時(shí)間：2022-06-14 03:27:19
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【摘要】軌道交通建設(shè)單位作為一個(gè)大型工程建設(shè)企業(yè)，參建單位眾多，涉及專業(yè)眾多，形成的檔案資料內(nèi)容廣泛，檔案分類尤其是軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類必須合理、科學(xué)規(guī)范，才能做好項(xiàng)目檔案管理工作，才能更好地服務(wù)企業(yè)，服務(wù)民生。
【關(guān)鍵詞】軌道交通建設(shè)單位；設(shè)備分類；設(shè)備檔案；類目設(shè)置
在傳統(tǒng)的檔案分類“十大類法”中，是把項(xiàng)目和設(shè)備安裝分開的，即設(shè)兩個(gè)一級(jí)類目：基本建設(shè)和設(shè)備儀器。在軌道交通建設(shè)項(xiàng)目中，這兩類比較難以區(qū)分。尤其是設(shè)備部分概念的模糊，哪些設(shè)備安裝可以隨基本建設(shè)歸類，哪些設(shè)備應(yīng)單獨(dú)歸類。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，涉及檔案資料的分類也就仁者見仁、智者見智。
一、軌道建設(shè)工程中設(shè)備分類的現(xiàn)狀
軌道交通建設(shè)工程的組成可分為工程基本設(shè)施和運(yùn)營(yíng)設(shè)備系統(tǒng)兩大部分：工程基本設(shè)施主要包括軌道、路基、隧道、橋梁、車站、主變電站、控制中心和車輛段綜合基地八大項(xiàng)。運(yùn)營(yíng)設(shè)備系統(tǒng)主要包括車輛、供電、通風(fēng)、空調(diào)、通信、信號(hào)、自動(dòng)扶梯、防災(zāi)報(bào)警、屏蔽門、自動(dòng)售檢票、監(jiān)控設(shè)施和給排水及消防等，所以在軌道交通建設(shè)工程中，設(shè)備安裝工程是除土建工程以外的第二大工程，相應(yīng)地，軌道建設(shè)工程施工資料也分為兩大類：土建施工資料和設(shè)備安裝資料。
在國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T180-2012）里，施工資料就分為兩大類：土建和機(jī)電設(shè)備施工資料，只是兩類資料包含的內(nèi)容與我們前面的劃分有所不同。它將電力安裝工程分為建筑電氣和供電系統(tǒng)兩個(gè)部分，把建筑電氣納入土建施工范圍，供電系統(tǒng)則納入機(jī)電設(shè)備安裝范圍。
在廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)則》（DB44/T1308-2014）里，施工資料類別的劃分則復(fù)雜得多。土建施工范圍只包括車站、區(qū)間土建、公共區(qū)裝飾裝修三個(gè)方面，將通風(fēng)空調(diào)、給排水和消防、建筑電氣（簡(jiǎn)稱“風(fēng)水電”）、車站設(shè)備區(qū)裝修、智能建筑統(tǒng)稱為建筑設(shè)備安裝工程，將供電、通信、信號(hào)、電梯與自動(dòng)扶梯、屏蔽門、地鐵車輛等統(tǒng)稱為系統(tǒng)設(shè)備安裝工程，將控制中心、變電所、車輛段綜合基地等的土建與設(shè)備安裝合并在一起，作為一個(gè)獨(dú)立的單位工程，稱之為復(fù)合工程，另外還將人防、軌道、聲屏障、鋼結(jié)構(gòu)等稱為專項(xiàng)工程，與前面四類并列。
在這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)里，關(guān)于軌道交通建設(shè)工程里的設(shè)備分類并不統(tǒng)一：國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)里除建筑電氣外，其他設(shè)備統(tǒng)一稱為機(jī)電設(shè)備。由于建筑電氣與土建工程關(guān)系密切，而將建筑電氣納入土建工程的范圍，使得建筑電氣有無類可歸的嫌疑。而廣東地方標(biāo)準(zhǔn)則將風(fēng)、水、電等設(shè)備稱為建筑設(shè)備，將供電、通信、信號(hào)等稱為系統(tǒng)設(shè)備。通常，“風(fēng)水電”也稱為通風(fēng)空調(diào)系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、建筑供配電系統(tǒng)、電氣照明系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)，從這些設(shè)備的名稱來看，也就是說風(fēng)、水、電也是系統(tǒng)設(shè)備，所以，既然系統(tǒng)設(shè)備包含了建筑設(shè)備，那么就不能將系統(tǒng)設(shè)備和建筑設(shè)備并列。
這里出現(xiàn)了幾個(gè)比較容易混淆的概念：機(jī)電設(shè)備、建筑設(shè)備、系統(tǒng)設(shè)備，建筑電氣與供電系統(tǒng)，究竟如何區(qū)分這幾個(gè)概念呢？
二、軌道交通建設(shè)工程中設(shè)備的概念
（一）建筑設(shè)備。建筑設(shè)備是現(xiàn)代建筑的重要組成部分，是為建筑物使用者提供生活和工作服務(wù)的各種設(shè)施和設(shè)備系統(tǒng)的總稱。建筑設(shè)備種類繁多，按其作用可分為改善環(huán)境的設(shè)備（如調(diào)節(jié)空氣溫度和濕度的空調(diào)設(shè)備等）、提供工作和生活方便的設(shè)備（如電話、電視、電梯和衛(wèi)生器具等）、增強(qiáng)居住安全的設(shè)備（如消防報(bào)警、防盜、抗震設(shè)備等）和提高工作效率的設(shè)備（如計(jì)算機(jī)管理、辦公自動(dòng)化設(shè)備等）等。按專業(yè)劃分，建筑設(shè)備主要包括通風(fēng)空調(diào)、建筑給排水和建筑電氣三大類。
建筑安裝單位的習(xí)慣做法是，把通風(fēng)空調(diào)、建筑給排水和建筑電氣即“風(fēng)、水、電”統(tǒng)稱建筑機(jī)電設(shè)備（簡(jiǎn)稱建筑設(shè)備），與工業(yè)機(jī)電設(shè)備相對(duì)應(yīng)?！帮L(fēng)”指建筑物的通風(fēng)空調(diào)系統(tǒng)，包括送風(fēng)、回風(fēng)、新風(fēng)、排風(fēng)及消聲、減振和空氣凈化裝置等；“水”指建筑物的給排水系統(tǒng)：包括生產(chǎn)給水系統(tǒng)、生活給水系統(tǒng)和消防給水系統(tǒng)，排水系統(tǒng)，熱水供應(yīng)系統(tǒng)；這里的“電”就專指建筑電氣，也就是建筑供配電系統(tǒng)、電氣照明系統(tǒng)、弱電設(shè)備、電梯和電氣安全與建筑防雷等。建筑電氣是建筑設(shè)備的一個(gè)專業(yè)組成部分。
所以，在建筑行業(yè)里的機(jī)電設(shè)備和建筑設(shè)備是同一概念的不同表達(dá)方式，即建筑機(jī)電設(shè)備，都是指組成建筑物的設(shè)備部分，依附于建筑物而存在，是建筑物現(xiàn)代化程度一種標(biāo)志。
（二）機(jī)電設(shè)備。機(jī)電設(shè)備指機(jī)械和電力設(shè)備的總稱。在現(xiàn)代社會(huì)，絕大多數(shù)設(shè)備都采用電力作為動(dòng)力的情況下，機(jī)電設(shè)備的涵蓋范圍最廣，當(dāng)然也包含了建筑電氣在內(nèi)，在軌道建設(shè)工程項(xiàng)目中，幾乎所有設(shè)備都是機(jī)電設(shè)備，那么把機(jī)電設(shè)備中的建筑電氣歸入土建范圍，而將其他所有設(shè)備稱為機(jī)電設(shè)備，有以偏概全之嫌。
（三）系統(tǒng)設(shè)備。系統(tǒng)設(shè)備是指某些設(shè)備按一定關(guān)系組成的有機(jī)整體，共同完成某些特定功能，它是一組機(jī)電設(shè)備的統(tǒng)稱。所以，系統(tǒng)設(shè)備是相對(duì)于單臺(tái)套的設(shè)備而言的，單臺(tái)套的機(jī)電設(shè)備不能稱為系統(tǒng)設(shè)備。在軌道交通建設(shè)工程中，只有車輛段里的一些檢修設(shè)備是單臺(tái)套的設(shè)備。所以系統(tǒng)設(shè)備與建筑設(shè)備不構(gòu)成并列關(guān)系，而是包含關(guān)系，不能作為同一級(jí)分類類目來設(shè)置。
（四）建筑電氣與供電系統(tǒng)。供電系統(tǒng)就是電源經(jīng)過主變電站、開閉所、牽引、降壓變電所等層層降壓，通過接觸網(wǎng)等送達(dá)軌道交通車輛運(yùn)行所需的“工業(yè)用電”設(shè)備安裝、運(yùn)行系統(tǒng)；而進(jìn)入建筑物供電線路之后的設(shè)備供配電、動(dòng)力照明等低壓、智能建筑等弱電安裝部分，稱建筑電氣，與建筑物相對(duì)應(yīng)，也可以理解為“民用電氣”。在一般小型建筑工程項(xiàng)目中，只有建筑氣的施工內(nèi)容。
在軌道交通建設(shè)工程中，我們可以這樣劃分整個(gè)工程中的電力系統(tǒng)：高、中壓變配電系統(tǒng)及提供地鐵車輛設(shè)備運(yùn)行所需的電力設(shè)備系統(tǒng)（供電系統(tǒng)）、低壓系統(tǒng)（建筑電氣）、弱電系統(tǒng)三部分。其中弱電系統(tǒng)，根據(jù)設(shè)備不同的服務(wù)范圍，單體建筑物的弱電系統(tǒng)即為建筑物提供舒適安全的生活或辦公條件，稱之為智能建筑；為地鐵車輛運(yùn)行提供服務(wù)的弱電系統(tǒng)，根據(jù)涉及的專業(yè)不同，分別稱之通信、信號(hào)、綜合監(jiān)控等系統(tǒng)。因?yàn)樵谲壍澜煌ńㄔO(shè)工程中，通信、信號(hào)、綜合監(jiān)控、自動(dòng)監(jiān)控、火災(zāi)報(bào)警等弱電系統(tǒng)是由線路控制中心統(tǒng)一控制的子系統(tǒng)，而不是單獨(dú)作為一個(gè)車站建筑附屬物而存在的，因此與單體建筑中的弱電系統(tǒng)（即智能建筑）應(yīng)有所區(qū)別。所以本文所指建筑電氣概念里不包含弱電系統(tǒng)，將其原有范圍進(jìn)行縮小。弱電系統(tǒng)與機(jī)電設(shè)備、建筑設(shè)備、系統(tǒng)設(shè)備一樣，他們相互之間是包含或交叉關(guān)系，不能同時(shí)設(shè)置為同一級(jí)檔案類目。
【摘要】質(zhì)量監(jiān)督檔案和竣工驗(yàn)收備案檔案是工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的兩大部分內(nèi)容，通過分析兩類檔案的內(nèi)容組成，探索內(nèi)部聯(lián)系，結(jié)合工作實(shí)際合理確定分類整理方法，編制方便快捷的檢索工具，實(shí)現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的科學(xué)整理，便捷利用，提高檔案管理水平，取得了明顯的工作成效。
