時(shí)間：2022-05-15 08:50:15
序論：在您撰寫醫(yī)院檔案管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【摘要】
醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展，起著決定性的作用。因此，做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
【關(guān)鍵詞】 設(shè)備管理 重要性 檔案管理
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用［1］?，F(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。
1首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評先進(jìn)、評優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊且張貼標(biāo)簽，每半年對全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對萬元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購申請，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。
4小結(jié)有效利用設(shè)備檔案對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)醫(yī)院在兩個(gè)效益上獲得雙贏。
摘 要：21世紀(jì)是科技高速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的各個(gè)方面。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時(shí)代的變革。檔案管理信息化將成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，現(xiàn)針對目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性、優(yōu)勢及內(nèi)容進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化；優(yōu)勢；內(nèi)容
1實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1飛速發(fā)展的社會(huì)信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，人們對各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級(jí)醫(yī)院只有順應(yīng)時(shí)勢，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。
1.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級(jí)醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識(shí)，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會(huì)使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長檔案壽命。
2 醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢
2.1檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。
2.2檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中，檔案部門要對各類文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。在紙質(zhì)文件時(shí)代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。
2.3檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，可增強(qiáng)對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機(jī)存取，進(jìn)一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
2.4檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。以往手工查詢檔案資料，往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不一定能達(dá)到目的。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。
這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對檔案進(jìn)行機(jī)密處理。在檔案的使用上，信息化也讓用戶感受到了方便。
2.5檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)又保障了檔案的安全備份。
3 醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
3.1文書處理過程和歸檔要實(shí)現(xiàn)信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，應(yīng)該把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
3.2病歷檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，應(yīng)將各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱。同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
3.3人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。
4 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
4.1檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，再通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
4.2要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。
4.3信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問題。
論文關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 計(jì)算機(jī)化管理 分析與對策
論文摘要：檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的論述。
1 醫(yī)院應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
在國家檔案局、衛(wèi)生部、國家中醫(yī)藥管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛(wèi)生局的要求與指導(dǎo)下，全國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)實(shí)行了檔案目標(biāo)管理，成立了綜合檔案室，對檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。同時(shí)以檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)為契機(jī)，對歷年的檔案作了大量的基礎(chǔ)性工作，檔案由原來零散的、殘缺不全的、單一的、部門自然管理的狀態(tài)，逐步納入了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，并形成由副院長直接分管，院辦公室主任責(zé)、各部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案人員共同組成的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發(fā)展。但是，目前醫(yī)院檔案管理工作還是跟不上醫(yī)、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫(yī)療工作的發(fā)展節(jié)奏，我國醫(yī)院檔案管理在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面還不能適應(yīng)形勢的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1.1 重視不夠
近年來，衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)發(fā)展迅速，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)如火如茶，并建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、his系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像傳輸系統(tǒng)。但醫(yī)院信息化建設(shè)主要涉及醫(yī)療、統(tǒng)計(jì)、設(shè)備、成本核算、財(cái)務(wù)等管理方面，對檔案信息現(xiàn)代化管理還沒有引起足夠的認(rèn)識(shí)，投入還不積極，各醫(yī)院發(fā)展也不平衡。
1.2 應(yīng)用受限
我院在2007年購置今易醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)（2005版），在手工管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行簡單的目錄輸入、檢索管理，即便是運(yùn)用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用需要較大的人力、物力、財(cái)力的投入以及習(xí)慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中受到一定限制，還未實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案計(jì)算機(jī)管理。
1.3 管理欠佳
在新形勢下，醫(yī)院檔案管理從管理的硬件(如設(shè)備、環(huán)境)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著較大的差距。醫(yī)院有些珍貴的文字、影像或證書證件等資料只有l(wèi)份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會(huì)造成難以估量的損失，甚至無法補(bǔ)救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化，有些可以及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)的檔案數(shù)據(jù)，也因擔(dān)心輸入工作量大，預(yù)處理工作繁雜，怕增加工作負(fù)荷和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)而未能及時(shí)輸入。
1.4 軟件缺乏
目前，我國檔案信息管理軟件研發(fā)非常多，其中不泛優(yōu)秀軟件，但在實(shí)用性、通用性方面還未形成系統(tǒng)性，尤其是適合醫(yī)院檔案信息管理特點(diǎn)的軟件尚缺乏專業(yè)性開發(fā)，致使在醫(yī)院檔案管理中使用軟件系統(tǒng)不能及時(shí)、有效地處理醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的新問題，進(jìn)而影響到部分操作人員使用計(jì)算機(jī)的積極性。
2 檔案管理計(jì)算機(jī)化的優(yōu)點(diǎn)
2.1 檢索快捷
進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索主題詞時(shí)檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關(guān)主題詞進(jìn)行組配輸入計(jì)算機(jī)，就很快能得出結(jié)果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，再設(shè)職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。
2.2 管理方便
利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計(jì)，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，并且可以在避免差錯(cuò)的同時(shí)又可減少工作量。
2.3 借閱靈活
檔案借閱實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，查找方便靈活，直觀性強(qiáng)。系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，靈活組配輸入，可以即刻得到結(jié)果。當(dāng)借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計(jì)算機(jī)便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時(shí)間，方便了管理，提高了檢準(zhǔn)率。利用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，進(jìn)一步提高檔案文獻(xiàn)的利用率。
2.4 便于保存
利用計(jì)算機(jī)，工作人員和利用者不需進(jìn)入庫區(qū)。查閱利用檔案不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長檔案壽命。甚至利用者也可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。
3 醫(yī)院計(jì)算機(jī)檔案管理工作的對策
3.1 強(qiáng)化意識(shí)
