個(gè)跑各個(gè)部門和科室,有的以忙推脫,檔案歸檔不及時(shí),有些重要檔案,由于檔案人員不可能參與每一項(xiàng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象,時(shí)間一長(zhǎng),甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動(dòng)頻繁,調(diào)動(dòng)人員總是急著辦手續(xù),檔案人員由于都是熟人關(guān)系,只要簽了字,馬上讓其辦理調(diào)動(dòng)手續(xù),而實(shí)際上該調(diào)動(dòng)人員手里可能還有重要的檔案還沒(méi)有歸檔上交。

3.檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級(jí)單位的檔案室,只是廠行政辦下面的一個(gè)班組,廠級(jí)由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長(zhǎng)主管),廠辦主任、或總工程師由于工作較忙,具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管,而檔案室主任只是一個(gè)班組長(zhǎng)的級(jí)別,與各個(gè)部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外,勞資、組織等業(yè)務(wù)部門還專門設(shè)有檔案室,也給檔案綜合管理帶來(lái)了困難。

4.檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過(guò)程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問(wèn)題,特別是文書檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分為多個(gè)子系統(tǒng),而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準(zhǔn),造成查找一個(gè)文件或資料費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。

5.檔案管理的深度和幅度有待加強(qiáng)。從深度上講,檔案管理人員對(duì)企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不掌握信息,生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟,導(dǎo)致檔案利用和收集的困難;從幅度上講,目前檔案室缺乏聲像檔案管理,這一塊目前在宣傳部門,這也給加強(qiáng)科學(xué)管理帶來(lái)了難度。

6.檔案人員素質(zhì)有待加強(qiáng)。都認(rèn)為檔案室是一個(gè)工作輕松部門,沒(méi)有過(guò)多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過(guò)進(jìn)人。人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,培訓(xùn)流于形式,也影響了檔案管理水平的提高。

7.檔案工作的生態(tài)環(huán)境問(wèn)題。檔案存放環(huán)境不理想,以第一采油廠為例,目前的檔案室是油田開發(fā)會(huì)戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室,房屋陳舊,樓板多處裂縫,經(jīng)多次鑒定,已達(dá)不到檔案存放的要求,而且與其他單位合用辦公,不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問(wèn)題:檔案工作人員待遇低,績(jī)效工資是全廠最低的,節(jié)假日無(wú)加班工資,沒(méi)有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。

二、措施和建議

1.規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好,幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求;二是排版形式為橫排,左側(cè)裝訂;三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù);四是公文字跡要清晰;五是公文引文文種要合理,用字要規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案的收集和一是檔案人員要主動(dòng)深入到各部門,主動(dòng)收集需要存檔的各種檔案資料、信息;二是加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門檔案人員的檔案意識(shí)教育;三是擴(kuò)大資料的存檔范圍;四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)議,掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài),及時(shí)催促該歸檔的資料一定要?dú)w檔;五是嚴(yán)格獎(jiǎng)懲,對(duì)于在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動(dòng)手續(xù),追究有關(guān)人員的責(zé)任。

3.整合檔案資源,加強(qiáng)綜合管理。一是提高檔案室的級(jí)別,配備專職的科級(jí)以上干部去管理檔案工作;二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門的檔案室,統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理;三是重新建聲像檔案,把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。

4.加強(qiáng)檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對(duì)現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評(píng)估分析,不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的,向上級(jí)主管部門匯報(bào),盡快統(tǒng)一整改;二是提高檔案工作人員的待遇,績(jī)效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇,節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇,技術(shù)職稱評(píng)定與地質(zhì)、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。

5.電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計(jì)電子檔案的操作細(xì)則達(dá)到快捷查閱的目的,新歸檔的檔案,適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔,不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔,以前的舊檔案,只建立檢索目錄電子檔案,以盡快實(shí)現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。

6.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作,不光要提高檔案室人員的技術(shù)素質(zhì),還要提高基層檔案人員的技術(shù)素質(zhì),培訓(xùn)要有針對(duì)性,要結(jié)合具體的案例,豐富檔案管理人員的知識(shí),不光要學(xué)習(xí)檔案知識(shí),還要學(xué)習(xí)油田開發(fā)的其他門類的知識(shí),以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力;要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心,在檔案管理人員的待遇沒(méi)有按照個(gè)人的意愿落實(shí)之前,該加班的要加班,節(jié)假日要保證有值班人員,保證手機(jī)暢通,以解決節(jié)假日資料檔案查閱的需要。