【關(guān)鍵詞】質(zhì)量監(jiān)督檔案；竣工驗(yàn)收備案檔案；分類整理
武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站是承擔(dān)市政工程質(zhì)量監(jiān)督管理和竣工驗(yàn)收備案工作的事業(yè)單位，2010年順利通過檔案管理AAA級(jí)認(rèn)定，成為武漢市建設(shè)領(lǐng)域第一家檔案管理AAA級(jí)單位。2013年、2016年，順利復(fù)查換證，確認(rèn)為省特級(jí)，保持了檔案規(guī)范管理領(lǐng)先水平。在武漢市市政工程質(zhì)量監(jiān)督站室藏檔案中，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是其重要組成部分。
一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案類別及內(nèi)容
（一）質(zhì)量監(jiān)督檔案的主要內(nèi)容。包括工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記資料、工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、工程質(zhì)量事故報(bào)告及相關(guān)資料、行政執(zhí)法資料、需要保存的其他文件資料等。
（二）竣工驗(yàn)收備案檔案主要內(nèi)容。包括市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案表、工程施工許可證、工程質(zhì)量評(píng)價(jià)資料、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)可文件、工程質(zhì)量保障文件、法律法規(guī)要求的其他文件資料等。
二、分類整理方法
（一）類號(hào)的確定。將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為專業(yè)檔案，采用混合號(hào)碼制方式確定類號(hào)，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案確定為“Z1”，竣工驗(yàn)收備案檔案確定為“Z2”。
（二）分類方法的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案圍繞工程建設(shè)分階段逐步自然積累，以工程項(xiàng)目為中心，對(duì)象明確，實(shí)體單一，聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)的整體。檔案資料有明確的內(nèi)容，外部界限清晰，便于歸類?；谏鲜鎏卣鳎扇 靶再|(zhì)―工程項(xiàng)目分類法”進(jìn)行分類。
（三）檔案號(hào)的確定。市政工程大多跨多年施工，以年度為單位整理難以完整反映工程建設(shè)全過程，在編制檔案號(hào)時(shí)不以年度為限，直接以流水號(hào)順序排列，采取“分類號(hào)+案卷順序號(hào)”的方式編制檔案號(hào)。
（四）檔案保管期限的確定。工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是與工程質(zhì)量密切相關(guān)的原始資料記錄，是工程一旦發(fā)生質(zhì)量問題、出現(xiàn)投訴后進(jìn)行調(diào)查處理的重要依據(jù)，是監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員履職盡責(zé)的有效憑證，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》，確定保管期限為永久。
三、結(jié)合檔案實(shí)際的特殊處理
（一）兩類檔案的對(duì)應(yīng)。每項(xiàng)工程既有一套質(zhì)量監(jiān)督檔案，又有一套竣工驗(yàn)收備案檔案。為照顧其相互聯(lián)系，在分類整理過程中，對(duì)兩類檔案分別確定類別號(hào)，但使用相同的案卷號(hào)。如此，通過工程名稱按照案卷號(hào)查閱到質(zhì)量監(jiān)督檔案后，同一案卷號(hào)對(duì)應(yīng)該工程的竣工驗(yàn)收備案檔案，反之亦然。
（二）工程建設(shè)周期的對(duì)應(yīng)處理。利用流水號(hào)方式順序編排案卷號(hào)，直接從檔案號(hào)中無法反映檔案的生成年度和工程建設(shè)周期。整理過程中，采用增加備注、編制專用檢索工具的辦法予以解決。首先在檔案裝具封面上標(biāo)注質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和竣工驗(yàn)收備案號(hào)，直接反映工程的開工建設(shè)時(shí)間和驗(yàn)收時(shí)間；其次是在編制檢索目錄時(shí)，在案卷號(hào)后備注對(duì)應(yīng)工程的質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)和備案號(hào)，在檢索工具中實(shí)F一目了然。
（三）特殊檔案的處理。市政工程情況復(fù)雜，有的工程完工后遲遲不辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，造成質(zhì)量監(jiān)督檔案已經(jīng)形成，竣工驗(yàn)收備案檔案無從整理。按照兩類檔案對(duì)應(yīng)一致設(shè)置案卷號(hào)的原則，已形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案也難以編號(hào)整理。為解決上述問題，對(duì)單獨(dú)形成的質(zhì)量監(jiān)督檔案，采取類別號(hào)剔除阿拉伯?dāng)?shù)字只確定為“Z”，案卷號(hào)仍以流水號(hào)方式編排的方式加以整理，集中保管時(shí)歸為臨時(shí)檔案，待對(duì)應(yīng)的竣工驗(yàn)收備案檔案形成后再重新編號(hào)整理。
四、相關(guān)工作體會(huì)
（一）根據(jù)檔案實(shí)際合理分類。各地工程質(zhì)量監(jiān)督體制多樣，質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)的工作職責(zé)也不盡相同，有的監(jiān)督站可能并不承擔(dān)工程竣工驗(yàn)收備案的工作職責(zé)。在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案分類整理過程中，檔案人員應(yīng)從已有的檔案資料出發(fā)，合理確定分類整理方法，保證檔案資料得到妥善保管。
（二）加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)同配合。在質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，檔案部門并不是監(jiān)督檔案的生成主體，要做好檔案管理，就要加強(qiáng)與一線監(jiān)督部門的協(xié)同配合，檔案人員要主動(dòng)出擊，不僅把檔案管理的要求宣貫下去，更要充分掌握工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容構(gòu)成和內(nèi)在聯(lián)系，為合理分類、科學(xué)整理、便捷利用打下基礎(chǔ)。
工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)監(jiān)管任務(wù)繁重，相對(duì)于監(jiān)督執(zhí)法檢查工作，檔案工作往往是薄弱環(huán)節(jié)。在痕跡管理日益重要的今天，做好檔案管理刻不容緩。只要全體人員不斷提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)協(xié)同配合，工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案規(guī)范管理工作必將持續(xù)走向規(guī)范，不斷提升水平。
【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)特種設(shè)備的需求與關(guān)注度也越來越高。但傳統(tǒng)檔案管理思想中存在著一些弊端，工作人員認(rèn)為它只是單一的統(tǒng)計(jì)和記錄方式，并不需要過多的技巧和經(jīng)驗(yàn)。所以，在執(zhí)行階段并沒有給予其過多的重視，使得數(shù)據(jù)測(cè)量和記錄存在偏差，引起后續(xù)實(shí)施的不便。因此，本文從特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的問題入手，對(duì)主要方式進(jìn)行研究。
【關(guān)鍵詞】特種設(shè)備；檢驗(yàn)檢測(cè)；檔案管理
特種設(shè)備檔案管理工作主要是指根據(jù)設(shè)備的種類與特點(diǎn)進(jìn)行的文字、圖片整理方式。管理者可以從檔案中一目了然地對(duì)各類設(shè)備進(jìn)行深入化理解，并作出基本的活動(dòng)判斷。同時(shí)，單位對(duì)相關(guān)人員也有著一定的要求。例如：特種設(shè)備檢驗(yàn)數(shù)據(jù)要精確地表示出來、管理方法不得混亂，要有一定的對(duì)應(yīng)性等等。從這個(gè)角度來看，特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理勢(shì)在必行。
一、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的問題
（一）檔案管理意識(shí)薄弱。對(duì)于許多工作者而言，檔案管理的意識(shí)不是非常明顯，甚至?xí)霈F(xiàn)松懈的情況。從本質(zhì)上來講，此工作的重點(diǎn)主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對(duì)這兩個(gè)詞進(jìn)行延伸，相關(guān)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實(shí)施手段，還要做好檔案的安全保護(hù)工作，提高生產(chǎn)的有效性。但現(xiàn)實(shí)的情況恰恰相反，工作人員片面地認(rèn)為只有登記是他們的本職，其他的后期保護(hù)與業(yè)務(wù)管理都不應(yīng)該計(jì)算在內(nèi)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的宣傳，轉(zhuǎn)變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當(dāng)?shù)谋憷顾麄冊(cè)跀?shù)據(jù)采集、特種設(shè)備的文件歸類中無法形成一個(gè)明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對(duì)任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設(shè)定與實(shí)施。第三，少數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，特種設(shè)備的檔案管理工作是根據(jù)設(shè)備檢測(cè)明細(xì)中合格證書內(nèi)容對(duì)照來達(dá)到管理的目的，并進(jìn)行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術(shù)支持，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。因此，在相P資料檢索的過程中浪費(fèi)了大量的時(shí)間與金錢，使管理工作混亂。