檔案作為“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的一種不可或缺的社會(huì)公共資源，發(fā)揮著不可替代的重要作用。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關(guān)，要更好地支持檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)造條件，結(jié)合醫(yī)院電子病歷的使用和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)以及電子文檔的普及，充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，對醫(yī)院檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。
3.2 更新知識(shí)
由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與計(jì)算機(jī)檔案管理處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷人員尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起計(jì)算機(jī)檔案管理工作的重任。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有臨床業(yè)務(wù)科室、行政科室、承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。應(yīng)將電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴(yán)格檢查考核。與紙質(zhì)文檔相比，醫(yī)院電子文檔歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文檔形成科室、檔案科室、his管理科室三結(jié)合的方法解決歸檔問題。
3.3 加強(qiáng)管理
嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度完整系統(tǒng)的檔案資料對研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)有很大參考價(jià)值，同時(shí)對醫(yī)院的學(xué)術(shù)進(jìn)步，對涉及醫(yī)療問題的結(jié)論和處理也有重要意義。在檔案服務(wù)于醫(yī)院整體工作的同時(shí)，嚴(yán)格按照各項(xiàng)管理制度把好關(guān)，有法可依，用法律去調(diào)整。這樣才能更大限度地滿足醫(yī)院各方面的需要，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院。
3.4 開發(fā)軟件
醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分，軟件的開發(fā)和應(yīng)用不應(yīng)該局限于單機(jī)，而應(yīng)該面向支持整個(gè)醫(yī)院乃至大環(huán)境管理信息系統(tǒng)。軟件的設(shè)計(jì)要求具有通用性，與醫(yī)院信息系統(tǒng)中的子系統(tǒng)之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，推行文檔一體化管理。此外，網(wǎng)絡(luò)化對工作效率的提高有重要意義，計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來選擇。
綜上所述，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學(xué)化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，就能使縣醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)成檔案信息資源的共享，屆時(shí)醫(yī)生坐在科室就能觀看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務(wù)于醫(yī)院，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。
摘要：概述權(quán)變管理理論的本質(zhì)和醫(yī)院檔案管理基本理論的內(nèi)涵，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際，指出在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理理論的可行性與必要性，并探討如何在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理思想，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。
關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論 醫(yī)院檔案管理 應(yīng)用
1 權(quán)變管理理論概述
權(quán)變管理理論是20世紀(jì)70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強(qiáng)調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機(jī)應(yīng)變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學(xué)教授盧桑斯（f.luthans）認(rèn)為權(quán)變管理理論的特征在于把環(huán)境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實(shí)踐緊密聯(lián)系起來。權(quán)變理論以系統(tǒng)觀點(diǎn)為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問題。其理論實(shí)質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論[2]。
2 檔案管理基本理論概述
檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面，一是對檔案管理工作的總體理論認(rèn)識(shí)與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項(xiàng)內(nèi)容”與“兩個(gè)方面”，并將其看作是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)。其中“八項(xiàng)內(nèi)容”實(shí)質(zhì)上是檔案管理學(xué)的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實(shí)體管理”與“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。實(shí)體管理是“手段”、“基礎(chǔ)”，內(nèi)容信息的開發(fā)利用是“目的”“方向”，同時(shí)它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實(shí)體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時(shí)并用，并且以邏輯主義方法為主。
檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個(gè)具體的社會(huì)組織與個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實(shí)的本來面目，所以其實(shí)體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時(shí)并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。
3 醫(yī)院檔案管理運(yùn)用權(quán)變管理思想的可行性與必要性
3.1 醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺(tái)
醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，它記載了一個(gè)醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同的角度客觀地反應(yīng)各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的具有參考利用價(jià)值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財(cái)富[4]。對這一信息資源進(jìn)行有效和系統(tǒng)的管理，可以極大提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化程度和醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。一般情況下，醫(yī)院設(shè)有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據(jù)檔案管理基本理論，檔案管理是一個(gè)與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統(tǒng)性就必然要跟醫(yī)院這個(gè)大系統(tǒng)的發(fā)展變化保持協(xié)調(diào)一致，也只有這樣，檔案才能發(fā)揮其輔助科學(xué)決策的功能。而審時(shí)度勢、因地制宜正是權(quán)變管理思想的本質(zhì)所在，因此，可以說醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺(tái)。
3.2 解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想
在以業(yè)務(wù)為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點(diǎn)，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標(biāo)管理評審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性
在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中，各級(jí)醫(yī)院都制定了符合自身實(shí)際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責(zé)，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責(zé)并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個(gè)人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展[5]。加上檔案載體復(fù)雜，業(yè)務(wù)部門無法長久保管。由于對檔案法認(rèn)識(shí)和執(zhí)行不夠，未能認(rèn)清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門單純強(qiáng)調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠(yuǎn)意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門或個(gè)別人員未真正認(rèn)識(shí)到：一些重大會(huì)議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實(shí)地反映出全院當(dāng)時(shí)的歷史面貌和歷史活動(dòng)，具有極重要的認(rèn)證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。
3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下
在醫(yī)院管理中沒有涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責(zé)，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢必影響醫(yī)院管理水平的提高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。
3.3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對醫(yī)院檔案實(shí)行權(quán)變管理
醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實(shí)踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實(shí)的歷史記載，對于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實(shí)與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實(shí)而豐富多彩的醫(yī)院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴(kuò)大檔案的種類和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。
4 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的新思路
4.1 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應(yīng)用
醫(yī)院不同時(shí)期的各項(xiàng)檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機(jī)構(gòu)調(diào)整，個(gè)別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對開發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權(quán)變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨(dú)立出來，作為一個(gè)職能部門，對醫(yī)院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業(yè)人員對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。
4.2 權(quán)變管理對醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動(dòng)態(tài)適應(yīng)中的應(yīng)用