總之,在新的歷史時(shí)期,檔案工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn),提高油田企業(yè)管理水平的重任,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),全體檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視檔案工作.做好檔案工作,重新審視檔案工作,使檔案工作在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

企業(yè)檔案管理論文:企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程

根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同,可以把其劃分為以下三大階段:

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)(mis?的建立,什么是mis,解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同,但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的,即其一,管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng),并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始,應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后,把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理,極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后,再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①;其二,管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后按不同的要求,利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件;其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率,檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段,所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響,而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究,開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前,一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件,進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于,現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?,F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化,并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月,國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)cad應(yīng)用工程工作會(huì)議,會(huì)上宋健主任指示:這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日,王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出:要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn),為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日-13日,國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日-20日,在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院?召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日,國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”??梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件,美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上,并且符合文件的定義?!雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?gb/t17678-1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理,按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念,不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40-50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變,至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化,而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異,有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面:

其一,生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”,即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義:第一,通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū);第二,從某一形式的記錄媒體,如磁帶讀出信息。⑨可見,復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段,計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的,它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同,電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物,是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。

其二,管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法,因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上,它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系,根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三,存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四,管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段,紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體,而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段,電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體,但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體,文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

綜上可見,從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變,體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。

需要指出的是:上三個(gè)階段的劃分,并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè),尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán),在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位,所以在企業(yè)中,三個(gè)階段,或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說(shuō):隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展,以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要,將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查,在1998年,500家國(guó)有工業(yè)企業(yè)中已有88%的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理,50?2%企業(yè)的建成了與國(guó)家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。

企業(yè)檔案管理論文:談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中應(yīng)用的三階段

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程,不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡,而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同,可以把其劃分為以下三大階段:

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)(mis?的建立,什么是mis,解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同,但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的,即其一,管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng),并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始,應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后,把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理,極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后,再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①;其二,管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù),然后按不同的要求,利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件;其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率,檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段,所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響,而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究,開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前,一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件,進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于,現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?,F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化,并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月,國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)cad應(yīng)用工程工作會(huì)議,會(huì)上宋健主任指示:這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日,王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出:要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn),為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日-13日,國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日-20日,在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院?召開了cad電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日,國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”??梢?,有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件,美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上,并且符合文件的定義?!雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?gb/t17678-1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理,按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念,不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40-50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變,至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化,而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異,有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面:

其一,生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”,即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義:第一,通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū);第二,從某一形式的記錄媒體,如磁帶讀出信息。⑨可見,復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段,計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的,它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同,電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物,是研究和應(yīng)用cims的必然結(jié)果。

其二,管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法,因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上,它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系,根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三,存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四,管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段,紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體,而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段,電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體,但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體,文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

綜上可見,從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變,體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。

需要指出的是:上三個(gè)階段的劃分,并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個(gè)企業(yè),尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán),在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位,所以在企業(yè)中,三個(gè)階段,或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說(shuō):隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展,以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問(wèn)題的迫切需要,將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過(guò)程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查,在1998年,500家國(guó)有工業(yè)企業(yè)中已有88%的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理,50?2%企業(yè)的建成了與國(guó)家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。⑩顯然,電子文件階段將是21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢(shì)。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)作的有關(guān)問(wèn)題。

企業(yè)檔案管理論文:淺析規(guī)范企業(yè)檔案管理來(lái)促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作是企業(yè)管理的重要部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護(hù)企業(yè)持續(xù)發(fā)展,還原企業(yè)歷史發(fā)展的一項(xiàng)重要工作??茖W(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。作為一名從事檔案管理的工作人員,筆者感到:

一、只有規(guī)范企業(yè)檔案管理,才能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展

隨著企業(yè)的發(fā)展,規(guī)范檔案管理是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中管理工作的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理工作做好了,即可以為企業(yè)管理者及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況,適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù),又可以有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)知企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果,為企業(yè)與各方進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范與否筆者以為主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是檔案管理是否與企業(yè)發(fā)展相匹配;二是企業(yè)檔案管理是否有規(guī)可循;三是企業(yè)檔案收集是否完整;四是企業(yè)檔案管理的利用是否富有成效。