（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設(shè)備檢測(cè)單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導(dǎo)致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)方案落實(shí)下去，工作只是流于形式，員工對(duì)其中的認(rèn)同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當(dāng)性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時(shí)歸還，管理者也沒有與其進(jìn)行協(xié)商或者催促，使得一些特種設(shè)備的資料“有去無還”。同時(shí)，還有一部分人對(duì)資料并不愛惜，管理手段不得當(dāng)，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤時(shí)隨意進(jìn)行涂改，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)了缺失。
二、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理
（一）提高檔案分類管理的認(rèn)識(shí)與責(zé)任感。特種設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)與責(zé)任感的提升主要針對(duì)兩部分人群。第一，對(duì)于實(shí)施部門的工作人員來講，他們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以服務(wù)為宗旨，以特種設(shè)備的不同類型劃分為主要目標(biāo)，將維修改造、使用年限、產(chǎn)品參數(shù)、生產(chǎn)廠家等重點(diǎn)記錄下來，以保證每一個(gè)特種設(shè)備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進(jìn)行重點(diǎn)劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強(qiáng)特種設(shè)備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會(huì)，檔案管理人員以工作的分類總結(jié)為主，對(duì)其中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行著重說明，并提出改進(jìn)方案。對(duì)于一些工作積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，管理者要以表揚(yáng)、鼓勵(lì)的方式調(diào)動(dòng)他們的積極性。反之，對(duì)于一些投機(jī)取巧的工作者，管理人員也要及時(shí)批評(píng)，并督促其改正。
（二）建立完善的特種設(shè)備檔案管理工作。完善的特種設(shè)備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調(diào)記錄與核準(zhǔn)方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實(shí)現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個(gè)特種設(shè)備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號(hào)進(jìn)行排序，并適當(dāng)調(diào)整入庫(kù)時(shí)間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個(gè)excel表格，將設(shè)備管理中的對(duì)應(yīng)事項(xiàng)都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗(yàn)證工作。第二，檔案管理人員在信息預(yù)覽、復(fù)制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設(shè)定一個(gè)OA軟件。每個(gè)特種設(shè)備都有其具體的號(hào)碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內(nèi)部人員如果有需要，可以將自己的員工編號(hào)輸入進(jìn)去，并依照特種設(shè)備的號(hào)碼進(jìn)行預(yù)覽。在借出和歸還方面，內(nèi)部人員要攜帶上級(jí)負(fù)責(zé)人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時(shí)間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會(huì)進(jìn)行自動(dòng)提醒。當(dāng)借出者歸還檔案時(shí)，工作人員同樣要進(jìn)行審查，以保證內(nèi)容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。
（三）建立嚴(yán)格的績(jī)效考核制度。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理者應(yīng)該及時(shí)建立完善的績(jī)效考核制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合性評(píng)估，提升他們的整體素質(zhì)。第一，要聘請(qǐng)專業(yè)的人員對(duì)檔案工作者的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)。例如：指導(dǎo)人員要從理論與實(shí)踐兩方面對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實(shí)踐方面，帶領(lǐng)工作人員“走出去”，讓他們?nèi)テ渌貐^(qū)與單位進(jìn)行業(yè)務(wù)觀摩，學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處，改進(jìn)自身的管理技術(shù)。第二，每隔一段時(shí)間對(duì)工作人員的能力進(jìn)行考察。以“綜合簡(jiǎn)述題”“日常操作管理”作為兩個(gè)重要記點(diǎn)。前者主要是對(duì)工作者的工作方法進(jìn)行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進(jìn)行查驗(yàn)。后者則是以平時(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，看工作人員是否按照記錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求將設(shè)備運(yùn)行維護(hù)和事故處理等內(nèi)容具體化?？傮w來說，管理者對(duì)兩部分成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，對(duì)連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時(shí)予以考慮。而對(duì)于成績(jī)不合格者，也要有一定的經(jīng)濟(jì)懲罰。
三、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的有效性
第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設(shè)備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動(dòng)，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設(shè)備的種類設(shè)定不完整，會(huì)為交接工作帶來一定的困難，影響檢測(cè)秩序。第二，促進(jìn)檔案的定期檢查工作。管理的有效性會(huì)使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細(xì)進(jìn)行裝訂或查詢，提升了工作速度。
四、結(jié)語
綜上所述，本文從三方面入手。第一，對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的問題進(jìn)行分析。第二，闡述了檔案管理的主要措施。第三，對(duì)管理的有效性進(jìn)行研究。從而得出：檔案分類管理工作在特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中至關(guān)重要。因此，管理人員要提高對(duì)工作的重視程度，定期召開例會(huì)進(jìn)行宣傳，完善內(nèi)部秩序。同時(shí)，工作者也要以技能的提升為標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案安全，為分類質(zhì)量的增強(qiáng)奠定基礎(chǔ)。
摘 要：檔案以文字、聲音、圖像等信息形式記錄了人類社會(huì)的發(fā)展，檔案也往往涵蓋了社會(huì)的方方面面，為了更好的做好檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠充分的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案管理工作的不足之處，并且在管理、歸檔、整理等面提升專業(yè)技巧，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。本文就檔案管理歸檔整理分類技巧進(jìn)行了分析研究。
關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔；分類；整理