檔案信息化管理是信息時(shí)代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，并指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[8]。在這個(gè)過程中，需要檔案管理人員運(yùn)用權(quán)變管理的工作思路，時(shí)刻關(guān)注不斷變化的外部政策、技術(shù)等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。
【摘要】 21世紀(jì)是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時(shí)代，醫(yī)院檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。本文就醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化問題進(jìn)行了探討，分析了其對醫(yī)院檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化
醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。一般醫(yī)院為了更好地利用醫(yī)學(xué)信息資源，都會(huì)對醫(yī)院分散、龐雜的信息資源進(jìn)行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫(yī)護(hù)人員利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。但隨著我國社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統(tǒng)的工作模式和方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院檔案信息資料管理應(yīng)從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，才能真實(shí)體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價(jià)值，更好的為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)，更好的為其他需要醫(yī)院檔案的領(lǐng)域服務(wù)。
醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)獲得信息資源。
一 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響
（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計(jì)算機(jī)來完成。
（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開端,是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實(shí)時(shí)進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時(shí),都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時(shí)間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。
（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴(kuò)大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會(huì)信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享,通過計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時(shí)間,提高了利用效率。
（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識(shí)和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時(shí)必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔(dān)著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動(dòng)化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動(dòng)的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí),培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。
二 醫(yī)院檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容
（一）文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。 為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行隨時(shí)預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
（二）病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展， 各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱，同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時(shí)改進(jìn),進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
（三）人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。
（四）醫(yī)院圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。
三 檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式
1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識(shí)；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。
2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)
網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時(shí)應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時(shí)擴(kuò)展且易于維護(hù)的。醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò),但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn),富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。
建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性強(qiáng)，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時(shí)要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。
3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
摘要: 筆者通過工作實(shí)踐闡述了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理是建立醫(yī)務(wù)人員規(guī)范有效的激勵(lì)和約束機(jī)制，提高醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)道德素質(zhì)和醫(yī)療服務(wù)水平的重要手段。
關(guān)鍵詞: 醫(yī)院 醫(yī)德醫(yī)風(fēng) 檔案管理
隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場的競爭日益激烈，如何做好醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理工作，有效發(fā)揮檔案的社會(huì)功能，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員道德素質(zhì)的提高，更好地為醫(yī)療、科研、教學(xué)服務(wù)，筆者有如下幾點(diǎn)體會(huì)。
一、健全醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理制度，抓好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理的基礎(chǔ)工作
我院于2002年建立了醫(yī)院第一份醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案，但直到2004年為迎接醫(yī)院管理年活動(dòng)，醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理才有了一定起色。這個(gè)階段，筆者認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)重視，建立起較為規(guī)范的規(guī)章制度，是我院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理工作的起點(diǎn)。首先，醫(yī)院成立了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德考評制度》、《醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核辦法》、《醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理細(xì)則》等切實(shí)可行的規(guī)章制度。其次，確定了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的基本構(gòu)成。主要分成三個(gè)大部分：第一部分記錄職工的基本情況；第二部分記錄職工平時(shí)的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核內(nèi)容、結(jié)果和獎(jiǎng)懲情況；第三部分是職工歷年來醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的總結(jié)和組織考核意見。再次，培訓(xùn)專職檔案管理員。各科室設(shè)立了兼職檔案員，由辦公室檔案部門負(fù)責(zé)檔案員的日常考核。個(gè)人年度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)總結(jié)在科室評議通過后，由檔案員將考核表載入其檔案。其他事跡、材料由檔案員收集，存入檔案并隨時(shí)記錄在相關(guān)表格上。以上措施，有效保證了檔案材料收集工作的順利完成。最后是醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的立卷工作。我們參照了人事檔案管理辦法，每人一卷，活頁裝訂，以姓氏筆畫為序編制案卷號(hào)和案卷目錄。卷內(nèi)材料分表格、個(gè)人醫(yī)德醫(yī)風(fēng)總結(jié)、獎(jiǎng)懲原件、復(fù)印件、照片等。每類材料之間設(shè)立明顯標(biāo)志，各類材料單獨(dú)編制卷內(nèi)目錄和頁碼。每年對上年度材料進(jìn)行整理裝訂，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)委員會(huì)審核并簽署意見，年度醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案即告完成。
二、提高認(rèn)識(shí)，重視資源，做好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的開發(fā)利用
建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的首要目的即是利用。因此，我們采取了多種措施，使檔案資源利用達(dá)到最大化。一是將檔案
資料量化、細(xì)化，使檔案資料易于操作，便于考評。具體做法就是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)自查自評部分分成10個(gè)方面，每部分賦予相應(yīng)的分值，總分為100分。規(guī)定了評議的及格分，即90分，并以此作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)。二是每季度將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)和考評情況通過專門簡報(bào)的形式下發(fā)各科室，通知到每個(gè)職工。這個(gè)方面我們進(jìn)行了大膽嘗試，事實(shí)證明效果不錯(cuò)。具體做法就是每季度各科室檔案員將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案從檔案室領(lǐng)回，讓每個(gè)職工都能看到自己的檔案內(nèi)容。優(yōu)秀的同志會(huì)更加努力，爭取更大的進(jìn)步；落后的同志以優(yōu)秀同志為榜樣，奮起直追。如2003年我們有4名同志因服務(wù)態(tài)度方面存在問題，醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核不合格。看到自己的檔案內(nèi)容，這4名同志知道了問題所在，以后就再?zèng)]犯過同類錯(cuò)誤，并以此為鑒，在下一年度的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核中取得了優(yōu)異成績。三是將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案考核結(jié)果作為科室評優(yōu)、個(gè)人評先和職稱晉升的重要依據(jù)。規(guī)定如科室有2%的同志醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核在90分以下，則科室不能參加評優(yōu)?？剖裔t(yī)德醫(yī)風(fēng)考核達(dá)到100%則自動(dòng)成為精神文明科室，并給予適當(dāng)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。個(gè)人醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核連續(xù)兩年達(dá)到優(yōu)秀則享有優(yōu)先晉職資格。這些規(guī)定的實(shí)施，極大調(diào)動(dòng)了科室及職工的工作積極性，為樹立醫(yī)務(wù)人員的正