企業(yè)檔案管理規(guī)范化是建立在企業(yè)良性發(fā)展基礎(chǔ)之上的,也是企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過(guò)程中管理工作的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣,管理工作繁瑣,不規(guī)范的管理會(huì)導(dǎo)致檔案管理雜亂無(wú)章。檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)有三點(diǎn):一是部分企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力、人力投入不足;二是檔案收集不規(guī)范,有的企業(yè)在檔案收集過(guò)程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;三是有的企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高造成檔案整理不規(guī)范,特別是在立卷過(guò)程中,有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符等等。諸如此類現(xiàn)象,給規(guī)范檔案管理工作帶來(lái)消極影響,給決策者提供不完備的信息,這樣給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重后果。因此只有使企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化,才能為企業(yè)決策者提供強(qiáng)有力的決策依據(jù),才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

二、企業(yè)檔案的規(guī)范化管理必須做到以下幾點(diǎn)

1.要依據(jù)國(guó)家的檔案法規(guī),建立起企業(yè)檔案科學(xué)、合理的收集、整理、立卷和科學(xué)歸檔制度并在企業(yè)內(nèi)建立完善的企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò),制定專業(yè)檔案人員的崗位職責(zé),實(shí)行檔案管理與各項(xiàng)管理工作同步進(jìn)行,即在企業(yè)驗(yàn)收各項(xiàng)管理工作的同時(shí),驗(yàn)收檔案管理工作。

2.現(xiàn)在大部分企業(yè)都配有專職的檔案管理人員,這就要求企業(yè)管理者在配備檔案管理人員時(shí),一定要配備有高度事業(yè)心、責(zé)任感的員工擔(dān)當(dāng),檔案管理者一定要不斷提高自身專業(yè)水平,大力開發(fā)檔案管理信息資源,為企業(yè)持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.企業(yè)檔案管理者要根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況開發(fā)和利用檔案信息,編制多種檢索工具,使企業(yè)檔案工作的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作給予重視,要加大投入,采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),配置現(xiàn)代的管理設(shè)備,適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

總之,只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化,解決企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題,不斷提高檔案管理水平,才能適應(yīng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。

企業(yè)檔案管理論文:關(guān)于企業(yè)人事檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策

企業(yè)人事檔案記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等過(guò)程中形成的信息資料,是企業(yè)發(fā)展和職工活動(dòng)的真實(shí)記錄,是國(guó)家檔案的重要組成部分。因此,管理好企業(yè)的人事檔案具有,具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。但是在目前,四平市的部分企業(yè)沒(méi)有建立規(guī)范的職工檔案,職工合法權(quán)益得不到保障。四平現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)達(dá)500多家,由于多種原因,近一半的企業(yè)沒(méi)有建立人事檔案,新進(jìn)職工與離職職工沒(méi)有記載,職工技術(shù)職稱及技能不能確定,因沒(méi)有文字記錄,也就沒(méi)有企業(yè)來(lái)管理,養(yǎng)老醫(yī)療等應(yīng)享受的待遇使職工不能享受;還有一些企業(yè)職工檔案資料收集不全。有四個(gè)方面的原因:一是企業(yè)在招用職工時(shí),沒(méi)有立即為其建立檔案,故沒(méi)有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案,但沒(méi)有把職工的定級(jí)表、勞動(dòng)技能鑒定表等資料歸檔,至使不少個(gè)人資料遺漏遺失。三是國(guó)有、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))企業(yè)改制后,不與職工簽定勞動(dòng)合同,對(duì)辭退的老職工也沒(méi)有終止或解除合同,致使檔案中沒(méi)有《勞動(dòng)合同書》或《解除勞動(dòng)合同證明書》。四是企業(yè)對(duì)職工檔案管理混亂,造成職工檔案遺漏遺失嚴(yán)重。

一、當(dāng)前我市企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前,在我們四平市雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的企業(yè)人事檔案干部隊(duì)伍,但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要,特別是進(jìn)入21世紀(jì),熟悉人事檔案內(nèi)容,能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前,在四平市部分企業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:第一,檔號(hào)不規(guī)范;第二,案卷標(biāo)題不規(guī)范;第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄;第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