檔案具有記錄寶貴信息的作用，無論是社會(huì)的關(guān)鍵變革、科學(xué)重大發(fā)展或者是歷史上偉人的決策、重大會(huì)議的記錄都能夠在檔案中找到相應(yīng)的資料，可見檔案無論是對(duì)于社會(huì)發(fā)展還是個(gè)人成長(zhǎng)是都有著極為重要的作用。更為重要的是檔案是一種傳承，它不僅對(duì)于當(dāng)代社會(huì)有著推進(jìn)作用，更能夠傳承到后世并對(duì)后世具有重大的借鑒意義，而檔案的管理工作能夠使檔案在很大程度上保存的更加安全，也使得人們能夠更快速的查找到人們所需要的資料，因此需要檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的檔案歸檔、檔案整理以及檔案分類技巧。
1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關(guān)技巧
2.1 檔案管理的相關(guān)技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
3 結(jié)束語
檔案無論是對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)還是后世都有著重要的借鑒作用，使人們能夠更加清晰、全面的確定未來的發(fā)展方向，如果在檔案的管理工作中出現(xiàn)失誤，那么就將不利于人們對(duì)于相關(guān)資料的查詢，甚至還會(huì)造成重要?dú)v史信息、資料的缺失。檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素，因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
【文章摘要】
檔案的要義是記載，記載最重要的目的是為了人類的存活和發(fā)展。人的記憶有限，生命也有限，要想有所記住和傳承，要想讓經(jīng)驗(yàn)有所保存，要想讓知識(shí)得到積累，要想讓思想認(rèn)識(shí)能夠獲得完好的延續(xù)和提升，就需要有外儲(chǔ)記憶來幫助，檔案可以說是人的容量無限的另一個(gè)大腦。檔案學(xué)，或可說是少數(shù)人的學(xué)問，然而檔案對(duì)于每一個(gè)來說都是有用的，人無一不生活在檔案的支撐中，就從積累了許多相關(guān)智慧和知識(shí)的醫(yī)藥檔案來說，正是它保護(hù)著人類一步步走到今天，而且還將向著更好地保護(hù)生命的方向不斷發(fā)展，檔案工作者尤當(dāng)意識(shí)到，檔案與人類同在，它是人類生命的一部分。
【關(guān)鍵詞】
檔案;醫(yī)藥;生命
說到檔案，一般人會(huì)想到那些紙張上書以文字，成摞、成袋、成排、成架存放起來的東西，然而檔案并不局限于此，比如中國(guó)第二歷史檔案館，就還存有馮玉祥的印章和民國(guó)三峽水利工程設(shè)計(jì)模型圖。
2007年7月，東北大學(xué)出版社推出丁海斌、陳凡編著《中國(guó)科技檔案史》，作者對(duì)遠(yuǎn)古先民的石器、陶器、巖畫以及火種、糧食、麻布、住房乃至家禽、家畜的出土遺骨也是從檔案學(xué)的角度去打量的，這些無不代表著遠(yuǎn)古先民的智慧和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這些智慧和經(jīng)驗(yàn)的接收和繼承無疑又抬高了后繼者的起點(diǎn)，從而能向更高處發(fā)展，中國(guó)的科技檔案史，就是在這種背景和基礎(chǔ)上開展起來的。
從生命繁衍和人類社會(huì)發(fā)展的角度看，檔案的要義是記載，記載的最重要的目的是為了人類的存活和發(fā)展。石器是有記憶的，陶器也是有記憶的，前者記住了狩獵，記住了打磨的不斷精進(jìn)，后者記住了汲取和保藏，記住了燒制可以越來越精致，而巖畫，則既有遠(yuǎn)古先民祈禱年豐人瑞等祭祀意義，又是對(duì)其生活經(jīng)驗(yàn)之存檔，如內(nèi)蒙古白岔河永興一幅青銅時(shí)代的狩獵巖畫上繪有獵人手持弓箭，這既證明了當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)厝说闹腔鄢潭?，也使后人看有所學(xué)。人猿揖別，拋石頭的時(shí)代過去了，在這里，巖畫有了檔案的意義，檔案為歷史記下了光輝的一頁，從而也光榮了檔案本身。
隨著語言文字和書寫印刷的發(fā)展，最能幫助人記憶的書冊(cè)文本占了上風(fēng)，檔案到底是以此為主了，《漢語大詞典》解釋“檔案”一詞即說：“檔案，指具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文件材料?！本?，既具體指書籍字畫的卷軸，又泛指書籍、書本，作為量詞，又指書籍的冊(cè)、本，這些都與書冊(cè)文本有關(guān)，而案卷，恰是檔案的意思，一個(gè)“卷”字，相關(guān)意思都隱含于其中了。
人的記憶有限，生命也有限，但是，倘不能不斷地有所記住和傳承，多少經(jīng)歷過的痛苦必然會(huì)重復(fù)經(jīng)歷，多少用生命換取的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，也必然還要用生命去換取，以人的大腦容量和生命局限，面對(duì)大千世界悠悠時(shí)空，要想有所記住和傳承，要想讓經(jīng)驗(yàn)有所保存，要想讓知識(shí)得到積累，要想讓思想認(rèn)識(shí)能夠獲得完好的延續(xù)和提升，就需要有外儲(chǔ)記憶來幫助，檔案可以說是人的容量無限的另一個(gè)大腦。
自古以來，凡需有所記載和傳承的，多與生存有關(guān)，衣食住行之外，對(duì)人類生命至為重要的，便是醫(yī)藥，沒有醫(yī)藥的保護(hù)，人類走不到今天。據(jù)那本《中國(guó)科技檔案史》介紹說：“中國(guó)古代的醫(yī)藥史，是從神農(nóng)嘗百草的傳說開始的。此外，原始社會(huì)還有‘庖犧制九針’以治病的傳說?？脊虐l(fā)現(xiàn)證明，遠(yuǎn)古時(shí)代的人們已使用了砭石、骨針等醫(yī)藥器具。按照正常邏輯推斷，當(dāng)文字產(chǎn)生后，人們就應(yīng)開始記錄病狀和藥性等，并因此產(chǎn)生了初期的醫(yī)藥文件、檔案等。關(guān)于這方面的文獻(xiàn)記載較多，如晉代皇甫謐《帝王世紀(jì)》載：‘黃帝使歧伯嘗味本草，定《本草經(jīng)》，造醫(yī)方以療眾疾。’又《重廣補(bǔ)注黃帝內(nèi)經(jīng)素問序》載：‘于是雷公之化，授業(yè)傳之，而內(nèi)經(jīng)作矣;歷代寶之，未有失墜。’這些記載不但說明了遠(yuǎn)古時(shí)期已有醫(yī)藥文件，而且‘歷代寶之’，作為檔案代代相傳?！?
今天的人們?cè)絹碓桨l(fā)現(xiàn)，《山海經(jīng)》是一部寶書，研究上古神話用得著它，研究遠(yuǎn)古地理用得著它，研究古代礦物、民族、物產(chǎn)等等也用得著它，就是中國(guó)遠(yuǎn)古醫(yī)藥，在這部書里也有存檔，不僅有，而且驚人?！吨袊?guó)科技檔案史》是這樣說的：
《山海經(jīng)》中有大量的藥物方面的記載。有人對(duì)《山海經(jīng)》中的藥物名作過統(tǒng)計(jì)，其中礦物類藥5種，植物類藥28種，木類藥23種，獸類藥16種，鳥類藥25種，水族類藥30種，其他類藥5種，計(jì)達(dá)132種，部分藥物至今仍在利用，而大部分不得其知。藥方相當(dāng)簡(jiǎn)單，都是單藥單方單功用，沒有復(fù)方，故產(chǎn)生時(shí)代原始。有學(xué)者指出，藥物的發(fā)現(xiàn)離不開人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，漁獵畜牧?xí)r應(yīng)動(dòng)物類藥發(fā)現(xiàn)多，而植物類藥大量出現(xiàn)，是農(nóng)業(yè)有較大發(fā)展的結(jié)果，礦物類藥少，表明手工業(yè)采礦業(yè)開始時(shí)間還不長(zhǎng)?！渡胶＝?jīng)》中的藥物名，是出自對(duì)遠(yuǎn)古以來人們辨識(shí)和利用藥物醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的匯集，也可以說是借鑒了相關(guān)的醫(yī)藥檔案編撰而成的[1]。
從《本草經(jīng)》到《山海經(jīng)》，可知中國(guó)人行醫(yī)識(shí)藥之早，而且“授業(yè)傳之，而內(nèi)經(jīng)作矣;歷代寶之，未有失墜”，早早地意識(shí)到了存檔的重要。
如果說“黃帝使歧伯嘗味本草”還屬于傳說，夾雜于《山海經(jīng)》中的藥物方面的記載還有些散亂，那么，早在周代，關(guān)于中國(guó)醫(yī)藥檔案工作已經(jīng)有了大致記載，檔案工作也已步入專業(yè)化?！吨芏Y?天官冢宰第一》：“醫(yī)師，上士二人，下士四人，府二人，史二人，徒二十人?！睏钐煊钭吨芏Y譯注》是這樣譯的：“醫(yī)師，由上士二人擔(dān)任，下士四人為副手，[還配有]府二人，史二人，徒二十人”。 “府”是做什么的，“史”又是做什么的？楊譯沒有說明，《中國(guó)科技檔案史》則破解道：“其中的府、史，應(yīng)是醫(yī)療部門的文書、檔案工作者?！倍搅饲貪h時(shí)期，中國(guó)醫(yī)藥檔案事業(yè)已是非?？捎^，這個(gè)時(shí)期“出現(xiàn)了最早的醫(yī)學(xué)著作和許多名醫(yī)。醫(yī)藥事業(yè)的繁榮導(dǎo)致并有賴于醫(yī)藥檔案工作的發(fā)展。這種發(fā)展首先表現(xiàn)在當(dāng)時(shí)出現(xiàn)了最早的有明確記載的醫(yī)案，即現(xiàn)在所稱之病歷檔案。據(jù)司馬遷《史記?扁鵲倉(cāng)公列傳》記載：西漢著名醫(yī)學(xué)家淳于意，‘所診者，皆有診籍’。這些診籍詳細(xì)記載了患者的姓名、籍貫、職業(yè)、病名，分析了病因、病理、脈象，并載明了治療方法和治療結(jié)果等”。
數(shù)字信息化時(shí)代，檔案越發(fā)不僅僅局限于紙質(zhì)文件，檔案載體的增多，無疑給檔案工作者帶來了新的課堂，當(dāng)此時(shí)代，有人及時(shí)地提醒和指出道：“目前除了大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有許多珍貴的聲像檔案、照片檔案。由于各類載體形式的檔案的管理制度尚未健全，沒有把各種載體的檔案分類排放，造成了管理上的混亂;不僅不利于檔案的長(zhǎng)期保管，更對(duì)以后的開發(fā)利用帶來了很大的困難。隨著計(jì)算機(jī)、醫(yī)療信息系統(tǒng)在各個(gè)醫(yī)院的普及，還形成了海量的電子醫(yī)療病案。這些不同載體形式的檔案管理?xiàng)l件各不同。因此要根據(jù)不同載體制定相關(guān)的管理辦法，按照不同載體檔案的具體要求管理檔案[4]”。
結(jié) 語：