面形象，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系，打造醫(yī)院品牌而做出積極的貢獻(xiàn)。
三、 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作者的素質(zhì)
做好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的管理及利用，人才是關(guān)鍵。所以自立檔之日起我們即把人員培訓(xùn)當(dāng)作工作的重中之重來抓。
摒棄過去那種檔案管理員即檔案“保管員”的傳統(tǒng)思維，選派優(yōu)秀同志到此有檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保了一支具備較高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是一項(xiàng)新的工作，除了會(huì)議動(dòng)員外，還要求檔案工作者必須言傳身教，幫助大家提高認(rèn)識(shí)，這樣才能保證每個(gè)職工思想上重視，行動(dòng)上配合，隨時(shí)提供檔案資料，確保資料的真實(shí)完備。醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案資料收集范圍廣，時(shí)效性強(qiáng)，要求檔案管理員必須嚴(yán)肅認(rèn)真，堅(jiān)持原則，隨時(shí)將有關(guān)資料收集入檔。在實(shí)行醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案同職工見面的過程中，檔案管理員必須隨時(shí)監(jiān)督，保證檔案資料的完全，嚴(yán)防丟失。正是有了檔案管理員的踏實(shí)工作，我院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案才取得了較好效果。
自2002年建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案以來，我院的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)有了長足進(jìn)步，醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量也有了質(zhì)的提高，在歷年的行風(fēng)評議中都取得了好成績。我們認(rèn)為加強(qiáng)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案管理，已成為醫(yī)院精神文明建設(shè)不可缺少的有效措施。
一般而言，我們把醫(yī)院運(yùn)營管理過程中產(chǎn)生和搜集到的醫(yī)療、教學(xué)、科研以及后勤等多方面的信息總和稱之為醫(yī)院信息。醫(yī)院信息管理則是整合醫(yī)院現(xiàn)有各種資源，通過實(shí)施計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和激勵(lì)，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)外部上述信息進(jìn)行搜集、加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索和利用，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的復(fù)雜的綜合過程。而醫(yī)院后勤檔案管理是指：將醫(yī)院后勤工作通過建立檔案的方式進(jìn)行有效管理，以實(shí)現(xiàn)提高工作效率，為醫(yī)院信息管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)過程。
1.對醫(yī)院后勤檔案管理認(rèn)識(shí)的誤區(qū)及原因分析
1.1存在的誤區(qū)
當(dāng)前大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)包括醫(yī)院在內(nèi)，對醫(yī)院后勤檔案管理認(rèn)識(shí)存在的誤區(qū)歸納起來大致有以下方面。第一，醫(yī)院后勤檔案管理可有可無。第二，醫(yī)院后勤檔案管理很簡單，與其他單位的后勤檔案管理沒有區(qū)別。第三，醫(yī)院后勤檔案管理是非主流的管理業(yè)務(wù)，不需要專業(yè)人員和規(guī)范的制度，更不需要將其納入信息管理的范疇。第四，醫(yī)院的主要資金只用于購置高科技的醫(yī)療器械、招聘優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)人員以及提高他們的待遇，不包含醫(yī)院后勤檔案管理的開支。
1.2原因分析
出現(xiàn)上述四方面的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，其原因至少有以下幾點(diǎn)。第一，絕大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都是來自于一線著名的醫(yī)生，一般缺乏系統(tǒng)的管理知識(shí)。第二，傳統(tǒng)的人事管理制約了科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理方式的運(yùn)用。第三，由于歷史的原因，后勤檔案管理崗位一般是用于安置年齡大、學(xué)歷低的非醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)院沒有提升后勤檔案管理工作效率的動(dòng)力。第四，鑒于信息管理的成本較高，大多數(shù)醫(yī)院沒有將其深入到后勤檔案管理的領(lǐng)域。
2.后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的作用
2.1是醫(yī)院信息管理的重要組成部分
后勤管理數(shù)據(jù)是醫(yī)院信息管理不可或缺的組成部分，而后勤檔案管理則直接為存儲(chǔ)后勤管理數(shù)據(jù)提供支持。因此，進(jìn)行醫(yī)院后勤信息管理的關(guān)鍵在于醫(yī)院后勤檔案的管理。所以，醫(yī)院后勤檔案管理便直接成為醫(yī)院信息管理的重要組成部分。
2.2為信息管理提供全面精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院工作效率
醫(yī)院后勤檔案記錄的是原始數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確與否，將直接影響著醫(yī)院信息管理的水平和決策的結(jié)果。因此，只有不斷加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理工作，才能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確，從而提高醫(yī)院的工作效率。
2.3是醫(yī)院正常運(yùn)行的重要保證
在醫(yī)院的日常運(yùn)行管理中，不可避免的出現(xiàn)維修、改建現(xiàn)象；隨著社會(huì)需求的變化和醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院也需要不間斷的繼續(xù)建設(shè)。科學(xué)、高效的后勤檔案管理工作就能夠快速、準(zhǔn)確地為醫(yī)院改建和維修等工作提供所需的一切日常運(yùn)行數(shù)據(jù)和資料，以保證維修及改建工作合理、順利進(jìn)行。
2.4是醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)
隨著高新科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷地?cái)U(kuò)建、醫(yī)療器械也在不斷地更新。因此，只有加強(qiáng)后勤檔案管理，才能提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院設(shè)施的擴(kuò)建、新建以及醫(yī)療器械的更新、升級(jí)提供必要的參考。所以，醫(yī)院后勤檔案管理可以為醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展提供重要的依據(jù)。
2.5是醫(yī)療改革的助推器
醫(yī)療改革的一項(xiàng)內(nèi)容就是不斷提高醫(yī)院的信息管理水平。通過提高醫(yī)院的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理水平，順利實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的各項(xiàng)改革。醫(yī)療改革的分支內(nèi)容很多，不可能同時(shí)進(jìn)行。可以先易后難，首先選取醫(yī)院后勤檔案改革工作，通過建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度、建立標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)專業(yè)人員、加大資金投入、將信息管理深入到醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域等措施進(jìn)行改革。此舉不但可以提高目前的醫(yī)院后勤檔案管理工作效率，還可以成為全面進(jìn)行醫(yī)療改革的助推器。
3.重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性及措施
3.1轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)
重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性，首先要轉(zhuǎn)變醫(yī)院內(nèi)部及外部對后勤檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。第一，加強(qiáng)醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的管理業(yè)務(wù)水平，尤其是信息管理模式的業(yè)務(wù)水平。第二，提升醫(yī)院對于信息管理的認(rèn)知水平，要讓它們明確只有把后勤檔案管理工作納入信息管理的范疇，才能在醫(yī)院全面實(shí)施和推進(jìn)信息管理。第三，增加醫(yī)護(hù)人員的一種意識(shí)，即，沒有良好的后勤服務(wù)保障，醫(yī)療服務(wù)水平的提高難以做到。
3.2加大后勤檔案管理的資金投入
沒有資金保證的任何管理改革都很難成功。只有加大對醫(yī)院后勤檔案管理的資金投入，才能使醫(yī)院的信息管理得以順利實(shí)施。要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)明確知道：“一步到位”的投入比“添油加醋”的投入更切實(shí)際，更能促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。只有切實(shí)做好了醫(yī)院后勤檔案管理工作，醫(yī)院的發(fā)展才能取得長足的進(jìn)步，否則，被忽視的部分往往是最后阻礙發(fā)展的最大障礙。
3.3制定和完善醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
制定國家層面的醫(yī)院后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；建立健全醫(yī)院后勤管理的規(guī)章制度，將后勤檔案管理納入醫(yī)院后勤信息管理的重要內(nèi)容；以會(huì)計(jì)從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為參考，制定醫(yī)院后勤檔案管理工作的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)入資格；完善醫(yī)院考核體系，將醫(yī)院后勤檔案管理列入考核指標(biāo)。
4.結(jié)語
綜上所述，在信息化日趨明顯的今天，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的醫(yī)院后勤檔案管理是加強(qiáng)醫(yī)院后勤管理的關(guān)鍵，更是提升醫(yī)院信息管理水平的關(guān)鍵。同時(shí)，醫(yī)院后勤檔案管理是一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作，要重視醫(yī)院后勤檔案管理人才的培養(yǎng)，充分利用信息科技手段對檔案管理的方式、內(nèi)容等方面進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化整合醫(yī)院后勤檔案資源、提高使用效率，為醫(yī)院的全面發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1 電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，更重要的是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
（2）與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。
（4）電算化會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。
（5）對電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作為電算化會(huì)計(jì)檔案的管理人員，既要了解會(huì)計(jì)基本知識(shí)，又要了解計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)。
2 醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不夠完整?，F(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)電算化管理，由于對會(huì)計(jì)檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時(shí)醫(yī)院不及時(shí)對會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會(huì)計(jì)檔案的利用，更無法適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案的改革和發(fā)展。