(三)現(xiàn)行檔案管理體制與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。我們四平市企業(yè)職工檔案由多個(gè)部門管理,部門分工交叉重迭。如當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案室管理當(dāng)?shù)?、外地大中專畢業(yè)生職工檔案,企業(yè)人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時(shí)身份的職工檔案。這種管理方式,有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制,給企業(yè)的職工管理帶來(lái)諸多麻煩,不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)。企業(yè)改制后,沒(méi)有了上級(jí)主管部門,企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案或有或無(wú)的責(zé)任問(wèn)題無(wú)部門追究。對(duì)已建好的職工檔案,因人員變動(dòng)等原因得不到妥善保管而丟失,職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里的現(xiàn)象也很多。部分企業(yè)為達(dá)到控制職工的目的,扣押職工檔案,使調(diào)離的職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù),造成人走多年,檔案還在原單位的情況。這些問(wèn)題的出現(xiàn),影響了職工檔案管理的規(guī)范和安全,同時(shí)也侵害了職工的個(gè)人利益。

(四)檔案保管條件太差,影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差,檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過(guò)且過(guò),責(zé)任意識(shí)不強(qiáng),檔案業(yè)務(wù)不熟悉,年復(fù)一年,檔案管理形成了惡性循環(huán),出現(xiàn)了檔案越管越差,越管越少的現(xiàn)象。

三、職工檔案規(guī)范化管理的有效措施

(一)建立與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代職工管理體制。管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展需要,企業(yè)職工檔案由現(xiàn)在的多級(jí)分散管理要逐步過(guò)渡為集中統(tǒng)一管理,有條件的企業(yè)獨(dú)立管理職工檔案,條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理。養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等檔案也可以由地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理,這樣既能有效地保障了職工的個(gè)人利益,方便了企業(yè)對(duì)職工或職工檔案的管理,避免不利于職工檔案保管和利用等現(xiàn)象的發(fā)生,積極發(fā)揮勞動(dòng)保障部門的服務(wù)職能,提高了辦事效率。

(二)加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理,確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障。為了地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展,為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理,筆者建議地方檔案行政部門、勞動(dòng)人事保障部門應(yīng)從實(shí)際出發(fā),是否聯(lián)合制定一個(gè)企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?,不論企業(yè)規(guī)模的大小,都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系,有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對(duì)轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查,對(duì)職工檔案達(dá)不到要求的,要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。必須做到不手軟,不走過(guò)場(chǎng),以法辦事。

大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后,其檔案資料應(yīng)統(tǒng)一移交所在地勞動(dòng)人事檔案服務(wù)中心檔案室實(shí)行綜合管理。當(dāng)大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生到企業(yè)工作后,勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室可根據(jù)企業(yè)自身管理情況,逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續(xù)由勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室負(fù)責(zé)保管。

(三)對(duì)于職工流動(dòng)的檔案管理。筆者認(rèn)為,檔案的移交保管方式有二種:一是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后又到新單位工作的,若新單位具有檔案管理?xiàng)l件的,可以把檔案移交到新的單位管理,也可把檔案移交地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后,又重新就業(yè)的,若新單位沒(méi)有檔案管理?xiàng)l件,則應(yīng)把檔案移交到勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室。

嚴(yán)禁涂改或遺漏遺失檔案。企業(yè)或勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室,當(dāng)發(fā)生涂改或遺漏遺失檔案資料時(shí),要及時(shí)報(bào)告當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門或上級(jí)主管部門,應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,到有關(guān)部門補(bǔ)辦有關(guān)資料,并追究有關(guān)部門或當(dāng)事人的責(zé)任。

(四)依法治檔,加大對(duì)企業(yè)職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對(duì)企業(yè)依法治檔的嚴(yán)肅性和規(guī)范性,力求在檔案法制建設(shè)上有新的進(jìn)展。依法治檔是促進(jìn)企業(yè)職工檔案全面、規(guī)范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執(zhí)法能力,提早介入企業(yè)職工檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程,完善檔案執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制,推進(jìn)依法治檔水平。要加大對(duì)企業(yè)檔案法規(guī)的宣傳教育,著重提高全社會(huì)特別是各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案法制意識(shí),在企業(yè)職工建檔問(wèn)題上,地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求,嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格執(zhí)法,嚴(yán)格監(jiān)督,不當(dāng)老好人,不去應(yīng)付或有差不多就行的意識(shí),更不能把《檔案法》當(dāng)作一種軟法去執(zhí)行。

企業(yè)檔案管理論文:我國(guó)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)探討

1.前言

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求,是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重,是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ),是做好檔案工作的關(guān)鍵。