檔案學(xué)，或可說是少數(shù)人的學(xué)問，然而檔案對(duì)于每一個(gè)來說都是有用的，人無一不生活在檔案的支撐中，就從積累了許多相關(guān)智慧和知識(shí)的醫(yī)藥檔案來說，正是它保護(hù)著人類一步步走到今天，而且還將向著更好地保護(hù)生命的方向不斷發(fā)展，檔案工作者尤當(dāng)意識(shí)到，檔案與人類同在，它是人類生命的一部分。
摘要：由于大量飲食技藝面臨失存、失真、失信、失傳、失眾的危險(xiǎn)，本文以保定市級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)項(xiàng)目――白肉罩火燒加工技藝為例，探析飲食技藝類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的檔案式保護(hù)，目的在于通過檔案的視角，反映傳統(tǒng)飲食技藝的發(fā)展演化過程，為飲食技藝的傳承貢獻(xiàn)力量。
關(guān)鍵詞：飲食技藝非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護(hù)
“民以食為天”，飲食技藝伴隨著人類的繁衍生息，不僅是飲食文化的系統(tǒng)映射，更是進(jìn)行民俗、歷史、經(jīng)濟(jì)、文化等方面研究不可或缺的重要方面。飲食技藝指飲品與食品加工制作的技術(shù)與工藝，屬于非物質(zhì)文化遺產(chǎn)中傳統(tǒng)技藝的一部分，目前已有48項(xiàng)飲食技藝被列入國(guó)家級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)名錄，這些項(xiàng)目大多存在于經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)、知名企業(yè)（如五芳齋粽子制作技藝、茅臺(tái)酒釀制技藝等），主要通過生產(chǎn)性保護(hù)、旅游資源開發(fā)、媒體宣傳等途徑進(jìn)行保護(hù)，著重開發(fā)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。事實(shí)上，在現(xiàn)代文明的沖擊下，大量民間飲食技藝受制于生產(chǎn)技術(shù)難度大、周期長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大、環(huán)境艱苦、利潤(rùn)空間有限等原因，面臨著失存、失真、失信、失傳、失眾的危險(xiǎn)。檔案式保護(hù)使無形的文化遺產(chǎn)能以檔案的形式得以“存下來、傳下來”，作為非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)的基本措施，已多次在《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)公約》《中華人民共和國(guó)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)法》等法律法規(guī)中被明確提出，盡管如此，飲食技藝類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的檔案式保護(hù)并未引起檔案界關(guān)注，保護(hù)實(shí)踐仍處于自發(fā)狀態(tài)。本文以保定市級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)“白肉罩火燒加工技藝”的檔案式保護(hù)實(shí)踐為例，探析飲食技藝類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的檔案式保護(hù)，以促進(jìn)其規(guī)范性、科學(xué)性。
一、白肉罩火燒加工技藝檔案式保護(hù)實(shí)踐
白肉罩火燒最初名為“豬頭肉鍋罩火燒”，是創(chuàng)建于1908年義春樓飯店的經(jīng)典小吃，深受保定市老百姓的喜愛。該小吃是將上好的豬肉煮熟切成薄片，再將外脆里嫩的火燒撕成彩云狀，用秘制的湯反復(fù)澆制而成。馮玉祥對(duì)該小吃的評(píng)價(jià)是“肥而不膩，瘦而不柴，脆而澤鮮，軟而不爛?！痹诂F(xiàn)代化、快節(jié)奏的沖擊下，與大多數(shù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)一樣，白肉罩火燒加工技藝也面臨著傳承的困難。出生于1949年的李領(lǐng)根師傅是“白肉罩火燒加工技藝”的第三代傳承人，多年來，他在經(jīng)營(yíng)義春樓飯店的同時(shí)，利用新聞媒體、學(xué)校教育、傳統(tǒng)節(jié)日展示等多種宣傳方式尋找第四代傳承人，雖然期間有很多人愿意嘗試學(xué)習(xí)、傳承該項(xiàng)技藝，但尚無一人能夠堅(jiān)持下來，目前仍無合適人選。
非物質(zhì)文化遺產(chǎn)具有活態(tài)流變性，即非物質(zhì)文化遺產(chǎn)會(huì)隨著社會(huì)實(shí)踐的變化而不斷發(fā)展演化（如白肉罩火燒由傳統(tǒng)的一種口味發(fā)展到現(xiàn)在的六種口味），甚至?xí)捎趯?shí)踐條件的變化而永遠(yuǎn)消失（如集體勞動(dòng)、田間勞作時(shí)哼唱的勞動(dòng)號(hào)子）。因此檔案式保護(hù)就成為非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)的重要途徑，即運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以文字、聲音、圖像、影像等形式記錄下來并形成檔案，進(jìn)而通過對(duì)這些檔案的整理、保管、開發(fā)與利用來實(shí)現(xiàn)對(duì)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)。[1]南京云錦、金陵刻經(jīng)、金線金箔、秦淮燈會(huì)等項(xiàng)目的檔案式保護(hù)實(shí)踐充分證明了這一措施的科學(xué)性，同時(shí)也為其他類型非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護(hù)實(shí)踐提供了經(jīng)驗(yàn)。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及白肉罩火燒加工技藝自身情況，其檔案式保護(hù)實(shí)踐主要經(jīng)過以下幾個(gè)階段：
（一）采集白肉罩火燒加工技藝檔案
白肉罩火燒加工技藝檔案是全面記錄和反映白肉罩火燒加工技藝本身及其保護(hù)、管理過程的信息集合，包括該項(xiàng)目的本體檔案、傳承與保護(hù)檔案、申遺檔案。[2]白肉罩火燒加工技藝于2013年入選保定市級(jí)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，在其歷史發(fā)展演化過程中，積累了大量檔案，但都與第三代傳承人李領(lǐng)根師傅的個(gè)人檔案、家庭檔案、圖書以及其收藏品混放在一起。經(jīng)過選擇，與白肉罩火燒加工技藝密切相關(guān)的檔案主要包括：圖書檔案9冊(cè)、實(shí)物檔案13件、報(bào)紙檔案33份、文書檔案3份、照片檔案66份、光盤檔案7張。
由于現(xiàn)存檔案不能全面反映該技藝的歷史演化過程及傳承現(xiàn)狀，因此通過拍攝、訪談等方式對(duì)檔案資源進(jìn)行了補(bǔ)充：第一，針對(duì)目前項(xiàng)目本體檔案數(shù)量少且不系統(tǒng)的狀況，對(duì)整個(gè)白肉罩火燒加工技藝進(jìn)行錄制形成完整的本體檔案，包括選面、和面、火燒制作、撕火燒、熬湯、選肉、燉肉、切肉、澆制以及各種小料制作的整個(gè)過程，同時(shí)每個(gè)環(huán)節(jié)的操作技巧、技術(shù)要領(lǐng)、體會(huì)等由李師傅講述。第二，形成口述檔案，主要由李師傅講述該技藝的傳承脈絡(luò)、經(jīng)典的事件，如白肉罩火燒名字的由來、一些名人與白肉罩火燒的故事等。第三，由于實(shí)物檔案具有重要的文物價(jià)值和歷史價(jià)值，極其珍貴，通過拍照、文字記、測(cè)量的方式形成記錄并與實(shí)物一同保存。
（二）為已有檔案建立登記冊(cè)
參照《檔案著錄規(guī)則》《照片檔案管理規(guī)范》《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書目著錄》等，對(duì)以上選擇出來的檔案按載體及表現(xiàn)形式進(jìn)行分門別類登記，建立登記冊(cè)。圖書主要登記書名、作者、出版社、出版時(shí)間、頁碼、備注（主要用來說明與本技藝或傳承人的關(guān)系）、損毀狀況等。照片主要登記照片的拍攝者、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、背景、主要內(nèi)容或人物、是否清晰、損毀狀況等。文書檔案主要登記標(biāo)題、文件編號(hào)、形成者、形成時(shí)間、內(nèi)容摘要、關(guān)鍵詞、文種、載體形態(tài)、損毀狀況等。報(bào)刊主要登記報(bào)道的標(biāo)題、內(nèi)容簡(jiǎn)介、關(guān)鍵詞、報(bào)刊名稱、刊發(fā)時(shí)間、刊次、損毀狀況等。實(shí)物檔案主要登記實(shí)物名稱、描述、規(guī)格、來源（是征集而來，還是傳承、購(gòu)買而來）、獲得時(shí)間、存放地點(diǎn)、是否采取保護(hù)措施等。光盤主要登記拍攝者、主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞、拍攝背景、時(shí)長(zhǎng)、損毀狀況等。由于照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案的背景信息沒有準(zhǔn)確記錄，主要依據(jù)李師傅個(gè)人回憶進(jìn)行著錄。
（三）檔案修復(fù)與保護(hù)
由于大部分保存下來的檔案都存在不同程度的損毀，筆者利用河北大學(xué)檔案保護(hù)實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備和材料對(duì)部分檔案進(jìn)行除酸、修裱、字跡加固等處理。但需修復(fù)檔案種類多樣、數(shù)量較大、問題繁多，目前仍有大量檔案（如光盤）處于不可讀、不可用的狀態(tài)，亟需社會(huì)力量的關(guān)注。另外，數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)、傳承提供技術(shù)支撐，也為其保護(hù)、宣傳開辟了新的窗口。為了讓更多的人認(rèn)識(shí)、享受白肉罩火燒加工技藝，利用掃描、文字識(shí)別、圖像處理、全息拍攝等技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)載體形態(tài)的檔案進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)上傳至網(wǎng)站“保定名小吃――義春樓白肉罩火燒加工技藝”，將數(shù)字化檔案信息資源借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供給更多的公眾享用，以實(shí)現(xiàn)更有效地保護(hù)與傳承。