（2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多醫(yī)院只重視高級(jí)醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn)，對檔案管理工作不夠重視，會(huì)計(jì)檔案多由財(cái)務(wù)人員兼職管理，遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付， 檔案管理意識(shí)滯后。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善。目前，《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等文件，僅對會(huì)計(jì)電算化檔案做了基本的要求，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理新的需要。
3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對策
（1）制定嚴(yán)格的管理制度。財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。制定電算化會(huì)計(jì)檔案制度要貫穿管理和保存整個(gè)過程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會(huì)計(jì)檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。
（2）加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲(chǔ)受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會(huì)計(jì)檔案不受破壞，必須要有良好的存儲(chǔ)環(huán)境。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。
（3）做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案種類多、數(shù)量大，為保證檔案的安全完整，必須由專人專職負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料的存儲(chǔ)、保管和保密工作。一般電算化會(huì)計(jì)檔案都是存儲(chǔ)在磁盤或光盤內(nèi)，所以針對這些檔案載體的特殊物理性質(zhì)，在存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須做到雙備份。月終會(huì)計(jì)工作結(jié)束后，將本月的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、會(huì)計(jì)憑證、收支明細(xì)賬打印出來裝訂成冊，年末將會(huì)計(jì)報(bào)表、總賬等打印出來裝訂成冊，年末再把整套的賬簿數(shù)據(jù)備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復(fù)制一次，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，造成會(huì)計(jì)檔案的丟失。
（4）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場，正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力。其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要參加關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要加強(qiáng)后續(xù)教育。通過每年的組織學(xué)習(xí)不斷更新知識(shí)，使會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)，更加適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的需要。
隨著人事制度改革的不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求；為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展提供有力保障。為此，筆者就當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問題談幾點(diǎn)看法，供讀者商討。
1目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
1.1人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)，查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作。檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。
1.2干部職工對人事檔案的認(rèn)識(shí)不足。他們填寫履歷表、年度考核表等類似的表格時(shí)，能省則省，不按要求填寫，有的培訓(xùn)、職稱材料等，一旦落入個(gè)人手中，認(rèn)為由自己保管更安全，用起來更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。
1.3人事檔案存在弄虛作假。在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，"弄虛作假"現(xiàn)象屢見不鮮。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等目的。有的為竟聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。
1.4檔案利用價(jià)值不高，人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對降低。不重視醫(yī)院內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是人才資源配置市場化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的"單位人"變?yōu)?社會(huì)人"，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多單位對檔案沒什么要求，這些原因都不同程度地造成了醫(yī)院人事檔案利用率的降低使人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。
1.5檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、"六防"設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
1.6管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，人事檔案材料需要專人管理、單獨(dú)存放。但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事科的工作人員兼職，沒有一個(gè)專職的人員來管理，大多數(shù)檔案管理人員沒經(jīng)過組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解、因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
1.7人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費(fèi)人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2加強(qiáng)改進(jìn)人事檔案管理工作，適應(yīng)醫(yī)院人力資源管理工作新要求
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。
2.2加大對硬件的設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。（一）按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔案、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。（二）引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.3提高檔案管理人員的管理水平。（一）加強(qiáng)
對管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有"創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型"多素質(zhì)人才。（二）檔案管理人員要愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持"學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效"，全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。（三）引人競爭機(jī)制通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。（四）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
2.4人事檔案管理材料收集。（一）建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。（二）建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如反映業(yè)績的考核、考察材料，學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料，任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、出國考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評定評價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。
3建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理工作中，對于不能適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、法律化。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度。嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記。利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。對檔案管理中出現(xiàn)的問題，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。
4加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我院對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求我們檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個(gè)新臺(tái)階。
總之，檔案凝聚著醫(yī)院的所有創(chuàng)造、所有知識(shí)，檔案承載著醫(yī)院人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求；不斷為醫(yī)院的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)。
信息飛躍式的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為檔案管理帶來了先進(jìn)的管理手段，當(dāng)然醫(yī)院的檔案管理也受到了影響。醫(yī)院的檔案管理主要包括：財(cái)務(wù)管理、行政管理、人事管理、患者病歷等紙質(zhì)的記錄，是醫(yī)院管理中重要的憑證，也是醫(yī)學(xué)工作的基礎(chǔ)。
一、醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的趨勢
隨著社會(huì)的發(fā)展信息化時(shí)代是未來發(fā)展的趨勢。檔案管理信息化是通過管理方法和信息技術(shù)相結(jié)合，能更有效地建立全新的的檔案查新辦法、檔案管理。有利于第一時(shí)間將信息資源進(jìn)行處置和管理，使檔案管理能發(fā)揮其最大的效益。醫(yī)院檔案管理信息化打破了原有的檔案管理，信息化的檔案管理，能更有力地促進(jìn)醫(yī)生和患者之間治療信息的溝通與交流，同時(shí)也利于醫(yī)院內(nèi)部信息的流通與管理。不僅確保了醫(yī)院信息的安全性，而且減少了工作的時(shí)間和環(huán)節(jié)，提高了辦事效率，同時(shí)提高了服務(wù)質(zhì)量，更有利于醫(yī)院整體的形象。
1.1醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是醫(yī)院管理水平提高的表現(xiàn)
隨著各類醫(yī)院的發(fā)展和擴(kuò)大，信息化檔案管理也在逐步的提高。目前，我國各大醫(yī)院都在不斷的實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案，創(chuàng)造新的醫(yī)療服務(wù)模式，從而提高效率和服務(wù)質(zhì)量。信息化管理將會(huì)改變醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，它是加強(qiáng)管理、深化改革和現(xiàn)代化衛(wèi)生工作的重要前提。信息化管理可以優(yōu)化醫(yī)院的管理流程、提高醫(yī)院整體的管理水平、還能提高工作效率。改善醫(yī)療機(jī)構(gòu)的水平和服務(wù)能力，才能更好地對患者進(jìn)行服務(wù)。
1.2醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，能有效的提高檔案管理人員的信息素質(zhì)和思想觀念，進(jìn)而提高工作效率
隨著信息技術(shù)在醫(yī)院的各個(gè)部門和科室廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院也對各科的工作人員進(jìn)行了信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從而提高各科工作人員對科技信息的應(yīng)用能力，促進(jìn)工作效率的提高。醫(yī)院檔案管理人員要具備以下幾個(gè)素質(zhì)和能力：（1）要始終保持高昂的工作態(tài)度；（2）要注重工作中的細(xì)節(jié)；（3）良好的心理素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)；（4）較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用；（5）要不斷的強(qiáng)化和提高服務(wù)意識(shí)。