2.我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況

20 世紀(jì)90 年代中期以來(lái),中國(guó)企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快,各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。企業(yè)開始建立使用辦公自動(dòng)化(oa)系統(tǒng)、erp 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)過(guò)程中形成的實(shí)體文件越來(lái)越少,取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無(wú)法有效地收集、管理易逝的、流動(dòng)的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)電子文件的涌現(xiàn),沒(méi)有及時(shí)應(yīng)對(duì),結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時(shí)隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。

2.2檔案管理信息化模式實(shí)效不高

一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)信息化浪潮,也開始積極行動(dòng)起來(lái),他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存,另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后,借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。但是,不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè),缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo),對(duì)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí),重藏輕用,重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用,結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。

2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作不足

早在1971 年國(guó)際上就開始探討電子檔案的管理模式,然而中國(guó)檔案界直至1996 年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)在北京召開之后,才開始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實(shí)踐則更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善,這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。

2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù),不能只滿足于計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單操作。

2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀

2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序;收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程,但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快,電子郵件等形式的無(wú)紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實(shí),如果運(yùn)用網(wǎng)上辦公,一個(gè)文件可同時(shí)發(fā)送多個(gè)主送單位,一個(gè)單位也可以接收各級(jí)部門的電子文件。這樣,《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化,公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序,發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標(biāo)來(lái)完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對(duì)多樣化的文書工作,必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

3.1加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的益處

1.大多數(shù)基層檔案室,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一,有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字,利用效率低,造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能,提高利用率。

2.檔案信息化管理使利用者可直接利用機(jī)讀文件的檔案,縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。

3.檔案信息化,是一次投入,多次產(chǎn)出的,這樣改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面。

4.檔案信息化,信息成果可進(jìn)行多份拷貝,這樣就拓寬了服務(wù)范圍,擴(kuò)大了社會(huì)影響。

5.檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時(shí)所遇到的庫(kù)房面積的壓力。

3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

針對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀,企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式,隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式,企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式,從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。

3.3實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化

企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化,實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺(tái)。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案,通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工,從而建立了電子化的檔案形式,方便人們的使用。

3.4實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化

企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化,提高企業(yè)檔案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù),即企業(yè)檔案庫(kù),通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式,其共享性和服務(wù)性較差,難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案,提供電子檔案的管理和共享模式,從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè),從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。

3.5要樹立文檔一體化意識(shí)

我們認(rèn)為文檔一體化的實(shí)質(zhì)是:把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起,加強(qiáng)對(duì)文本管理的超前控制,使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭,搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作,文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā),比較完整地把握工作流程,對(duì)于文件的歷史與現(xiàn)實(shí)價(jià)值有深刻認(rèn)識(shí),文書工作人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識(shí),每一個(gè)文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù),更要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度,按文檔一體化的要求,強(qiáng)化文書工作即檔案工作的理念,在文書流轉(zhuǎn)的過(guò)程中及時(shí)保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對(duì)文書工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo),使其明確歸檔范圍。

4. 加強(qiáng)檔案管理體制的創(chuàng)新

4.1檔案管理機(jī)制創(chuàng)新主要在于精簡(jiǎn)

任何企業(yè),精干是必然趨勢(shì),企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步,檔案管理的方法要?jiǎng)?chuàng)新,要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作內(nèi)涵,將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合,形成資源共享,使檔案管理成為一個(gè)集團(tuán)化的信息綜合體,這樣才能高效率、自主地、靈活地進(jìn)行檔案管理。

4.2檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效

企業(yè)就是要?jiǎng)?chuàng)利潤(rùn),無(wú)論經(jīng)濟(jì)體制改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制,都是為了經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標(biāo)的,從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換,提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。

5.結(jié)語(yǔ)

總之,為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),以檔案信息資源開發(fā)為中心,以提高檔案利用率為目的,把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局,把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中,為公司檔案信息管理工作全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。

企業(yè)檔案管理論文:論企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展

1、檔案概述

檔案是載體與文字、圖表、信息、聲像等內(nèi)容的結(jié)合物,是人類活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈臍v史記錄,是人類知識(shí)和智慧的結(jié)晶,是人們通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐活動(dòng)不斷積累完善的產(chǎn)物,其對(duì)后來(lái)的各種實(shí)踐活動(dòng)有著積極的借鑒和指導(dǎo)作用。檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案工作在企業(yè)只是記載歷史,無(wú)法促進(jìn)企業(yè)工作更有效益,但過(guò)去的檔案受傳統(tǒng)技術(shù)的束縛,致使檔案的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù),這才符合信息時(shí)代的檔案工作。