二、白肉罩火燒加工技藝檔案式保護(hù)的問題
（一）建檔不齊全
李領(lǐng)根師傅具有較強(qiáng)的檔案保護(hù)及文化遺產(chǎn)保護(hù)意識(shí)，積累了大量與該技藝相關(guān)的檔案，如證書、牌匾、題字、照片、光盤等。但由于該項(xiàng)目存在歷史較長(zhǎng)，義春樓在歷史變遷中經(jīng)歷了多年風(fēng)雨，大量珍貴資料被損壞，加上檔案主要是靠李師傅個(gè)人力量保管，保存下來的檔案不全，不能系統(tǒng)反映該技藝的歷史演變過程。如項(xiàng)目本體檔案只有一些成品的照片，而其選料、配料、加工制作過程并沒有形成記錄；傳承與保護(hù)檔案中，只有李師傅在白肉罩火燒加工技藝傳承以及參加相關(guān)比賽、組織社會(huì)活動(dòng)、進(jìn)校園、進(jìn)社區(qū)開展的技藝傳授活動(dòng)、傳承人的選擇和培養(yǎng)等活動(dòng)中，積累下來的各種獎(jiǎng)?wù)?、證書以及編著的書籍（有的并沒有正式出版）等檔案，而有關(guān)第一代、第二代傳承人的檔案已經(jīng)全部遺失。
（二）檔案實(shí)體保管分散
由于義春樓在經(jīng)營(yíng)中經(jīng)歷多次遷址、開設(shè)分店，其照片、實(shí)物、證書、獎(jiǎng)?wù)?、牌匾等各種形式的檔案也隨著飯店的每一次搬遷被分散保存在義春樓原址、總店及各個(gè)分店。由于缺乏檔案保管的專業(yè)方法和設(shè)備設(shè)施，各種載體、形式的檔案被堆積存放，分類、整理工作也沒有展開。另外，一些檔案涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私，部分檔案（如白肉罩火燒加工技藝創(chuàng)始人張洛丙使用過的獨(dú)梨木案板等工具，馮玉祥贈(zèng)予的牌匾等）具有重要的歷史價(jià)值和文物價(jià)值，被分別保管在李師傅家中以及專門的保管場(chǎng)所中。
（三）檔案保護(hù)不科學(xué)
雖然李師傅盡其所能地積累了各種載體形式的檔案，但是由于缺乏必要的保護(hù)設(shè)備及專業(yè)方法，檔案保護(hù)面臨著較大的問題，表現(xiàn)在：許多珍貴的書籍、報(bào)道該小吃的新聞報(bào)刊以及其他相關(guān)的檔案，不僅紙張變黃變脆，掉頁、缺頁嚴(yán)重，還有部分檔案由于潮濕、蟲鼠咬噬等原因?qū)е掠行﹥?nèi)容已經(jīng)不能識(shí)讀；雖然部分意義重大的老照片經(jīng)過了塑封，但是還有許多老照片（包括黑白照片、彩色照片、數(shù)碼照片），由于是在不同歷史階段沖印的，大量照片圖像已經(jīng)不清晰，照片的拍攝背景、時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝者、照片中的內(nèi)容等信息完全依靠李師傅的回憶才能弄清。此外，光盤無專門設(shè)備保管，未采取任何保護(hù)措施，部分光盤內(nèi)容已經(jīng)不能讀取。
三、飲食技藝類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護(hù)實(shí)踐的思考
不同飲食技藝的歷史沿革、傳承狀況、所用原材料、工藝流程、設(shè)備、技法、產(chǎn)品、社會(huì)組織與經(jīng)營(yíng)狀況等方面各不相同，白肉罩火燒加工技藝及其傳承狀況在我國(guó)復(fù)雜的飲食技藝中具有一定的代表性，其檔案式保護(hù)實(shí)踐也啟發(fā)了對(duì)飲食技藝類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案式保護(hù)的幾點(diǎn)思考。
（一）全面建設(shè)檔案
建檔是傳統(tǒng)飲食技藝檔案式保護(hù)的起點(diǎn)，全面系統(tǒng)的檔案資源是非物質(zhì)文化遺產(chǎn)生命力得以延續(xù)的基礎(chǔ)，這就要求所建檔案不僅要真實(shí)反映該技藝的技術(shù)、工藝與文化內(nèi)涵，還要?jiǎng)討B(tài)反映其歷史演變過程。首先，提高傳承人的檔案意識(shí)會(huì)起到至關(guān)重要的作用。一方面，傳統(tǒng)飲食技藝檔案主要是在技藝傳承中積累下來的，有關(guān)該技藝的本體檔案、傳承檔案、申遺與保護(hù)檔案是否會(huì)被有意識(shí)地保留下來，都取決于一代代傳承人的檔案意識(shí)。另一方面，檔案式保護(hù)更加強(qiáng)調(diào)文化價(jià)值、歷史價(jià)值的保護(hù)，其效用是潛移默化而不是立竿見影的。因此，檔案式保護(hù)還需要傳承人付出大量的時(shí)間、精力對(duì)已有檔案進(jìn)行整理，拍攝、補(bǔ)充飲食加工制作的過程，離開傳承人的付出，終將無計(jì)可施。其次，建檔需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。信息技術(shù)可應(yīng)用于檔案采集、檔案管理、檔案開發(fā)利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。如可利用全息拍攝、運(yùn)動(dòng)捕捉技術(shù)、動(dòng)態(tài)三維成像、復(fù)原與演變模擬技術(shù)、立體掃描等技術(shù)，采集飲食技藝加工制作過程及與之相關(guān)的生產(chǎn)工具、原材料等；利用數(shù)據(jù)庫(kù)技g組織與存儲(chǔ)檔案；利用數(shù)字化模擬與再現(xiàn)技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)、基于移動(dòng)智能設(shè)備的數(shù)字化展示等技術(shù)，通過多種平臺(tái)吸引公眾參與，并將所建檔案資源進(jìn)行更廣泛的傳播。
（二）系統(tǒng)保管檔案
系統(tǒng)保管應(yīng)貫穿于傳統(tǒng)飲食技藝檔案式保護(hù)的整個(gè)過程。由于大部分檔案都由技藝傳承人個(gè)人保管，而檔案保管又是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的活動(dòng)，因此系統(tǒng)保管檔案需要從以下兩個(gè)方面入手：一是需要檔案部門的積極參與，檔案式保護(hù)已多次在法律法規(guī)中被明確提出，但做什么，如何做都尚未予以明確。檔案部門利用其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案的采集范圍、采集方法、采集標(biāo)準(zhǔn)、分類、著錄標(biāo)引的工具與標(biāo)準(zhǔn)、鑒定等專業(yè)問題進(jìn)行研究并提出系統(tǒng)的解決方案，供檔案管理者借鑒，以確保所建檔案是系統(tǒng)資源而非一盤散沙。二是全面提高檔案保管者檔案管理知識(shí)和技能。由于傳統(tǒng)飲食技藝檔案被分散保管在傳承人、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)中心、群眾藝術(shù)館、烹飪協(xié)會(huì)、餐飲協(xié)會(huì)等不同機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中，檔案保管的質(zhì)量也取決于這些機(jī)構(gòu)檔案管理者的水平，但是這些檔案管理者大多為兼職人員，未必具有系統(tǒng)、專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，因此通過培訓(xùn)、交流等方式，使其準(zhǔn)確理解檔案保管的要求、內(nèi)容、方法也是至關(guān)重要的。
（三）科學(xué)保護(hù)檔案
確保檔案安全是傳統(tǒng)飲食技藝檔案式保護(hù)成果的保障，但該類檔案具有內(nèi)容豐富、載體多樣、保管分散、利用頻繁等特點(diǎn)，因此檔案保護(hù)的復(fù)雜程度和實(shí)施難度略高?？茖W(xué)保護(hù)檔案，首先，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，除了日常要采取措施防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠、防蟲、防水、防污染以外，還要通過制度建設(shè)和技術(shù)手段做到防泄密、防僵化、防無序。這是由傳統(tǒng)飲食技藝的部分檔案內(nèi)容具有一定的機(jī)密性、檔案形成的持續(xù)性、檔案利用較頻繁等特點(diǎn)決定的。其次，妥善保管、修復(fù)各種載體形式的檔案。因?yàn)榇罅堪殡S傳統(tǒng)飲食技藝“幸存”下來的檔案不僅稀缺，而且都面臨不同程度的損毀，修復(fù)這些檔案是非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)的重要任務(wù)。這些檔案大部分以紙質(zhì)、照片、縮微膠片等傳統(tǒng)形式存在，因此可借鑒修裱、復(fù)制、縮微影印、數(shù)字化掃描、數(shù)字化遷移、異質(zhì)異地備份等方法進(jìn)行補(bǔ)救。尤其要重視實(shí)物檔案的保護(hù)，實(shí)物檔案是在傳統(tǒng)飲食技藝的傳承活動(dòng)中產(chǎn)生、使用的一系列實(shí)物，如生產(chǎn)工具、作品、牌匾、獎(jiǎng)杯、錦旗、印章等。這些實(shí)物檔案大多散落在傳承群體中，或是由于飲食加工制作中仍需繼續(xù)使用（如工具、道具等），或是由于需要保存在特定文化空間進(jìn)行展示、宣傳（如牌匾、獎(jiǎng)杯、錦旗、印章等鎮(zhèn)店之寶），對(duì)于這些實(shí)物檔案的保護(hù)，可借鑒博物館、檔案館保護(hù)文物、實(shí)物檔案的方法。
[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4 定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
摘 要：我國(guó)目前正處于房地產(chǎn)熱的階段，每天都會(huì)發(fā)生大量的房產(chǎn)交易，在這些交易完成過后，必然會(huì)留存相應(yīng)的文件材料以證明交易的發(fā)生。將這些文件歸類分檔的工作是必不可少的，然而房地產(chǎn)的擴(kuò)建、買賣、交換、贈(zèng)與等狀況都在不斷的發(fā)生，在建檔的過程中會(huì)遇到很多麻煩，但為了保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性，就必須要及時(shí)運(yùn)用相關(guān)的房地產(chǎn)檔案分類原則，做好房地產(chǎn)檔案分類工作。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案；分類原則