1.3醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，為上級(jí)管理部門制定政策、方針、制度提供了依據(jù)
醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化管理，能將各類信息資料完整的、準(zhǔn)確地、長期的保存，當(dāng)需要的時(shí)候又能很快的找出，進(jìn)行查閱、參考、和核對。保存完整的信息檔案能為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)提供決策性的參考依據(jù)，更有利于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理制定政策、方針和制度。所以，信息化管理檔案更有利于醫(yī)院實(shí)行上級(jí)管理部門的政策和方針。
1.4醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的客觀要求
醫(yī)院實(shí)行信息化檔案管理是今后醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)一路，更是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的客觀要求。醫(yī)院實(shí)施信息化管理檔案將原來的手動(dòng)操作的繳費(fèi)、掛號(hào)、處方、病例等通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)而實(shí)現(xiàn)了各科室間的傳遞和共享，節(jié)省了財(cái)力、物力、人力和時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門的統(tǒng)一化管理，方便了患者和家屬的同時(shí)還給醫(yī)院帶來了工作效益和經(jīng)
濟(jì)效益，為今后的可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
1.5醫(yī)院檔案管理信息化，對醫(yī)院的優(yōu)勢
信息化檔案管理對不僅為檔案管理工作人員節(jié)省了人力和時(shí)間，更為醫(yī)院帶來今后發(fā)展的優(yōu)勢。其優(yōu)勢主要表現(xiàn)在即有利于保護(hù)珍貴檔案原件，改善歸檔方式，又有利于信息資源的整合和共享，檢索和使用方便快捷，改善檔案管理的傳統(tǒng)模式。
二、醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)用的要求
2.1醫(yī)院檔案管理信息化建立應(yīng)遵循如下原則
（1）安全可靠性原則；（2）規(guī)范性原則；（3）效益性原則；（4）實(shí)用性原則；（5）長期儲(chǔ)備原則；（6）歸檔雙軌制原則；（7）協(xié)作交互原則。
2.2不斷地完善醫(yī)院管理檔案
進(jìn)一步的完善醫(yī)院管理檔案，提高醫(yī)院管理與服務(wù)的水平，能更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)；提高檔案管理工作的水平，能更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
三、結(jié)論
醫(yī)院實(shí)行信息化管理檔案是醫(yī)院科學(xué)化規(guī)范化的必經(jīng)之路，已成為現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷的提高對檔案管理的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，在醫(yī)院建立信息統(tǒng)一化管理的模式，多途徑的開發(fā)檔案信息，來滿足科研、教學(xué)、醫(yī)療的需要，就能使醫(yī)院的檔案管理呈現(xiàn)更見完善的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，從而達(dá)成檔案信息的共享和利用。讓檔案信息更好地服務(wù)于醫(yī)院，促進(jìn)醫(yī)院今后的發(fā)展。
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。那么，如何做好醫(yī)院的檔案管理工作呢？筆者結(jié)合自身的檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)淺談如下自己的觀點(diǎn)，認(rèn)為快樂以從以下幾點(diǎn)著手：
1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低：檔案工作對全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會(huì)公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高：在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.3對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明：到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.4檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊：目前我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，a對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
2提高醫(yī)院的檔案管理工作的策略
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性：大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
2.3強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。
2.4建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)：由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個(gè)以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
2.5對影像及其他數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。 高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計(jì)算機(jī)管理十分普遍，有的醫(yī)院甚至嘗試應(yīng)用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對分離，如何保證原始真實(shí)性，尚有待探討。但它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。
2.6重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益：檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
[摘要] 建設(shè)工程關(guān)系到百年大計(jì)，直接 影響 到子孫后代，加強(qiáng)基建檔案資料的 科學(xué) 管理工作至關(guān)重要，采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理因素，為子孫后代積累寶貴的 歷史 財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院 基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動(dòng)醫(yī)院 經(jīng)濟(jì) 可持續(xù) 發(fā)展 具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué) 研究 等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和 社會(huì) 的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以 電子 表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和 計(jì)算 了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的 問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國 社會(huì) 主義市場 經(jīng)濟(jì) 體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次 學(xué)習(xí) 的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的 問題 。
2.2檔案知識(shí)缺乏
由于 歷史 的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識(shí)特別是對基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號(hào)較亂，有沒有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。
3對 醫(yī)院 基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的 科學(xué) 管理直接 影響 到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳 教育 ，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的 規(guī)律 ，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向 現(xiàn)代 化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握 電子 文檔管理和 網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)、現(xiàn)代管理 理論 的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究醫(yī)院的管理業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短、制定發(fā)展方向的好幫手。做好檔案管理工作，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時(shí)了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院經(jīng)營管理成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
本文立足于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，并提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策，以指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
1.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，工作責(zé)任感不夠。檔案管理工作的重要性被進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些醫(yī)院的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)醫(yī)院發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)醫(yī)院。不利于形成醫(yī)院管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。
檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全，檔案利用率也不高。各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個(gè)科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。由于檔案管理分散，造成檔案利用率不高。
檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。檔案知識(shí)欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策
a.領(lǐng)導(dǎo)重視支持是做好檔案管理工作的關(guān)鍵
每一項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持是關(guān)鍵，只有得到領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，才能確保這項(xiàng)工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理人員主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面：
一是愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象。
二是勤請示匯報(bào)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識(shí)，與其他業(yè)務(wù)工作相比，認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報(bào)檔案工作，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，是檔案管理人員應(yīng)努力做好的一項(xiàng)工作。
三是樹立大局意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞中心工作，做好服務(wù)工作，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。
b.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提
一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
二是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作.