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后,在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案),適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用,檔案資料收集管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式,并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。現(xiàn)檔案資料大都可以進(jìn)行數(shù)字化處理,以磁盤、光盤、磁帶存貯,經(jīng)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”,這樣能有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的安全性及保存空間效大的問(wèn)題。

2、檔案管理特點(diǎn)

企業(yè)檔案資料的來(lái)源分很多類:技術(shù)、人事、財(cái)務(wù)、管理等,需要大量人力物力去收集、整理分類。這既耗費(fèi)大量的時(shí)間也需要大量的專業(yè)人才。隨著信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展,檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化。企業(yè)檔案材料可以由擬稿者直接分好類后寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,形成后存貯到辦公信息中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享,使企業(yè)員工可以快速掌握知識(shí),具備更強(qiáng)的工作能力。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),應(yīng)建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富,現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系,形成包括企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng),促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高,進(jìn)而取得利潤(rùn)。在信息時(shí)代計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類應(yīng)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面的狀況,不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行自由組合分類,這使分類將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般在重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收時(shí)對(duì)其檔案進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和接收,這使得檔案得不到及時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用,等整理完畢后,檔案已成為歷史,這樣就顯得有些滯后了。在信息時(shí)代的電子環(huán)境中,檔案就是知識(shí)資源,應(yīng)與設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,同步進(jìn)行,規(guī)范化處理知識(shí)資源,并且創(chuàng)新,而企業(yè)內(nèi)外的知識(shí)與信息、決策方法大都是在企業(yè)檔案知識(shí)與信息中,必須提高信息密度和傳遞速度,將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動(dòng)化,讓決策者們及時(shí)地得到它們,為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù),那么決策的質(zhì)量就可以保障,效率也有了提高。

3、檔案管理“雙軌制”

檔案的原始記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆簽名等,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。但在信息時(shí)代,由于電子檔案的使用,企業(yè)文件很難做到絕對(duì)保密,使得一些別有用心的人對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改。在現(xiàn)在技術(shù)條件下,電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“兩套制”,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址,同時(shí),在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址,以便利用時(shí)參照。企業(yè)檔案部門所管理的電子檔案還可采用以下方法來(lái)保證檔案的真實(shí)性、原始性:(1)應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件與復(fù)制件,歸檔的電子檔案還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件,檔案部門就當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔,以維持電子文件的權(quán)威性,并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。(2)通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效益。

因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。信息化時(shí)代的檔案工作,應(yīng)以快速方便查閱滿足利用者對(duì)檔案信息的使用,企業(yè)的檔案部門可在企業(yè)內(nèi)部設(shè)局域網(wǎng),以數(shù)字化的形式通過(guò)局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和科技人員提供必要、及時(shí)、可靠的檔案信息,滿足企業(yè)內(nèi)部各部門和人員工作自動(dòng)化過(guò)程對(duì)信息的需求,最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確處理和加工,檔案人員根據(jù)企業(yè)員工權(quán)限在網(wǎng)上提供實(shí)時(shí)供閱服務(wù),工作效率得到很大的提高,做到了準(zhǔn)確快捷,使檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用,促進(jìn)了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及科研活動(dòng)。而且通過(guò)用戶與檔案信息的頻繁使用,其檔案意識(shí)會(huì)不斷增強(qiáng),會(huì)充分認(rèn)可檔案人員的勞動(dòng),檔案的信息化發(fā)展會(huì)得到企業(yè)的不斷支持。

4、檔案管理的“反饋”

在檔案管理中,要積極注重“反饋”,反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。為了更深深層次開發(fā)檔案信息。通過(guò)反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果,進(jìn)行分析研究,可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如,企業(yè)產(chǎn)品經(jīng)過(guò)用戶使用之后,能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等,這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵,也是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出的評(píng)價(jià)。通過(guò)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進(jìn)行分析研究,在此基礎(chǔ)上,企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié),評(píng)判產(chǎn)品,檢查企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等,這對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