房地產(chǎn)檔案的種類繁多且復(fù)雜，為房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類是一項(xiàng)浩大的工程，不僅需要專心還要十分的細(xì)心，要做好這項(xiàng)工作就必須要運(yùn)用相應(yīng)的分類原則才行，只有弄清了房地產(chǎn)檔案的分類原則，再按照分類原則來判斷此次房地產(chǎn)交易檔案符合哪一原則，根據(jù)相應(yīng)的分類原則進(jìn)行分檔即可，既省時(shí)又省力，還能夠保證房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。
1 房地產(chǎn)檔案分類原則
1.1 什么是房地產(chǎn)檔案
房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部，經(jīng)過一定手段將收集整理來的，文字材料、音像制品等能夠反映房屋、土地等現(xiàn)今的產(chǎn)權(quán)人及使用狀況的文件材料進(jìn)行建檔的行為。
1.2 依照用途進(jìn)行分類
在房地產(chǎn)檔案的分類過程中，可以依照房地產(chǎn)的用途來進(jìn)行分類。按照用途來對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類簡(jiǎn)單來說，就是依照房地產(chǎn)的不同使用用途，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類，將相同用途的房地產(chǎn)檔案集中排列管理。這種方法在房地產(chǎn)檔案的分類工作中被頻繁利用。
1.3 依照產(chǎn)別進(jìn)行分類
依照房地產(chǎn)的產(chǎn)別來對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類整理，也是房地產(chǎn)檔案分類工作中常見的手段。其產(chǎn)別的性質(zhì)是由相關(guān)的房地產(chǎn)管理部門制定的，有其固定的硬性的標(biāo)準(zhǔn)。我們?cè)谶\(yùn)用產(chǎn)別進(jìn)行分類時(shí)，只需要按照規(guī)定先判斷其產(chǎn)別性質(zhì)，再將相同產(chǎn)別的房地產(chǎn)檔案進(jìn)行集中的排列整理，按其不同產(chǎn)別對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理和利用即可。
1.4 依照地域進(jìn)行分類
在房地產(chǎn)檔案的分類工作中也會(huì)運(yùn)用到按照地域進(jìn)行房地產(chǎn)檔案分類工作的情況。按照地域進(jìn)行放那個(gè)地產(chǎn)檔案分類，顧名思x即根據(jù)房地產(chǎn)檔案內(nèi)容所反映的地域特征進(jìn)行分類的原則，在分類的過程中一般第一層都是按區(qū)域分布平面圖進(jìn)行劃分，第二層按照地域分布平面圈劃分，第三層按照街名、路名進(jìn)行劃分，之后按棟分開，再在每棟內(nèi)按照權(quán)屬和單元?jiǎng)澐帧?
2 房地產(chǎn)檔案的利用
2.1 房地產(chǎn)檔案利用必要性
房地產(chǎn)檔案房產(chǎn)合理、合法擁有的有效憑證，它能合法的證明權(quán)利人與房屋、土地之間的權(quán)力關(guān)系。房地產(chǎn)檔案在實(shí)際運(yùn)用中是具有法律效力的，因此房地產(chǎn)檔案的來源必須要具備真實(shí)性和有效性，必須要有相應(yīng)的真實(shí)性保障，以確保房地產(chǎn)檔案能夠在我國(guó)的產(chǎn)權(quán)保險(xiǎn)體系中發(fā)揮效用，保證房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)保護(hù)和產(chǎn)權(quán)管理，能夠在合法合理的范圍內(nèi)有效進(jìn)行。
2.2 利用面窄、準(zhǔn)確性得不到保障
目前我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的檔案利用，基本都是在本部門、本系統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)用，并沒有擁有一個(gè)能夠面向外部、面向社會(huì)的機(jī)制。只在部門內(nèi)部運(yùn)用房地產(chǎn)檔案是一種資源的浪費(fèi)，再加上目前房地產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性得不到充分的保障，很有可能出現(xiàn)錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象，這樣一來不僅不能促進(jìn)房地產(chǎn)事業(yè)的興旺發(fā)展，反而還會(huì)抑制房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，給我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展增加阻力。
2.3 房地產(chǎn)檔案工作人員良莠不齊
房地產(chǎn)檔案工作不僅僅是一份簡(jiǎn)單的檔案整理工作，房地產(chǎn)檔案還是反應(yīng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和房地產(chǎn)從屬關(guān)系的有效憑證，它是具有法律效力的，必須要保證它的真實(shí)性、延續(xù)性和有效性。為了減少房地產(chǎn)檔案工作的錯(cuò)誤率，房地產(chǎn)檔案的工作人員就必須要具備過硬的職業(yè)技能，減少自身的出錯(cuò)率，從而保障房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性。然而我國(guó)目前在房地產(chǎn)檔案的工作中，其工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)都有待提高。只有當(dāng)房地產(chǎn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)提高時(shí)，才能真正的從根本上促進(jìn)我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)的繁榮發(fā)展。
2.4 完善房地產(chǎn)檔案利用工作的側(cè)重點(diǎn)
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是一個(gè)飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代了，我們?cè)诜康禺a(chǎn)檔案的利用上不能還僅僅是局限于過去的老眼光。要與時(shí)俱進(jìn)緊跟時(shí)代的潮流，完善網(wǎng)絡(luò)房地產(chǎn)檔案的更新工作，建立全面的完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一體化。能夠通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的共享，擴(kuò)大資源利用率。從而促進(jìn)房地產(chǎn)的開發(fā)與利用，推動(dòng)我國(guó)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)繁榮昌盛。
3 房地產(chǎn)檔案的利用方向
3.1 利用房地產(chǎn)檔案管理房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系
我國(guó)房地產(chǎn)每天都會(huì)有大量的交易產(chǎn)生，這種權(quán)利的交易轉(zhuǎn)換顯示著房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的更迭變換。房地產(chǎn)檔案的開發(fā)利用是確定房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的直接的、有效的、合法的證明材料。房產(chǎn)、地產(chǎn)的買賣、交割、轉(zhuǎn)增、合并、裁決等情況能夠?qū)е路康禺a(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的變更。由于房地產(chǎn)檔案具有真實(shí)性和延續(xù)性，所以房地產(chǎn)檔案是最直接、最明顯且最易得的能夠證明房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的原始憑證，因此在房地產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系的排列管理過程中，是絕對(duì)離不開房地產(chǎn)檔案的。
3.2 利用房地產(chǎn)檔案規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)行為
房地產(chǎn)業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，它的繁榮和發(fā)展又取決于規(guī)范的房地產(chǎn)市場(chǎng)的日益活躍，這些都要以明晰的房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系為前提。因此要想確保擁有一個(gè)穩(wěn)定的規(guī)范的房地產(chǎn)市場(chǎng)環(huán)境，使我國(guó)的房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)繼續(xù)繁榮，就必須要明確房地產(chǎn)檔案工作的重要性，保證其真實(shí)性和延續(xù)性，從而明確房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系，以便在必要時(shí)能夠有理有據(jù)有效的證明其真實(shí)性，從而規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)。
3.3 促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展
房地產(chǎn)市場(chǎng)的進(jìn)一步發(fā)展方向和經(jīng)濟(jì)評(píng)估的判定都離不開房地產(chǎn)檔案，房地產(chǎn)檔案可以反映出近幾年房地產(chǎn)市場(chǎng)的狀況，產(chǎn)權(quán)的更迭變換頻率和地域間的產(chǎn)權(quán)變更現(xiàn)象，能夠很好地反映出房地產(chǎn)發(fā)展熱度，和房地產(chǎn)地域性的差別，能夠準(zhǔn)確的判斷出房地產(chǎn)行業(yè)熱度中心地。從而令相關(guān)工作人員明確在接下來的工作中應(yīng)該具體針對(duì)哪些地區(qū)、那些現(xiàn)象實(shí)施相應(yīng)的促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的手段。
3.4 解決房地產(chǎn)交易糾紛