三是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。
四是檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
五是加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一方面是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。另一方面是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
c.完善檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制是做好檔案管理工作的中心
一是建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。
二是建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個(gè)以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是做好檔案管理工作的保障。加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了醫(yī)學(xué)的進(jìn)步和醫(yī)學(xué)技術(shù)、臨床醫(yī)學(xué)新老學(xué)科的建設(shè)，順應(yīng)了社會(huì)進(jìn)步和健康需求，推進(jìn)了醫(yī)學(xué)科學(xué)的進(jìn)步，加速了醫(yī)院現(xiàn)代化的進(jìn)程，是醫(yī)院現(xiàn)代化主要標(biāo)志之一。為了提高診療質(zhì)量，各醫(yī)院積極引進(jìn)醫(yī)學(xué)高新技術(shù)及其設(shè)備，使之成為醫(yī)療服務(wù)的重要手段，但目前有的醫(yī)院只注重引進(jìn)和使用，卻忽略了對高新技術(shù)和其設(shè)備本身技術(shù)資料的科學(xué)管理。因而適時(shí)調(diào)整、加強(qiáng)醫(yī)院技術(shù)檔案管理，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平的提高，有利于醫(yī)教研的順利開展和醫(yī)學(xué)科技的推廣應(yīng)用，有利于醫(yī)患雙方合法權(quán)益的維護(hù)。
1醫(yī)療技術(shù)檔案的作用
醫(yī)療技術(shù)檔案真實(shí)地記載了人們的醫(yī)療技術(shù)思想、醫(yī)療技術(shù)方法和醫(yī)療技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，是廣大醫(yī)務(wù)人員勞動(dòng)的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和醫(yī)療技術(shù)人員在進(jìn)行科研管理、醫(yī)療技術(shù)決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀
2.1分解管理及其弊端
目前醫(yī)院的病案管理是由醫(yī)務(wù)科所轄的病案室管理。這種管理是建國以來的傳統(tǒng)管理辦法，目前已積累了經(jīng)驗(yàn)，管理得比較好。
發(fā)表在各級(jí)雜志上的論文，不同級(jí)別的科研項(xiàng)目、科研成果、獲獎(jiǎng)成果、證書編著的各種醫(yī)學(xué)著作均歸醫(yī)院科研科管理。
醫(yī)院為提高醫(yī)療水平和學(xué)術(shù)水平所訂閱的各種雜志和醫(yī)學(xué)書籍歸醫(yī)院圖書館管理。
由于醫(yī)院的制度不完善，機(jī)構(gòu)不健全，有的同志擔(dān)心各種論文或證書存放在職能科室會(huì)丟失，因而自行保管。
人事檔案的管理及人才的管理在醫(yī)院人事科。
此類分解管理產(chǎn)生的弊端為：
病案及圖書館現(xiàn)行的管理辦法是可行的，但值得提出的是人事檔案和科技檔案的分解管理卻存在很多弊端。不管是人事檔案還是科技檔案，就其性質(zhì)歸屬而言同屬個(gè)人檔案，因而對同屬一個(gè)人的檔案分別存放是沒有必要的，它對檔案的管理和使用都是不利的。
對檔案的提供利用不利。由于人事檔案和科技檔案的分別存放，所存放的位置、索引的方式都會(huì)有所不同，因此，為檔案的提供和利用帶來很大的不便。例如，組織要全面了解某個(gè)人的政歷和業(yè)務(wù)技術(shù)情況，或者晉升職務(wù)，晉升職稱，往往需要周旋奔跑于各職能科室之間，需要二次、三次或多次閱檔程序，這樣對利用者和提供者都存在著不同程度的重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，更重要的是降低了檔案的利用率，同時(shí)也降低了工作效率。有時(shí)還要向擁有者本人索取材料，更顯得煩瑣、復(fù)雜，不利于組織上的考核，不能及時(shí)、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。
對檔案的存放保管不利。人事檔案和科技檔案分別存放不符合檔案集中統(tǒng)一管理的原則，同時(shí)浪費(fèi)了大量的存貯空間，從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。兩種檔案要有兩套貯存設(shè)備（檔案箱、檔案袋、檔案硬皮）；要建兩套索引;有關(guān)材料要重復(fù)制作雙份;檔案工作的重復(fù)勞動(dòng);檔案管理需要兩套人馬，造成人員的浪費(fèi)。
容易造成科技檔案的丟失。由于人事檔案和科技檔案的分別存貯與管理，在調(diào)出人員的轉(zhuǎn)遞過程中，容易出現(xiàn)兩種檔案不能同時(shí)轉(zhuǎn)出的現(xiàn)象，往往使科技檔案長久滯留在原單位，易造成丟失。
2.2管理人員的現(xiàn)狀
知識(shí)結(jié)構(gòu)偏低。無論是從事病案還是科研管理的人員、圖書館的工作人員及人事管理干部，他們中的絕大多數(shù)是護(hù)士或中等專業(yè)技術(shù)人員。高等醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)后從事科技檔案管理的人員為數(shù)甚少，他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)偏低，知識(shí)面狹窄，文化程度、工作能力很難適應(yīng)醫(yī)院科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的需要。
管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。從事科技檔案管理的工作人員，盡管是由從臨床第一線抽調(diào)來的思想素質(zhì)好、作風(fēng)正派，責(zé)任心、事業(yè)心較強(qiáng)的同志擔(dān)任，但由于有些政策不落實(shí)，在某種程度上造成了管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人心思動(dòng)。如來自護(hù)理隊(duì)伍的某些工作人員由于從事管理工作后沒有護(hù)齡津貼，獎(jiǎng)金也比從事工作時(shí)少，她們的自身價(jià)值沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)，因而要求歸隊(duì)。來自醫(yī)療第一線的高等醫(yī)院院校畢業(yè)生由于晉升職稱受到影響，也不安心工作，要求歸口。
3加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案管理的對策
領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)要加強(qiáng)醫(yī)院科技檔案管理，首先要解決認(rèn)識(shí)問題。要深刻地認(rèn)識(shí)到：加強(qiáng)科技檔案的管理是醫(yī)院建設(shè)的迫切需要。鄧小平同志曾指出：“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，我們要想使科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，首先重視科學(xué)技術(shù)，要尊重知識(shí)、尊重人才、尊重科技成果，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須增強(qiáng)檔案意識(shí)。
加強(qiáng)醫(yī)療技術(shù)檔案的收集與歸檔