檔案工作是涉及到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作,也是提供知識(shí)服務(wù)、滿足現(xiàn)實(shí)工作中信息資源的保障。飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理之中,采用信息技術(shù)不僅是提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的手段,更是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向,其檔案信息量也日益劇增,面對(duì)浩如煙海的企業(yè)信息資源,必須通過(guò)現(xiàn)代化手段快速獲得所需企業(yè)檔案資料,以應(yīng)付復(fù)雜多變的局面。檔案部門不能只按照自身的理解、思維和認(rèn)識(shí)去收集、整理、保管檔案和提供利用,必須以利用者滿意為目標(biāo)、以利用者的需要為原則來(lái)審視檔案管理的全過(guò)程,轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí),改變服務(wù)方式,以利用者為中心,借助現(xiàn)代信息化技術(shù),為利用者提供智能化服務(wù),滿足利用者的個(gè)性化需求。因而企業(yè)檔案工作就必須向信息化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展,以跟上時(shí)代和技術(shù)進(jìn)步的步伐,以提高檔案管理工作效率。

企業(yè)檔案管理論文:淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)策略

摘 要:電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位,而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié),它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。本文著重從電力企業(yè)檔案管理的重要性、存在的主要問(wèn)題以及解決措施加以簡(jiǎn)單闡述。

關(guān)鍵詞:電力企業(yè) 檔案管理 重要性 存在問(wèn)題 解決措施

隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步,社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來(lái)說(shuō),隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整,電力的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)正在逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的,檔案的利用價(jià)值也逐漸被凸現(xiàn)出來(lái)。因此,如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源,使之更好地為電力工業(yè)服務(wù),已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。

一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位,而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié),它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程,而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息,進(jìn)而推動(dòng)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ),扎住機(jī)遇,加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作,使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制,保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

二、我國(guó)目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視

很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位,認(rèn)為它只是文字類的工作,和市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來(lái)簡(jiǎn)直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視,導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少,出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全,保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的,對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?,認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放,根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外,相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門,往往合并在其他部門之下,例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒(méi)有得到保存,而大量沒(méi)有價(jià)值的資料倒是被長(zhǎng)期保存了起來(lái),不僅不能推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,還會(huì)在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。

3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后

在新形勢(shì)下,電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來(lái)看,關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對(duì)滯后的,沒(méi)有取得什么顯著的研究成果。因此,電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力,專注于此項(xiàng)研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問(wèn)題呢?1)電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問(wèn)題。2)電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問(wèn)題。3)國(guó)家、社會(huì)對(duì)有保存價(jià)值的檔案的鑒定問(wèn)題。4)電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問(wèn)題。這些問(wèn)題的研究和解決其實(shí)都不是一蹴而就的,它需要通過(guò)檔案管理部門在實(shí)踐中逐步摸索,逐步解決。

4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向,也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看,檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。

其滯后性主要體現(xiàn)在2點(diǎn)。1)管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后,軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2)電力工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。

那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢?1)個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性,更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中,這樣就導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足,發(fā)展滯后。2)企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開展的,所以在多數(shù)企業(yè)中,關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全,缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3)電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施,但是由于種種原因的限制,導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低,數(shù)字的錄入量非常有限。4)沒(méi)有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如,有的企業(yè)花費(fèi)了大量的成本來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用,不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5)電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才,這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

三、強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度

電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行,不宜盲目。比較常見的法規(guī)有:《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法》等等。

2、爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

其實(shí),電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的,但在實(shí)際工作的開展中,往往事與愿違,達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此,我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好,就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性,進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。

3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在新形勢(shì)下,要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好,就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。要對(duì)他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn),不斷地激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和自覺(jué)性,提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來(lái)提高檔案工作人員的素質(zhì)呢?其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異,不可一概而論。但現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式,它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來(lái),是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外,加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。通過(guò)招聘那些懂法律、會(huì)外語(yǔ)、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才,改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后,還可以通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究,來(lái)積極探索新的檔案管理方法,以便適應(yīng)新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。

4、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展,我國(guó)電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念,來(lái)改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展,我們還是要盡量爭(zhēng)取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持,使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義,進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然,不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的,要具體問(wèn)題具體分析。例如,對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益好,現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè),要鼓勵(lì)其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè),我們可以采用分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式。

5、要切實(shí)做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作

電力企業(yè)要積極按照國(guó)家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定,投入資金,配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對(duì)于那些特殊載體檔案,我們要采取更為嚴(yán)密的安全措施,進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)。此外,我們要盡可能的保證那些涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。