在房地產(chǎn)交易過程中很可能會(huì)產(chǎn)生糾紛，當(dāng)這種糾紛產(chǎn)生時(shí)就要有相關(guān)的依來判定，誰是正確的一方。并且這一依據(jù)必須要具備可信度，首先必需是真實(shí)的有效的，能夠清楚地反應(yīng)此房地產(chǎn)的權(quán)力從屬關(guān)系，并且要具備法律效力，不能是虛假的不真實(shí)的信息。那么房地產(chǎn)檔案正好符合這一要求，其具備真實(shí)性和延續(xù)性，真實(shí)的反映了房地產(chǎn)的從屬關(guān)系并且具有法律效力。是解決房地產(chǎn)交易糾紛的有效依據(jù)。
4 結(jié)語
目前我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)屬于大熱階段，房地產(chǎn)市場(chǎng)還具有不完備性，這就更加明確了房地產(chǎn)檔案建立工作的重要性，只有克服了房地產(chǎn)檔案工作的弊端，才能在產(chǎn)生房地產(chǎn)交易糾紛時(shí)及時(shí)提供有效的憑證解決糾紛，同時(shí)完善房地產(chǎn)交易市場(chǎng)的法律制度，促進(jìn)我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的興旺與繁榮。當(dāng)然具備完善的房地產(chǎn)檔案體系的過程仍然困難重重，但只要按照規(guī)定的要求嚴(yán)格執(zhí)行，總有一天會(huì)實(shí)現(xiàn)的。
摘要：檔案是學(xué)校辦學(xué)發(fā)展過程中的歷史記載，也是高校檔案管理中的核心，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。教學(xué)檔案是在長(zhǎng)期的教學(xué)工作中形成的最原始的材料，是發(fā)展過程中留下的珍貴歷史資料，妥善保管教學(xué)檔案對(duì)今后查找類似教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、教研教改等資料提供了重要的依據(jù)。藝術(shù)專業(yè)的教學(xué)檔案與非藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案的保管在方式上有所不同，藝術(shù)專業(yè)具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案管理工作應(yīng)該針對(duì)不同的類別有針對(duì)性地開展。
關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 問題 對(duì)策
一、藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案包括范圍
藝術(shù)檔案包括的范圍很廣，加之藝術(shù)類別的不同，內(nèi)容繁雜。
（1）藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。從學(xué)生一進(jìn)校后，就產(chǎn)生了相關(guān)的學(xué)籍檔案材料，學(xué)生高考檔案、進(jìn)校后新生學(xué)籍核對(duì)、電子注冊(cè)學(xué)籍信息、各類等級(jí)考試成績(jī)、期末考試成績(jī)、學(xué)籍變化相關(guān)材料、作弊違紀(jì)處分材料等。
（2）藝術(shù)類教學(xué)管理檔案。在教學(xué)過程中產(chǎn)生的與教學(xué)有關(guān)的檔案材料，比如相關(guān)的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)材料、教師教學(xué)活動(dòng)的材料、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生考試產(chǎn)生的試卷、記分冊(cè)、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。
（3）藝術(shù)類學(xué)科競(jìng)賽作品。各類參加學(xué)科競(jìng)賽的活動(dòng)檔案，報(bào)名表、指導(dǎo)教師指導(dǎo)過程、參賽作品、照片、獲獎(jiǎng)證書等；教師和學(xué)生公開發(fā)表的論文；教師和學(xué)生在公開場(chǎng)合進(jìn)行的藝術(shù)展演活動(dòng)檔案。
二、藝術(shù)類專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
長(zhǎng)期以來，教師、領(lǐng)導(dǎo)都將大部分精力用于教學(xué)、科研活動(dòng)過程上，而忽略了對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行收集和歸檔。在思想上對(duì)檔案工作沒有引起高度的重視，同時(shí)教學(xué)檔案是一個(gè)長(zhǎng)期形成的過程，需要時(shí)刻保留好檔案。人們往往意識(shí)不到教學(xué)檔案的重要性，同時(shí)部分二級(jí)系院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理工作比較懈怠，沒有意識(shí)到完善檔案管理的重要性，很多藝術(shù)專業(yè)檔案往往都保存在創(chuàng)作者手中，沒能及時(shí)歸檔到各檔案管理部門。
2.檔案管理員專業(yè)性不高
各二級(jí)學(xué)院的檔案管理員往往是由各學(xué)院的教學(xué)秘書擔(dān)任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景，學(xué)科背景的缺失意味著從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。而且相對(duì)于其他專業(yè)的檔案而言，藝術(shù)專業(yè)的檔案內(nèi)容更加繁瑣，保存方法更加細(xì)致，工作難度更大，需要注意的細(xì)節(jié)更加繁雜，而藝術(shù)專業(yè)的檔案有著自身的特殊性，因此對(duì)檔案管理員的職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)要求更高。藝術(shù)專業(yè)檔案有別于其他類別、傳統(tǒng)意義上的單純文本檔案。教學(xué)秘書大多時(shí)候已經(jīng)忙于教學(xué)工作，很少有精力來系統(tǒng)地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術(shù)修養(yǎng)，缺乏藝術(shù)檔案的鑒別能力，容易發(fā)生分類錯(cuò)誤的問題。
3.藝術(shù)專業(yè)檔案管理難度大
由于藝術(shù)專業(yè)的特殊性，產(chǎn)生的藝術(shù)檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術(shù)專業(yè)的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規(guī)格，舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對(duì)溫度、濕度等都有要求，這就對(duì)存放這些檔案的地點(diǎn)有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術(shù)高校，藝術(shù)檔案的保存地點(diǎn)和存放設(shè)施不能符合要求。
三、加強(qiáng)藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的措施
1.對(duì)藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案歸檔建章立制
從制度上，應(yīng)該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因?yàn)樗囆g(shù)專業(yè)的特殊性，所以在對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應(yīng)該有具體的實(shí)施指導(dǎo)方案。明確領(lǐng)導(dǎo)、教師、檔案管理員的職責(zé)，在整個(gè)過程中應(yīng)承擔(dān)的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要?jiǎng)討B(tài)和定點(diǎn)兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)收集相結(jié)合。加大對(duì)藝術(shù)檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，培養(yǎng)教職工自覺保存和上交檔案材料的意識(shí)。
2.藝術(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理
目前處于大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)展，數(shù)字化的管理方式應(yīng)該應(yīng)用到對(duì)藝術(shù)教學(xué)檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長(zhǎng)藝術(shù)檔案的生命，使得查閱資料變得簡(jiǎn)單輕松，有利于避免藝術(shù)檔案隨著時(shí)間的流逝而消失，也提高了藝術(shù)檔案信息資源的利用率，避免了藝術(shù)檔案處于沉睡的狀態(tài)。
3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍
注重提升檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，通過各種渠道，如邀請(qǐng)藝術(shù)專家來講座、外出培訓(xùn)等方式，提升管理人員的藝術(shù)修養(yǎng)和文化素養(yǎng)，提升他們?cè)诠ぷ髦械蔫b別能力。在當(dāng)前所處的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，對(duì)教學(xué)檔案人員的計(jì)算機(jī)使用水平也提出了要求，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在很多教學(xué)檔案都是通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術(shù)是必然的要求。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)，提升自身的計(jì)算機(jī)水平。
藝術(shù)教學(xué)檔案內(nèi)容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護(hù)好檔案是學(xué)校教學(xué)工作的重要部分，應(yīng)最大限度地對(duì)師生開放，發(fā)揮藝術(shù)教學(xué)檔案數(shù)字化的作用。