醫(yī)療技術(shù)檔案的收集。材料的收集是醫(yī)療技術(shù)檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。檔案管理部門要讓醫(yī)療技術(shù)人員充分了解集中統(tǒng)一管理的意義，使醫(yī)療技術(shù)人員不因圖個(gè)人工作上的方便而將檔案材料據(jù)為已有，或因工作的不慎而使材料丟失和泄密。檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作的特殊要求，制定有關(guān)的規(guī)章制度。具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間，使醫(yī)療技術(shù)人員在醫(yī)療技術(shù)活動(dòng)過程中自覺地配合做好材料的收集與歸檔工作。保證醫(yī)療技術(shù)檔案收集質(zhì)量的關(guān)鍵在于醫(yī)療技術(shù)材料的完整和準(zhǔn)確性。
醫(yī)療技術(shù)檔案的歸檔范圍。醫(yī)療技術(shù)檔案的歸檔范圍要貫穿醫(yī)學(xué)研究、臨床醫(yī)療和醫(yī)療設(shè)備維修等醫(yī)療技術(shù)活動(dòng)的全過程。
抓好醫(yī)院技術(shù)檔案的鑒定醫(yī)療技術(shù)檔案材料經(jīng)收集與整理后，應(yīng)根據(jù)一定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對其科學(xué)性、準(zhǔn)確性、完整性、歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值、保管期限等組織認(rèn)真的鑒定。鑒定委員會(huì)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、醫(yī)療技術(shù)人員、檔案人員組成。對已經(jīng)失去價(jià)值的技術(shù)檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。凡是在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有永久利用價(jià)值的技術(shù)檔案都應(yīng)當(dāng)永久保存。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的技術(shù)檔案，可以確定保存期。
綜上所述，醫(yī)療技術(shù)檔案管理的最終目的就是利用，我們要充分發(fā)揮醫(yī)療技術(shù)檔案的作用，要提升其使用價(jià)值就必須提高醫(yī)療技術(shù)檔案的管理水平，要積極收集利用醫(yī)療技術(shù)檔案的反饋信息，并對反饋的信息進(jìn)行深入研究，要了解醫(yī)療技術(shù)檔案信息發(fā)揮作用的情況，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高它的利用率。只有這樣才能使醫(yī)療技術(shù)檔案更好地為臨床醫(yī)療服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院管理服務(wù)，使之更好地發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化科學(xué)化管理，以適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展的需要，已成為醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。那么，如何做好醫(yī)院的檔案管理的科學(xué)化呢？筆者結(jié)合自身的長起的檔案管理的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手：
1檔案科學(xué)化管理的概念與作用
檔案科學(xué)化管理是當(dāng)下的一個(gè)管理概念，首先是一種意識(shí)、一種理念、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識(shí)、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)慣。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識(shí)、強(qiáng)化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標(biāo)準(zhǔn)化管理就是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機(jī)關(guān)會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等制訂出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序和社會(huì)效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行的，具有方便修改、復(fù)制、查詢、儲(chǔ)存的特點(diǎn)，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實(shí)現(xiàn)文件與檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案管理人員將面對更多的以磁盤為載體的儲(chǔ)存檔案，廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)精選的過程，使得電子檔案具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復(fù)原再生，其損失無法估量。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關(guān)重要。由此看來，檔案管理科學(xué)化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
2醫(yī)院的檔案管理的科學(xué)化的實(shí)施策略
2.1提高檔案管理人員素質(zhì)：檔案工作和其它任何事物一樣，有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，不靠科學(xué)化管理，只憑經(jīng)驗(yàn)，是搞不好檔案工作的，對檔案管理干部，不僅要有豐富的知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，更重要的是要熱愛檔案事業(yè)，對檔案工作有高度事業(yè)心和責(zé)任感，有良好的職業(yè)道德和較強(qiáng)的檔案意識(shí)，而對于領(lǐng)導(dǎo)者，在市場經(jīng)濟(jì)體制下，必須靠信息，才能在競爭中穩(wěn)操勝券，檔案是信息載體，強(qiáng)化檔案意識(shí)是搞好科學(xué)化管理的必要條件。幾年來，我院十分重視檔案工作，加強(qiáng)對檔案隊(duì)伍建設(shè)，注重選擇德才兼?zhèn)涞娜藛T管理檔案工作，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采取多途徑、多種形式進(jìn)行培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)提高文化水平，增長專業(yè)知識(shí)，提高了檔案管理水平。另外，我院從1994年起成立檔案管理委員會(huì)，由一把手親自負(fù)責(zé)，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，并納入醫(yī)院長期發(fā)展規(guī)劃，年初工作計(jì)劃中，為檔案科學(xué)化管理打下了良好基礎(chǔ)。
2.2強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評聘等個(gè)人利益息息相關(guān)的同時(shí)，更應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.3建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動(dòng)做好檔案收集工作。 制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。因此，我們在收集檔案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
2.4積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感。 積極做好宣傳工作，對收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
2.5提高對職工檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。 一是加強(qiáng)宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。二是加強(qiáng)對職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
2.6加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。 如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎(chǔ)。
